Stohy papírů, hodiny rutinní práce, pořád dokola. Že si někdy připadáte jako hlídač podpisů? Vůbec se nedivíme. Vysvobození je na dosah. Díky digitalizaci a automatickému oběhu HR dokumentů můžete mnohem víc času věnovat těm, kteří do vaší firmy přináší největší hodnotu – vašim lidem.
Automatizace podepisování dokumentů a interních procesů vám ušetří hodiny a možná i dny administrativní práce. Vaše pracovněprávní dokumenty v Signi jednoduše založíte, schválíte, podepíšete i archivujete.
Zjednodušením procesů, které se váží k práci s dokumenty, získáte větší prostor na strategický rozvoj vašich zaměstnanců i na samotné zlepšování vztahů na pracovišti. Místo hory papírů poroste spokojenost vašich lidí.
Společně s právníky a našimi klienty jsme pro vás zmapovali dokumenty a s nimi spojené procesy, které v HR nejčastěji používáte. A máme pro vás skvělou zprávu: všechny HR dokumenty můžete digitalizovat, a to včetně elektronického podepisování.
U některých dokumentů ale dejte pozor na to, že při digitálním podepisování nestačí jen distanční podpis. Ani v tomto případě se ale nemusíte digitalizace vzdát. Podepisující prostě přijde k vám do firmy a podepíše dokument na vašem zařízení. Bez papíru.
Rádi vám podrobný přehled 40 nejčastěji používaných HR dokumentů nasdílíme.
Chci přehled HR dokumentů
Nejdřív ta špatná, i když logická zpráva: Zákoník práce (přesněji zde umístěný zákon č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů) klade přísné požadavky na doručování písemností, které se uvádí v jeho § 334. Tyto písemnosti musíte nejprve doručit do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti.
A teď ta dobrá zpráva. Pokud osobní doručení selže, můžete si vybrat jinou formu doručení, například elektronicky (typicky přes datovou schránku). Zákoník práce, ani jiná právní úprava nijak neomezuje možnost podepsat dokument elektronicky, tedy digitálně. Týká se to i dokumentů, na které se vztahuje speciální doručování. Díky tomu můžete úspěšně digitalizovat 100 % vaší HR agendy.
Chcete o právních aspektech digitálního podepisování vědět víc? Pošleme vám detailní právní posouzení možností elektronického uzavírání pracovněprávních dokumentů, které vypracovali naši právníci.
Moderní HR oddělení se neobejde bez aplikací, které řeší účetnictví, mzdy, personalistiku nebo nábor zaměstnanců. Ve všech těchto agendách zpracováváte velké množství dokumentů, které je možné digitalizovat a tím vaší práci zjednodušit. Máme hotové API konektory pro nejpoužívanější HR aplikace na trhu. A pokud využíváte jiný software můžete ho doplnit o funkci digitálního podepisování přes Signi v řádu několika dní.
Připravili jsme pro vás e-book na téma digitalizace v HR
Díky praktickým přednastaveným šablonám vytvoříte libovolný HR dokument během několika minut. Šablony zajistí profesionální vzhled, pro který byste jinak museli do grafického editoru.
Stopka pro nekonečné posílání e-mailů tam a zpět. Prostě si jednou nastavíte automatizované postupy schvalování, zasílání notifikací i úrovně přístupu, a systém pak pracuje za vás. Na tu rychlost při uzavírání dokumentů si snadno zvyknete.
Stačí vám jeden pohled a hned víte, kdo už vámi zaslané dokumenty přijal, schválil nebo elektronicky podepsal. Automatické upomínky snižují množství času, které trávíte auditovaním a následnou kontrolou, na nezbytné minimum.
Stovky dokumentů typu GDPR potvrzení nebo interní směrnice rozešlete hromadně a na pár kliknutí. Je to snadné. Vyberete potřebné kontakty, zvolíte dokument či vzor k odeslání a zadáte podpisový scénář. Odešlete. Aktuální stav dokumentů se obnovuje automaticky.
Data u nás zabezpečíme na nejvyšší úrovni. Tohle nechte úplně na nás. Bezpečnost vašich dat je pro nás absolutní priorita. Vše šifrujeme a ukládáme na serverech přímo u nás, výhradně v Evropské unii.
Výkazy práce, docházka, veškerá agenda, kterou si vedete v interním personálním systému jde propojit se Signi. Pro napojení na nejpoužívanější HR aplikace máme hotové konektory. Pro jiné případy jsme připravili zdokumentované API a vašim vývojářům dáme při integraci plnou podporu.
Signi nám pomohlo digitalizovat HR tím, že umožnilo zrychlení našich procesů. S nástupem Covidu jsme museli přesunout většinu pracovníků na home office, a Signi nám poskytlo potřebnou flexibilitu a nástroje pro efektivní řízení lidských zdrojů v této nové realitě. Tím se nám podařilo optimalizovat naše HR operace a lépe reagovat na aktuální potřeby jak zaměstnanců, tak nás jako firmy samotné.
Nechte nám na sebe kontakt, a v krátkém čase vás bude kontaktovat náš specialista.
Nechcete čekat? Zavolejte nám
+420 775 797 252
Online 8-18 hod.
Zavedení Signi významně zefektivnilo naše administrativní procesy a šetří čas, který můžeme věnovat zlepšování služeb pro naše zákazníky.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
