Objevte, jak Signi zjednodušuje práci s dokumenty ve firmách jako je ta vaše.
StartupJobs propojuje lidi a firmy, které se chtějí vzájemně posouvat vpřed. Pracovní portál nabízí pracovní příležitosti ve startupech, technologických a inovativních firmách. A daří se mu to. Za 12 let fungování pomohl více než 31 500 lidem najít novou práci a více než 3200 firem má alespoň jednoho kolegu přes StartupJobs. Jen za posledních 12 měsíců se na nabídky přihlásilo přes 150 000 uchazečů.
Pomáhají startupům a technologickým firmám, digitalizace je pro ně součástí firemní kultury. Pracují hlavně na dálku: v kancelářích je každodenně nezastihnete. Spolu s růstem týmu proto přestaly dokumenty v Google Doc stačit a vznikla potřeba mít všechny materiály systematicky na jednom místě. „Hledali jsme HR portál, který by byl jednoduchý a dobře přístupný pro nás i zaměstnance,” vzpomíná Tereza Müllerová, COO StartupJobs. Vybrali si HR systém Speybl právě pro jeho jednoduchost a vstřícný a přátelský přístup. „Kdykoliv máme požadavek na zlepšení, Speybl jej v krátkém čase implementuje,“ dodává.
HR systém Speybl si ve StartupJobs nevybrali náhodou. Startup Inove, autor systému, přinesl řešení, které dřívější mzdové systémy nedokážou. Základem byla myšlenka, že v dnešní době už se fluktuace firmám finančně nevyplácí. Proto nejsou hlavní mzdy, ale práce s lidmi.
HR systém Speybl v Inove vytvořili tak, aby byl jednoduchý, flexibilní a uživatelsky příjemný. Navíc řeší i právní stránku HR: vše je v souladu s právními předpisy, v systému najdete vzory nejčastějších dokumentů. Systém oceňují firmy napříč sektory: od Bontonfilm po cukrárnu Ollies, která je v Ostravě už legendární.
Speybl nabízí také digitální podpis dokumentů. Využívá přitom integraci se Signi. Uživatel to ani nemusí zaznamenat: dokument se vytvoří v HR systému, odskočí si virtuálně do prostředí Signi, kde se podepíše, a zase se uloží v HR systému. Integrace digitálního podpisu od Signi je jednou z věcí, kterou ve StartupJobs na HR systému Speybl oceňují. Mohou tak využít všechny úrovně digitálního podpisu nebo ověření prostřednictvím BankID. Pokryjí tak širokou škálu podpisových situací.
Než ve StartupJobs s digitálním HR začali, museli si ujasnit, co konkrétně budou v systému spravovat. Rozhodli se pro správu informací o zaměstnancích, docházky, benefitů a majetku. „Systém Speybl je velmi intuitivní. Nebyl problém naučit kolegy, jak zadávat dovolené a kde najdou dokumenty,“ pochvaluje si Tereza.
Od správy informací postupně přešli k podepisování dokumentů. Motivací byla i novela zákoníku práce. Od podzimu roku 2023 se otevřel prostor pro digitalizaci celého HR. Ve StartupJobs se rozhodli zavést digitální podpis postupně. Začali dokumenty o práci na dálku: na částečném nebo plném home office totiž pracuje většina týmu. Pokračovali mzdovými výměry. Na začátku ledna 2024 digitálně podepisovali růžová prohlášení (prohlášení poplatníka).
Před zavedením Speyblu ve StartupJobs žádný předchozí systém neměli. Integrace proto byla z pohledu zaměstnanců velmi jednoduchá. Nemuseli si zvykat na jiný systém, všichni byli zvyklí používat digitální technologie. Nikdo proto nechtěl zůstat u papíru a tužky. „ Se Signi proběhlo jedno školení, po kterém se šlo prostě podepisovat. Tak jednoduché to bylo,“ vzpomíná Tereza. Implementace doslova proběhla během jedné hodiny i se školením.
Speybl ve spojení s digitálním podpisem od Signi zefektivnil a zrychlil fungování HR oddělení. Ve StartupJobs to nejvýrazněji zaznamenali v lednu, když podepisovali růžová prohlášení. Prohlášení poplatníka, přezdívaná také růžovky, obvykle zaberou HR celý leden, během kterého nahánějí zaměstnance kvůli podpisu. Pokud firma funguje remote, znamená to pro personalisty neustále myslet na to, kdy bude zaměstnanec v kanceláři, případně jak mu dokumenty zaslat poštou. S digitálním podpisem byli schopni prohlášení vyřešit během jednoho dne.
Další velká vlna podepisování právě nabíhá. Se změnou fungování dohod o provedení práce (DPP) musejí všichni “dohodáři” podepsat, že byli seznámeni s informacemi o obsahu právního vztahu. S digitálním podpisem obsáhlou agendu vyřeší na pár kliků.
Digitální HR přináší významnou časovou i finanční úsporu. Ve StartupJobs však oceňují zejména možnost soustředit se na podstatné procesy. „Hlavní je pro mě „mentální“ úspora. Nemusím už myslet na to, že když zaměstnanec přijde po dlouhé době do práce, budu s ním muset něco podepsat. Mohu to prostě odbavit okamžitě,“ oceňuje Tereza. „Pokud třeba přijíždí kolega z Liberce do kanceláře jednou měsíčně, můžu s ním probrat to podstatné a neřešit kupičku dokumentů, které bych mu měla připravit k podpisu. Můžu se tak věnovat lidem, ne papírům,” uzavírá.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
