Mzdový výměr patří mezi několik HR dokumentů, pro které až dosud platil přísný režim doručení. Flexinovela zákoníku práce od 1. 6. 2025 tento režim zmírňuje: umožňuje doručení na jakýkoliv e-mail zaměstnance a ruší povinnost mít jeho předchozí souhlas. Nový způsob doručení však neobsahuje tzv. fikci doručení — zaměstnanec musí převzetí potvrdit. Jak tedy správně doručovat mzdový výměr po flexinovele?
Rok 2023 způsobil převrat na poli digitálního HR. Od října bylo možné digitalizovat 100 % pracovněprávních dokumentů. Většinu z nich pouze prostým elektronickým podpisem (ve dvou různých režimech: nedůležité písemnosti podle par. 21 zákoníku práce a ostatní písemnosti podle obecných pravidel občanského zákoníku).
Pouze v několika případech byl použit přísný režim doručení (podle par. 335 zákoníku práce), který vyžadoval uznávaný elektronický podpis. Mezi tyto případy patřily také mzdové výměry, které měly měnit podmínky pracovní smlouvy jednostranně (stejná pravidla platí také platový výměr – pro zjednodušení budeme dále v textu uvádět jen “mzdový výměr”).
V rámci tohoto režimu je potřeba, aby zaměstnanec předem písemně souhlasil s doručováním na konkrétní elektronickou adresu mimo dosah zaměstnavatele (např. soukromý e-mail). Jako zaměstnavatel výměr podepisujete tzv. uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu.
Pro doručení však platí tzv. fikce doručení. Ta znamená, že v případě, kdy zaměstnanec doručení nepotvrdí do 15 dnů od odeslání, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty.
Doručování mzdových výměrů tedy vyžadovalo do 1. 6. 2025 (kdy flexinovela zákoníku práce vstoupí v účinnost, a musíme se jí tedy řídit) souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním dokumentů. Flexinovela proto tuto povinnost zrušila. Od 1. 6. 2025 tak můžete doručovat mzdové výměry interním systémem nebo na pracovní e-mail. Zaměstnanec musí mít možnost výměr uchovat v nezměněné podobě a případně jej vytisknout (není tedy vhodné jej zasílat třeba jako screenshot WhatsAppem). Zaměstnavatel však stále musí výměr podepsat kvalifikovaným elektronickým podpisem.
Na co si dát pozor? Zaměstnanec musí potvrdit převzetí mzdového výměru. Dokud převzetí nepotvrdí, platí, že jste výměr nedoručili. A zde nastává zádrhel. Za pozdní doručení vám inspektorát práce může udělit pokutu.
V novém režimu neplatí fikce doručení. Pokud zaměstnanec převzetí nepotvrdí, doručeno není. Platí ale, že v případě pozdního doručení vám hrozí pokuta. Zákoník práce zavádí ještě jednu novinku: mzdový výměr musíte nyní jako zaměstnavatel doručit už před nástupem zaměstnance do práce. A pokud doručujete změnu mzdového výměru, měl by zaměstnanec potvrdit doručení před nabytím účinnosti.
Pokud máte více poboček nebo velký provoz s množstvím zaměstnanců, nový režim doručení mzdových výměrů pro vás může znamenat komplikaci. Po flexinovele zákoníku práce však stále máte možnost využít klasický přísný režim. Můžete si tedy vybrat: získat souhlas, a pak mít jistotu doručení, která nastává po uplynutí 15denní lhůty. Nebo doručovat jednodušeji, ale s možností, že zaměstnanec doručení nepotvrdí.
Chcete ve firmě zavést digitální HR? Napište nám nebo zavolejte
Nechte nám na sebe kontakt, a v krátkém čase vás bude kontaktovat náš specialista.
Získáte informace o cenách
Zjistíte, jak může Signi pomoci ve vaší firmě
Pošleme vám případové studie podobných firem
Nechcete čekat? Zavolejte nám
+420 775 797 252
Online 8-18 hod.
Aplikaci Signi používáme v naší kanceláři přibližně rok a za tu dobu jsme jejím prostřednictvím podepsali řádově stovky dokumentů. Makléři tuto možnost využívají nejčastěji u podpisu zprostředkovatelských, rezervačních a nájemních smluv, AML dotazníků a NDA. Ukazuje se, že klienti tuto službu od nás jednoznačně vítají, protože jim šetří spoustu času.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
