Objavte, ako Signi zjednodušuje prácu s dokumentmi v spoločnostiach, ako je tá vaša.
Text vznikol v spolupráci s Katerynou Velychko, advokátkou a partnerkou advokátskej kancelárie Code & Code Legal.
Informácie uvedené v texte majú všeobecný informačný charakter a nepredstavujú právne poradenstvo ani právne stanovisko pre konkrétnu situáciu. Vychádzajú z právneho stavu platného ku dňu publikovania. Pri nastavovaní procesov elektronického podpisovania, doručovania alebo archivácie dokumentov odporúčame posúdiť konkrétne okolnosti prípadu a v prípade potreby konzultovať postup s právnikom.
Papier je papier. Digitálny podpis pred súdom neobstojí. Na Slovensku nemôžeme digitalizovať HR. Tri najväčšie mýty o digitalizácii. Ako je to teda naozaj?
V skutočnosti môže mať elektronický podpis väčšiu dôkaznú hodnotu ako papierový. Podľa nariadenia eIDAS sa elektronickému podpisu nesmú upierať právne účinky ani prípustnosť ako dôkazu v súdnom konaní len z toho dôvodu, že má elektronickú formu. Súdy ani správne orgány (napríklad inšpektorát práce) ho preto nemôžu z tohto dôvodu odmietnuť. Musíte však správne zvoliť postup, ako dokument podpísať.
Na webinári „3 mýty o digitálnom podpise: Čo hovorí právna prax?“ sme spolu s advokátkou Katerynou Velychko ukázali, ako podpisovať dokumenty právne správne.
Realita: Elektronický podpis môže byť dôkaznejší ako papier
Na digitálny podpis si nešiahnete. To je možno dôvod, prečo máme zakorenenú predstavu, že papier je dôkaznejší ako elektronický podpis. Navyše máme obavy, že elektronický podpis sa dá zmazať, sfalšovať alebo inak kompromitovať. Aká je realita?
Papierový podpis sa dá tiež sfalšovať, dokument možno zničiť alebo stratiť. Skúste sa zamyslieť, ako preukážete, že listinu skutočne podpísala protistrana. V prípade súdneho sporu rozhoduje grafologický posudok, ktorý nemusí byť vždy presný.
Elektronický dokument môže mať viac úrovní zabezpečenia. Záleží teda, akým druhom podpisu ste dokument uzavreli a akým spôsobom ste overili podpisujúce strany.
Dokument podpísaný zdokonaleným alebo kvalifikovaným podpisom spravidla obsahuje najmä:
V celej Európskej únii vrátane Slovenska upravuje elektronické podpisy nariadenie eIDAS (nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014). To priamo stanovuje, že elektronickému dokumentu nemožno uprieť právne účinky a je prípustný ako dôkaz.
Tip: Do zmlúv nemusíte uvádzať, akú aplikáciu na podpisovanie používate – právna účinnosť elektronických podpisov vyplýva priamo z nariadenia eIDAS. Čo však určite odporúčame mať je interná podpisovacia smernica: zapíšte do nej, akú platformu používate, aký typ podpisu priraďujete ku ktorému dokumentu a kto má oprávnenie podpisovať. Pre personalistov aj poverených zamestnancov je to jasný ťahák – a v prípade kontroly alebo sporu váš prvý argument.
Prezumpcia pravosti – zo zákona sa automaticky predpokladá, že ide o prejav osoby, ktorá podpis použila. Má právny účinok rovnocenný s vlastnoručným podpisom. V spojení s kvalifikovanou časovou pečiatkou spĺňa aj požiadavky na úradne osvedčený podpis (podľa § 40 ods. 5 Občianskeho zákonníka). Dôkazné bremeno v prípade sporu leží na strane, ktorá pravosť alebo platnosť podpisu popiera.
Príklad použitia – Komunikácia so štátnymi orgánmi, zmluvy o prevode nehnuteľnosti, ako aj zmluvy s vysokou hodnotou alebo rizikom sporu.
Musíte preukázať, že dokument podpísala konkrétna osoba (podpis je s ňou jedinečne spojený a umožňuje určenie jej totožnosti), obsah zostal nezmenený a podpisovacie údaje boli pod výlučnou kontrolou tejto osoby (podľa požiadaviek čl. 26 nariadenia eIDAS). V praxi môže byť z dôkazného hľadiska spoľahlivejší ako bežný papierový podpis bez úradného overenia, a to najmä vďaka zaznamenanej auditnej stope a kryptografickej ochrane proti zmenám.
Príklad použitia – B2B zmluvy, niektoré HR dokumenty.
Ľahko spochybniteľný, ťažko preukázateľný v prípade sporu. Totožnosť podpisujúcej osoby musí byť preukázaná iným spôsobom.
Príklad použitia – Podpis v e-maile, súhlas s VOP na e-shope, vložený obrázok podpisu do PDF.
Praxe: Nemenovaný zákazník Signi začínal so stovkou e-mailov o tom, ako funguje podpisovanie z pohľadu práva. Do digitálneho podpisovania išiel, ako sám hovorí, „s maličkou dušičkou“. Dnes podpisuje elektronicky 80 % všetkých svojich zmlúv, má podpisovanie integrované do vlastných procesov a nevie si predstaviť návrat k papieru. Kľúčová pre neho nie je len rýchlosť, ale prehľad. Vidí, kde sa ktorý dokument nachádza, kto je v kolečku podpisovania a či si konkrétna osoba e-mail vôbec otvorila.
Ak potrebujete zachovať plnú overiteľnosť elektronického podpisu a auditnej stopy, odporúča sa uchovávať dokument v elektronickej forme. Ak elektronický dokument vytlačíte, prídete o validačné prvky ( napr. certifikáty, časové pečiatky a auditnú stopu), takže papierová verzia nebude obsahovať kompletné elektronické dôkazy.
Tip: Ak chcete vytlačiť elektronický dokument so zachovaním jeho pôvodných právnych účinkov, obyčajný výtlačok z tlačiarne nestačí (bola by to iba prostá kópia). Riešením je zaručená konverzia podľa zákona č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente vykonaná cez osoby oprávnené vykonávať zaručenú konverziu (napr. notár, advokát alebo pošta).
Ak chcete zachovať overiteľnosť elektronického podpisu a súvisiacich dôkazných prvkov, odporúča sa archivovať dokumenty v elektronickej forme. Ak chcete stále papierový archív, môžete ho mať pre vlastné účely. Pozor však: pre kontrolné orgány ani pre prípad sporu nebude preukazný.
Realita: Už dnes môžete digitalizovať zhruba 90 % HR agendy. Pozor si dajte na doručovanie.
Na Slovensku zatiaľ neprebehla novela zákonníka práce, ktorá by umožnila digitalizovať 100 % HR agendy. Napriek tomu už dnes môžete väčšinu dokumentov digitalizovať. Veľký pozor však dajte na špecifické požiadavky Zákonníka práce na doručovanie.
Tip: Spolupracujete so SZČO alebo obchodnými spoločnosťami? Mandátne zmluvy, zmluvy o spolupráci, zmluvy o obchodnom zastúpení, dohody o mlčanlivosti – môžete spravidla podpisovať elektronickým podpisom bez obmedzení. Zákonník práce sa na tieto zmluvné vzťahy nevzťahuje.
Najprv musím posúdiť, či daný dokument musí mať písomnú formu. Pri elektronickom právnom úkone je písomná forma zachovaná, ak je možné z neho vyčítať obsah a osobu, ktorá úkon urobila (§40 ods. 4 Občianskeho zákonníka). Zastávame názor, že požiadavku písomnej formy môže pri splnení zákonných podmienok naplniť kvalifikovaný aj zdokonalený elektronický podpis, ak umožňuje zachytiť obsah právneho úkonu a identifikovať podpisujúcu osobu.
Ďalej musíme overiť, aký spôsob doručovania vyžaduje Zákonník práce. Pri niektorých pracovnoprávnych dokumentoch, najmä pri písomnostiach týkajúcich sa vzniku, zmeny alebo skončenia pracovného pomeru, je potrebné venovať doručovaniu zvýšenú pozornosť.
Pracovnú zmluvu musíte uzavrieť písomne. Zamestnávateľ je povinný oboznámiť zamestnanca s jej obsahom a odovzdať mu jedno vyhotovenie pracovnej zmluvy.
Možno teda uzavrieť pracovnú zmluvu digitálne? Áno. Pracovnú zmluvu možno uzavrieť aj elektronicky. V praxi však odporúčame zvýšenú opatrnosť pri úplne dištančnom procese, najmä ak zamestnávateľ nevie spoľahlivo preukázať doručenie pracovnej zmluvy zamestnancovi, odovzdanie jedného jej vyhotovenia a oboznámenie zamestnanca s jej obsahom. Riziko preto nespočíva v samotnom použití elektronického podpisu, ale v správnom nastavení procesu uzatvorenia a doručovania dokumentov. Ak plánujete uzatvárať pracovné zmluvy elektronicky, odporúčame nastavenie procesu vopred konzultovať s právnikom.
Pre prípad neskoršieho sporu odporúčame uchovávať aj auditné stopy, logy a ďalšie záznamy o procese podpisovania a doručovania.
Odporúčame používať kvalifikovaný alebo zdokonalený elektronický podpis v závislosti od povahy dokumentu a nastaveného procesu podpisovania. Hoci právne predpisy nevylučujú použitie jednoduchého elektronického podpisu, pri pracovnoprávnych dokumentoch ho z dôkazných dôvodov spravidla neodporúčame.
Elektronická forma sa neodporúča najmä pri týchto dokumentoch:
Pri týchto a niektorých ďalších pracovnoprávnych dokumentoch Zákonník práce stanovuje osobitné pravidlá doručovania, vrátane doručovania do vlastných rúk. Samotný súhlas zamestnanca s elektronickým doručovaním preto spravidla neodstráni riziká spojené s preukázaním riadneho doručenia.
Keď zamestnanec nastúpi a má pracovný vzťah, väčšinu bežnej dokumentácie možno podpisovať elektronicky bez problémov. Pred zavedením elektronického podpisovania však odporúčame overiť s právnikom, či sa na konkrétny dokument nevzťahujú osobitné požiadavky Zákonníka práce.
Tip: Nastavte si internú podpisovaciu smernicu – priraďte konkrétny typ podpisu ku konkrétnemu dokumentu. Personalisti budú vedieť, čo kedy použiť, a nevzniknú zbytočné chyby. Smernica by mala upravovať aj spôsob doručovania a archivácie jednotlivých dokumentov.
Realita: Pri spore máte viac dôkazného materiálu pri elektronickom podpise.
Pri súdnom spore riešime najčastejšie pravosť podpisu. Posúdenie sa odvíja od typu podpisu. Kvalifikovaný elektronický podpis má podľa nariadenia eIDAS rovnaké právne účinky ako vlastnoručný podpis. Ide o najsilnejšiu formu elektronického podpisu. Ak je súčasťou kvalifikovaného elektronického podpisu časová pečiatka, Občiansky zákonník pri takto podpísaných elektronických právnych úkonoch nevyžaduje osvedčenie pravosti podpisu. Dôkazná pozícia osoby, ktorá tvrdí, že dokument nepodpísala, je v takomto prípade výrazne slabšia. V praxi býva spochybnenie takéhoto podpisu veľmi náročné.
V prípade zdokonaleného elektronického podpisu je potrebné vedieť preukázať najmä to, že ide o podpisové údaje priradené ku konkrétnej osobe, ktorej totožnosť vieme zistiť. Tiež musíme preukázať, že dokument nebol po podpise zmenený. Na to slúžia najmä auditné stopy a logy.
Tip: Auditné stopy a logy sú váš dôkaz v prípade sporu. Platforma ku každému dokumentu vytvorí tzv. hash – môžete si ho predstaviť ako odtlačok prsta dokumentu. Ak by sa zmenil čo i len jeden znak, odtlačok už nesedí a zmena je okamžite preukázateľná.
Najťažšie je dokazovanie v prípade jednoduchého elektronického podpisu. Tu musíte preukázať, že podpis skutočne vykonala daná osoba.
Pri spore sa posudzujú všetky dostupné dôkazy, napríklad auditné logy, hashe, IP adresy, časové údaje alebo spôsob identifikácie podpisujúcej osoby. Súd tiež berie do úvahy spôsob overenia: napr. cez SMS kód alebo e-mail. Napriek tomu je komplet údajov, ktoré máte k dispozícii, stále v porovnaní s papierovým podpisom (ak nebol napr. notársky osvedčený) dôveryhodnejší.
Vždy dbajte na zachovanie kompletnej auditnej stopy. Pred začatím digitalizácie sa poraďte s vaším dodávateľom, ako postupovať. Na personálne dokumenty kladie zákon vyššie nároky na archiváciu – musí byť zabezpečená nemennosť dokumentu a obnova časových pečiatok. Konkrétne lehoty a podmienky archivácie odporúčame overiť podľa registratúrneho poriadku a osobitných predpisov vzťahujúcich sa na personálnu a mzdovú agendu. Pri obchodných dokumentoch záleží na povahe dokumentu a interných procesoch.
Tip: Vypršanie certifikátu neznehodnotí dokument. Dôležité je vedieť preukázať, že v čase podpisu bol podpis platný a dokument nebol následne zmenený. Časová pečiatka a ďalšie validačné údaje pomáhajú preukázať stav dokumentu v momente podpisu. Ako dlho je potrebné dokument archivovať, závisí od typu dokumentu.
Ak kontrolný orgán odmietne uznať dokument s elektronickým podpisom, odporúčame poukázať na nariadenie eIDAS a príslušné ustanovenia slovenského práva upravujúce elektronické právne úkony. Právny základ je jasný: § 40 ods. 4 Občianskeho zákonníka priamo hovorí, že písomná forma je zachovaná, ak je z elektronického dokumentu zrejmý jeho obsah a identita podpisujúcej osoby. Ak máte elektronické podpisovanie postavené na správnom type podpisu, internej smernici a auditných stopách, máte výrazne silnejšiu pozíciu na obhajobu.
Dôležité: Inšpektorát práce v praxi častejšie posudzuje spôsob doručovania dokumentu a nastavenie interných procesov než samotnú existenciu elektronického podpisu. Preto je kľúčové mať správne nastavené procesy – nielen technológiu.
Pred spustením elektronického podpisovania si overte, či máte pokrytých týchto sedem bodov:
Digitalizácia podpisovania a firemných procesov je našou témou. Píšeme o tom, ako prejsť z papierových dokumentov na digitálne. A my ukazujeme, že to nie je až taká veda.
