Jsme velmi rádi, že právě schválená novela zákoníku práce obsahuje vše, co potřebujete pro plnou digitalizaci vašich HR dokumentů.
Dosavadní úprava zákoníku práce v praxi znemožňovala jejich elektronické doručování. Novela toto odstranila a nově máte možnost veškeré HR dokumenty elektronicky doručit zaměstnanci a na dálku také elektronicky podepsat. Jen u některých dokumentů je vyžadován předchozí souhlas s elektronickým doručením.
Skvělá zpráva je, že ze strany zaměstnance není pro žádný HR dokument vyžadován kvalifikovaný elektronický podpis, který byl doposud podmínkou. Nově postačí prostý elektronický podpis. Na vás však bude prokázat, že jste dokument zaměstnanci skutečně doručili a on tento dokument následně podepsal.
Jedna z největších překážek digitalizace vašich HR dokumentů byla nejistota stran platnosti elektronického právního jednání a nejednotnost výkladu jednotlivými úřady. To se nyní mění a elektronické právní jednání dáno na roveň papírovému a není pochyb o jeho platnosti a uznatelnosti.
Kolikrát v minulosti jste si řekli, že se zbavíte papírování a alespoň některé dokumenty a procesy digitalizujete. A pak jste došli k tomu, že to buď není možné a nebo vám vaši právníci digitalizaci nedoporučili. S tím je konec!
Od 1.10.2023 můžete jednoduše a právně správně přejít na bezpapírové HR oddělení.
Domluvit prezentaci
Nejčastější požadavek HR manažerů je možnost uzavřít pracovní smlouvu nebo dohodu o provedení práce na dálku elektronicky. Díky novele se dokumenty, týkající se vzniku pracovního poměru přesunuly do kategorie, která nevyžaduje žádný předchozí souhlas ze strany zaměstnance. Jednoduše si vyžádáte jeho osobní údaje, e-mailovou adresu a odešlete k elektronickému podpisu.
Ve spolupráci s advokátní kanceláří PRK Partners, která se specializuje na oblast pracovního práva, jsme pro vás připravili aktualizovaný seznam nejčastěji používaných dokumentů v HR. Přehledně jsme uvedli změny oproti dosavadní legislativě a novinky v jejich doručování a podepisování.
Stáhnout 40 dokumentů
Nyní můžete celý proces od náboru zaměstnanců, přes jejich onboarding a zasmluvnění, až po ukončení digitalizovat. Máme připraveny konektory a zdokumentované API pro integraci Signi do vašich již používaných HR systémů a aplikací. S námi můžete začít netisknout a neskenovat v řádu dní, maximálně týdnů.
Prohlédnout dostupné integraceZavedení Signi významně zefektivnilo naše administrativní procesy a šetří čas, který můžeme věnovat zlepšování služeb pro naše zákazníky.
Dle § 335 odst. 1 zákoníku práce (ve znění po novele) jsou těmito důležitými písemnostmi mzdové/ platové výměry, tzv. vytýkací dopisy, odvolání/ odstoupení z vedoucího pracovního místa a jednostranná rozvázání pracovního poměru (výpovědi, okamžitá zrušení, zrušení ve zkušební době).
Pro obecnou komunikaci se zaměstnancem (uchazečem o zaměstnání) prostřednictvím e-mailu a zasílání jiných než důležitých pracovněprávních písemností e-mailem žádný výslovný souhlas nepotřebujete. Postačí, že vám zaměstnanec svou e-mailovou adresu fakticky sdělí. K podpisu např. pracovní smlouvy přes Signi tak žádný předchozí souhlas zaměstnavatelé mít nemusí.
POZOR: Jediný případ, kdy právní předpisy vyžadují souhlas s elektronickou komunikaci, se vztahuje k e-mailovému doručování důležitých pracovněprávních písemností dle § 335 odst. 1 zákoníku práce.
Zákoník práce požaduje, aby zaměstnanec dal zaměstnavateli s elektronickým způsobem doručení souhlas v samostatném písemném prohlášení, přičemž by měl tento dokument obsahovat také poučení o podmínkách takového doručování. Tento souhlas ale nepatří mezi důležité písemnosti, tedy jej lze zaměstnanci zaslat na e-mail (i bez souhlasu) a podepsat i pomocí prostých elektronických podpisů (tedy i přes Signi) a samozřejmě distančně.
Pokud se jedná o tzv. významný pracovně právní dokument. Ten musíte doručit na soukromou e-mailovou adresu zaměstnance. Důvodem je zejména to, aby zaměstnanec neztratil přístup k takovému dokumentu v případě např. zrušení přístupu, nebo firemního e-mailu.
Dokumenty, které spadají do skupiny významných pracovněprávních písemností (dokumentů) vyžadují ze strany zaměstnavatele uznávaný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu. Ze strany zaměstnance ale vždy stačí pouze prostý elektronický podpis.
Ano. 100 % HR dokumentů můžete podepsat se zaměstnancem elektronicky a ve většině případů jen prostým elektronickým podpisem. Pouze v případě významných pracovněprávních dokumentů je z vaší strany vyžadován zaručený elektronický podpis.
Po podpisu dokumentu ho v Signi opatříme elektronickou pečetí, která zamkne dokument pro další změny, a zajistí tak jeho integritu. Poté přidáme kvalifikované časové razítko, které určí čas podpisu dokumentu. Abyste i po letech byli schopni prokázat, že se dokument nezměnil a že se jedná o originál, je třeba pravidelně obnovovat časová razítka na dokumentu. Signi archiv touto funkcí disponuje, archivace tedy klidně nechte na nás.
Digitalizace dokumentů a přechod na bezpapírové HR je proces. Doporučujeme začít postupně. Zvolíte si jeden nebo dva typy dokumentů, jednu pobočku případně omezenou skupinu zaměstnanců, a na těch vše „odpilotujeme“. Digitalizace není jen výměna papírového dokumentu za PDF, jedná se zejména o změnu procesu, a to chce nějaký čas a zkoušení.
Ano, můžete. Aplikaci Signi v sobě zahrnuje většinu funkcí, které potřebujete pro digitalizaci vašich dokumentů. Databázi vašich zaměstnanců, vzory dokumentů, interní schvalovací a podpisové scénáře, hromadné podepisování a rozesílku, všechny typy elektronického podpisu a také možnost dlouhodobé archivace.
Nechte nám na sebe kontakt, a v krátkém čase vás bude kontaktovat náš specialista.
Nechcete čekat? Zavolejte nám
+420 775 797 252
Online 8-18 hod.
Připraveno ve spolupráci s advokátní kanceláří PRK Partners
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
