Durable medium aneb jak zaručíme nezaměnitelnost vašich dokumentů

Digitalizace dříve papírových smluv a dokumentů s sebou samozřejmě přináší celou řadu výhod – na tomto základním faktu je ostatně založena celá naše aplikace. Zároveň je ale třeba brát ohled i na nová systematická a bezpečnostní opatření, bez kterých by to celé jaksi nešlo. Dnes si představíme platformu známou jako „durable medium“ neboli trvalý nosič dat.

Definice vysvětluje trvalý nosič dat jako nástroj, který umožňuje uchování dat takovým způsobem, aby mohly být k dispozici během co nejkratší doby a zároveň je bylo možné kdykoli obnovit a reprodukovat.

Jak dnes tedy musí firmy a jednotlivci přistupovat ke svým dokumentům, které (už) nejsou v papírové podobě?

Problematika trvalého nosiče dat

Různá regulační ustanovení Evropské unie vyžadují, aby firma klientovi poskytovala určitý objem informací písemně – buď na papíře nebo na jiném (trvalém) nosiči. Ze své definice ale ustanovení EU také umožňují použití webových aplikací…

Přímo termín trvalé médium je oficiálně definován v glosáři příručky k implementaci požadavků právních předpisů EU. Na současné regulaci tohoto prostředí se do velké míry podílel rovněž britský finanční orgán FCA (Financial Conduct Authority), jenž funguje nezávisle na vládě Spojeného království a je financován prostřednictví poplatků od členů odvětví finančních služeb. FCA reguluje firmy poskytující služby na finančním poli a udržuje integritu finančních trhů ve Spojeném království.

Tento orgán představil dokument zaměřený na chytřejší komunikaci přímo se spotřebitelem komunikacích – a ten podnítil zpětnou vazbu od podniků o tom, co všechno by mohlo naplnit definici trvalého média. Zároveň se samozřejmě strhla i bouřlivá debata, zda by firmy vůbec měly používat nová inovativní média pro správu celé své smluvní agendy. Na povrch navíc vyšel i fakt, jehož přítomnost už dlouho visela ve vzduchu. Dotyčná pravidla EU jsou dnes již zastaralá a neodrážejí současné online prostředí.

Je ovšem nezbytné, aby firmy pochopily, jaké jsou jejich povinnosti při používání nepapírových způsobů komunikace… Co tedy s tím?

Volba média

  • Jaké podmínky je třeba splnit, aby médium mohlo být označeno jako „trvalé“?
  • Informace a data je možné doručit přímou cestou jejich příjemci, umožní příjemci ukládat informace způsobem, který dovoluje jejich budoucí použití, a to i v dlouhodobém časovém horizontu,
  • umožní reprodukci uložených informací v nezměněné podobě.

Může být trvalým médiem i výstup z desktopové nebo mobilní aplikace?

Formát mobilní, tabletové i desktopové aplikace rozhodně umožňuje přímé adresování, správu úložiště dat, stejně jako jejich reprodukci v nepozměněné podobě. Samotný výstup z takové aplikace legislativně tedy určitě může být označen za platný dokument a aplikace samotná se tak vlastně stává trvalým nosičem dat.

Tato kritéria samozřejmě mohou být splněna i prostřednictvím interaktivní webové stránky. Jen pro příklad; klienti se do svého workspace přihlašují pomocí zabezpečené platformy, která jim umožní přístup k jejich dokumentům. I webová aplikace tak může být označena za trvalý nosič dat. Přihlášení je unikátní, data zde jsou uložena (a samozřejmě i náležitě zašifrována a zabezpečena) a jejich další reprodukce je pochopitelně možná.

Za trvalý nosič dat samozřejmě můžeme i dokument ve formátu PDF. Jde o elektronický formát, který lze jasně adresovat, ukládat a umožňuje i nezměněnou reprodukci.

Závěrem

Signi je tak i z tohoto pohledu zcela rovnocenným médiem v porovnání s klasickými papírovými smlouvami a dokumenty. Ale položme si ruku na srdce – nástroje, jako jsou podpis na jednom zařízení nebo manipulace se smluvní agendou kdykoli a odkudkoli, nám dávají docela náskok. A co myslíte vy?

Líbil se vám článek? Sdílejte ho
s přáteli

Share on linkedin
Sdílet
Share on facebook
Sdílet
Share on twitter
Tweet

Nebo si Signi vyzkoušejte.
3 podpisy máte zdarma

Podpora

Enterprise

Neomezený přístup k naší podpoře a nápovědě, Monitoring práce aplikace, Správa všech operací v online prostředí formou VIP help desku, Jakýkoliv váš požadavek na aplikaci budeme řešit do 4 hodin, Naléhavé případy v aplikaci budeme řešit do 2 hodin, Přednostní podpora v rámci zákaznické péče.

Ceny jsou uvedeny vč. DPH

Podpora

Prémiová

Neomezený přístup k naší podpoře a nápovědě, Monitoring práce aplikace, Správa všech operací v online prostředí formou VIP help desku, Jakýkoliv váš požadavek na aplikaci budeme řešit do 8 hodin, Naléhavé případy v aplikaci budeme řešit do 4 hodin.

Ceny jsou uvedeny vč. DPH

Typické použití

Sektor

Návrh objednávky

obchod

Objednávka

obchod

Dohoda o hmotné odpovědnosti

HR

Rezervační smlouva

reality

Smlouva o pronájmu

reality

Souhlas se zpracováním os. údajů

školství

Více o možnostech použití se dozvíte v naší sekci Řešení v horním menu.

Dokument obsahuje

Jednoduše

Podpis dle nařízení eIDAS

do 10 podpisů

2FA ověření

SMS a e-mail

Uložení dokumentu

po dobu 6 měsíců

Elektronická pečeť

Časové razítko

Počet uživatelů

neomezený

Řešení může obsahovat

Enterprise

Počet workspaces

neomezený

Integrace

CRM, ERP, DMS

Schvalovací workflow

Reporting práce uživatelů

Branding

Dokument obsahuje

Měsíčně

Podpis dle nařízení eIDAS

do 100 podpisů

2FA ověření

SMS a e-mail

Uložení dokumentu

po dobu 6 měsíců

Elektronická pečeť

Časové razítko

Počet uživatelů

neomezený

První 3 kredity

zdarma

1 kredit

49 Kč
49 Kč/kredit

10 kreditů

450 Kč
45 Kč/kredit

20 kreditů

840 Kč
42 Kč/kredit

50 kreditů

2 000 Kč
40 Kč/kredit

100 kreditů

3 500 Kč
35 Kč/kredit

200 kreditů

6 000 Kč
30 Kč/kredit

400 kreditů

10 000 Kč
25 Kč/kredit

Ceny jsou uvedeny vč. DPH