Objavte, ako Signi zjednodušuje prácu s dokumentmi v spoločnostiach, ako je tá vaša.
Text vznikol v spolupráci s JUDr. Kateryna Velychko, partnerkou advokátnej kancelárie Code & Code Legal
V článku najdete:
Kúpiť nehnuteľnosť z Bahám? Dnes žiadny problém. Realitné kancelárie už bežne podpisujú elektronicky rezervačné zmluvy, plnomocenstvá či maklérske zmluvy. Digitalizácia im prináša rýchlejšie uzatváranie obchodov, menej chýb a profesionálnejší servis pre klientov.
Aby však všetko prebehlo právne správne, najmä pri podaniach na kataster, je kľúčové používať správny typ elektronického podpisu.
Ako teda digitalizovať realitný biznis tak, aby bol rýchly, bezpečný a v súlade s legislatívou?
Rýchlo uzavretý obchod, možnosť podpísať zmluvu odkiaľkoľvek a profesionálny dojem. To sú hlavné dôvody, prečo realitné kancelárie digitalizujú svoje procesy. Realitní makléri oceňujú najmä to, že elektronický podpis skracuje čas medzi obhliadkou a rezerváciou.
Elektronický podpis však prináša aj ďalšie výhody: väčšiu preukázateľnosť úkonov vykonaných v dokumente, nižšie riziko chýb a vyššiu právnu istotu. Nesie totiž kompletnú auditnú stopu. Presne vidíte, kto dokument podpísal, kedy, z akého zariadenia a že sa po podpise nezmenilo ani jedno písmeno. Pri papierovej zmluve toto bez dodatočného znaleckého dokazovania alebo úradného overenia nedokážete.
V realitnom biznise dnes dokážete digitalizovať takmer všetky dokumenty — od tipérskych zmlúv, rezervačných a sprostredkovateľských zmlúv až po bežné podania, s ktorými pracujete každý deň. Kľúčové je však zvoliť správnu úroveň elektronického podpisu, pretože dôkazná hodnota dokumentu a miera právnej istoty závisia od toho, akým spôsobom a na akej úrovni je overená totožnosť podpisujúcich osôb.
Scan podpisu vložený do PDF preto nestačí. Nenesie žiadnu právnu istotu. Naopak, elektronický podpis s overenou identitou a zabezpečenou integritou (tzv. uzamknutím) dokumentu poskytuje vysokú mieru preukázateľnosti vrátane presnej auditnej stopy. V praxi sa stretnete s tromi úrovňami elektronických podpisov, z ktorých každá je vhodná pre iný typ dokumentov.
SES – jednoduchý podpis
AES – zdokonalený podpis
QES – kvalifikovaný podpis
👉 Pozor: v praxi sa často používajú staré označenia podpisov ako ZEP, ZEP+, KEP, právne sa ale riadime výlučne tromi úrovňami podľa nariadenia eIDAS: SES – AES – QES.
Realitné kancelárie dnes môžu elektronicky podpisovať väčšinu dokumentov, ktoré vznikajú v procese predaja alebo prenájmu nehnuteľnosti. Pri klientskych dokumentoch však vždy platí jedno dôležité pravidlo: úroveň elektronického podpisu musí zodpovedať právnej dôležitosti dokumentu.
Pri väčšine bežných dokumentov (napríklad pri rezervačných, sprostredkovateľských, nájomných či tipérskych zmluvách) je možné bezpečne použiť zdokonalený elektronický podpis (AES). Ten poskytuje vysokú mieru preukázateľnosti, jasnú identifikáciu podpisujúcej osoby a integritu (t.j. zistiteľnosť akejkoľvek dodatočnej zmeny) podpísaného dokumentu.
Pri dokumentoch, ktoré smerujú na kataster v rámci návrhu na vklad, je však situácia omnoho prísnejšia. Kataster akceptuje vkladové listiny výlučne podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom (QES) a doplnené o kvalifikovanú elektronickú časovú pečiatku, čím sa dosiahnu účinky úradne osvedčeného podpisu.
Kataster zároveň vyžaduje, aby bol dokument vo formáte PDF/A a aby bola zachovaná jeho integrita (nemennosť po podpise).
Príklady zmlúv, ktoré vyžadujú kvalifikovaný podpis (QES) doplnený o kvalifikovanú elektronickú časovú pečiatku:
Digitalizácia nepatrí len k zmluvám s klientmi. Rovnako dôležité je mať v elektronickej podobe aj interné dokumenty. Pri interných dokumentoch s nízkym právnym rizikom, kde ide len o potvrdenie úkonu, odporúčame SES. AES odporúčame pre zmluvy so SZČO maklérmi a ďalšie významnejšie dokumenty (t.j. obchodnoprávne dokumenty vyžadujúce vyššiu mieru preukázateľnosti identity a integrity).
Väčšinu personálnych dokumentov môžete podpisovať elektronicky. Dôležité je zvoliť správnu úroveň podpisu a zachovať integritu dokumentu. Pri pracovných zmluvách zákon vyžaduje, aby mal podpis dostatočnú dôkaznú hodnotu a aby bolo možné jednoznačne preukázať totožnosť podpisujúcej osoby. Preto sa odporúča používať QES (minimálne AES) a dbať na dodržanie zákonných podmienok na doručovanie písomností Niektoré dokumenty je stále vhodné uzatvárať v listinnej podobe – najmä výpoveď, okamžité skončenie pracovného pomeru a ďalšie jednostranné úkony zamestnávateľa, kde zákon predpokladá osobné doručenie.
S elektronickým podpisovaním môžete začať okamžite. Ak však chcete digitalizovať efektívne, venujte prechodu na elektronický podpis dostatočnú prípravu. Berte ju ako audit a „upratovanie“ dokumentov: odhalíte pri nej zbytočné dokumenty, nejasné procesy alebo chyby v archivácii.
Ako postupovať?
Najprv si urobte prehľad o tom, aké dokumenty v kancelárii podpisujete. Roztrieďte ich do troch skupín:
Ku každému typu dokumentu priraďte vhodnú úroveň elektronického podpisu.
Ako nastaviť typ podpisu:
Ak je dokument dôležitý alebo rizikový, platí jednoduché pravidlo: radšej vyššia úroveň podpisu ako nižšia.
Jasné pravidlá zaručia, že celý tím bude podpisovať rovnakým spôsobom.
Nakoniec vyriešte archiváciu dokumentov. Elektronické dokumenty musia byť uložené bezpečne a dlhodobo — nie v e-maile, nie na osobnom počítači.
V Signi prebieha archivácia automaticky, vrátane kontroly integrity dokumentu. Práve integrita je jedna z vecí, ktorú posudzuje aj kataster.
Ak máte správne nastavené procesy, týmto chybám sa pravdepodobne vyhnete. Aj tak si ich však radšej pripomenieme, mnohé z nich vedú k zdržaniu, prerušeniu katastrálneho konania alebo k určeniu neplatnosti právnych úkonov v dokumentoch.
Kombinovanie foriem je zo zákona možné, ale nie vždy. Najväčší problém nastáva pri zmluve o prevode nehnuteľnosti, kde musia byť všetky podpisy na tej istej listine.
Ak jedna strana podpisuje papierovo a druhá elektronicky, dokument je nespôsobilý na zápis do katastra nehnuteľností z dôvodu nedodržania jednoty formy listiny.
Teoreticky je možné, aby strany podpisovali rôznymi typmi podpisov. Pri komunikácii s orgánmi verejnej moci (napr. kataster) to však neplatí. Všetky podpisy na dokumente vyžadujúcom úradne osvedčený podpis (napr. kúpna zmluva) musia byť vo forme QES s kvalifikovanou časovou pečiatkou, inak dôjde k prerušeniu konania.
Nevhodné sú najmä podpisy, pri ktorých neviete preukázať totožnosť osoby:
Takéto dokumenty nespĺňajú zákonnú požiadavku na písomnú formu a majú nízku dôkaznú hodnotu pri spochybnení identity podpisovateľa.
Častou chybou je, že maklér podpíše dokument „za šéfa“, pretože má jeho prístupové údaje.
To je právne neprípustné.
Navyše, podľa Obchodného zákonníka vás konanie zamestnanca zaväzuje aj vtedy, keď prekročí oprávnenie.
V praxi nepodpisujete len „svoje“ dokumenty — často dostávate dokumenty od klienta alebo protistrany. Pri každom dokumente si overte:
Musíte vedieť preukázať:
Dokument musí byť po podpise uzamknutý. V Signi sa zaznamená každý prístup — máte istotu, že dokument nebol po podpise zmenený.
Overte zákonné požiadavky, ale aj požiadavky banky alebo inštitúcie, ktoré môžu vyžadovať vyššiu úroveň elektronického podpisu nad rámec zákonného minima z dôvodu riadenia vlastných rizík.
Cloudové úložiská negarantujú nemennosť dokumentu.
Archivácia by mala byť:
Radi vám poradíme, ako nastaviť procesy, typy podpisov aj archiváciu tak, aby všetko fungovalo od prvého dňa.
👉 Kontaktujte Stanislava Tribusa, odborníka na digitálne podpisy pre realitný trh. Pomôže vám vybrať správne riešenie a prevedie vás celou prípravou.
Domluvit si kontaktDigitalizácia podpisovania a firemných procesov je našou témou. Píšeme o tom, ako prejsť z papierových dokumentov na digitálne. A my ukazujeme, že to nie je až taká veda.
