Digitální podepisování od Signi zefektivnilo administrativní procesy v Alza.cz

1 min.
28. 3. 2022

O digitalizaci podpisů začali v Alze uvažovat na jaře roku 2020. Pandemie Covid-19 v plném proudu, hromadné přesuny členů Alza týmu na home office. Nezvyklá situace vyvolala ve firmě zcela nové potřeby. Jednou z otázek, kterou v Alze řešili, byl fakt, jak zajistit podpis papírových dokumentů se zaměstnanci i s obchodními partnery tak, aby se s nimi nemuseli scházet osobně. Alza na toto řešení hledala vhodného dodavatele. Naše aplikace měla vše, co v Alze potřebovali, proto jsme se dohodli na implementaci.

Alza.cz

Díky Signi se dokumenty podepisovaly jednoduše i v karanténě

Vyřešit podepisování smluv na dálku, bez osobního kontaktu, a navíc se všemi právními náležitostmi, bylo pro Alzu klíčové. U tak robustní firmy, jakou Alza bezesporu je, každá chyba ve smlouvě, byť způsobená „jen“ nesprávným podpisem nebo chybějící kopií dokumentu, může přijít opravdu draho. V Alze chtěli tyto a podobné potíže minimalizovat.

Další úkol pro Signi představovalo nastavení digitální evidence dokumentů. Aby o podepsaných dokumentech měla přehled nejen Alza, ale také její obchodní partneři či zaměstnanci. I to jsme vyřešili.

Elektronický podpis na míru je proces a má všechny právní náležitosti

Nasazení Signi jsme s Alzou řešili od prosince 2020 do července 2021. V digitálním podepisování nejde jen o podpis samotný – to je s trochou nadsázky „to nejmenší“. Digitální podpis tvoří souhrn procesů, kterými musí každý dokument k podpisu projít. Proto bylo na začátku nutné provést důkladný průzkum, co Alza potřebuje s dokumenty dělat, jak s nimi chtějí pracovat po podpisu apod.

V Alze si zároveň museli ujasnit, jak jim může naše řešení co nejvíce usnadnit práci a šetřit čas. Teprve potom jsme se mohli pustit do implementace. Digitalizovali jsme tedy nejen samotný podpis, ale hlavně procesy, které s podepisováním souvisí.

Výhody digitálního podepisování

Jak využívají digitální podepisování v Alze teď a co plánují do budoucna

Při samotné implementaci jsme nejprve spustili pilotní projekt: podepisování dokumentů na home office. Následně jsme pokračovali začleněním digitálního podepisování do dalších oblastí. Dnes už Alza používá Signi v každodenních obchodních procesech zcela běžně. Časem by tu měli podepisovat tisíce dokumentů měsíčně. A to nejen v rámci českého a slovenského trhu, ale také jinde v Evropě.

Celý proces podepisování dokumentů je teď rychlejší a jednodušší. Odpadá spousta rutinních činností:

  • tisk dokumentu,
  • odeslání dokumentu všem podepisujícím,
  • sledování stavu podepisování, či případné odeslání dokumentu zpět do firmy,
  • skenování podepsaných dokumentů a archivace originálů.

Při podepisování smlouvy přijdou všem podepisujícím stranám výzvy k podpisu v e-mailu a do SMS. Stačí pár kliknutí a všichni mají hotovo. Dokument může být podepsán a zpracován v jeden jediný den. Proces uzavření smlouvy se tak může zkrátit ze dnů na pár minut. Tím se se značně zrychluje byznys samotný.

Právní náležitosti digitálního podpisu Signi

Alza má nyní dokonale připravený systém podepisování i pro další zahraniční expanzi. Efektivní práce s dokumenty představuje výraznou konkurenční výhodu. Dokumenty ze všech zemí se archivují v jednom přehledném a povolaným osobám snadno přístupném systému. Žádná zpoždění ani nejasnosti.

Chcete si podepisování dokumentů usnadnit stejně jako v Alze? Domluvte se s našimi specialisty, rádi vám připraví prezentaci na míru. Ať víte, do čeho jdete. 😉

 

Nebo si to nejdřív chcete jen vyzkoušet? Žádný problém. Připravili jsme pro vás zkušební dokument, na kterém si otestujete, jak jednoduché podepisování dokumentů v Signi je.