Digitalizace firmy: jak a proč začít

Slovo digitalizace se kolem nás objevuje čím dál častěji. Skloňuje se v mnoha pádech, potenciál k digitalizaci má dnes téměř každé odvětví lidské činnosti. Klasické papírování ve firmách postupně vytlačuje elektronické právní jednání. Rutinní interní procesy, jako obíhání s dokumenty kvůli podpisu, zase nahrazují plně digitalizované, automatizované procesy.

Existuje mnoho oblastí, které můžete digitalizovat, a využívat tak digitální technologie a nástroje k efektivnějšímu chodu firmy a neustálému zlepšování.

Co všechno můžete digitalizovat?

• Obchodní procesy: vyřešíte především automatizaci obchodních procesů, jakými jsou např. objednávky, fakturace a plánování.
• Marketing: pomocí pokročilých technologií lépe zacílíte své marketingové kampaně. Jejich účinnost pak zlepšíte pomocí analytických nástrojů a personalizace obsahu.
• Customer journey: díky chatbotům nebo automatizovanému zákaznickému servisu se o své zákazníky postaráte lépe. Digitalizace řeší také podepisování různých dokumentů se zákazníky, např. podpis reklamačního protokolu.
• Správa HR: snad největší prostor pro zlepšování pomocí digitalizace. Nejvíc administrativní agendy a nejvíc dokumentů k podepisování.

• Finanční a účetní procesy: automatizované nástroje pro účtování nebo správu daní vám usnadní také vedení účetnictví.
• Logistika a dodavatelské řetězce: řízení logistiky nebo dodavatelského řetězce prostřednictvím nástrojů pro plánování a sledování dodávek je hned o něco snazší.

Digitalizace firmy začíná i končí u lidí

Digitalizace je hlavně o změně. O tom, že změníte něco, co vám léta nějak fungovalo, ale co aktuálně může běžet mnohem lépe a efektivněji. Míra ochoty přejít od klasických, většinou s papírováním spojených procesů, je ve firmách různě vysoká. Čím generačně různorodější firma, tím složitěji probíhá proces změny. Pro některé zaměstnance může být digitalizace technicky náročná.

Na druhé straně ovšem stojí nastupující generace zaměstnanců, která má úplně jiné pracovní návyky a využívání moderních technologií bere jako samozřejmost. Navíc digitalizace přirozeně vede ke snižování uhlíkové stopy (méně papírů, méně tonerů…), a tento ekologický aspekt může být pro mnoho mladých lidí jedním z rozhodujících faktorů, proč si pro práci vyberou zrovna vaši firmu.

Proč digitalizovat firemní procesy?

Digitalizace rozhodně nepatří mezi jednoduché věci, které zvládnete na lusknutí prstů. Jde o dlouhodobý, kontinuální proces. Bude vás to stát čas, nervy i značné úsilí. Ale připomeňme si, proč do toho vlastně firmy, jedna za druhou, jdou. Proč digitalizují?

1. Podepisují dokumenty digitálně: elektronický podpis v Signi má stejnou váhu jako ten na papíře a je právně závazný.
2. Zjednoduší si firemní administrativu: odpadá tisk dokumentů, shánění podpisů i skenování už podepsaného. Vše se děje na pár kliknutí.
3. Urychlí jednání se zákazníky i se zaměstnanci: kupní smlouvy, dohody o provedení práce a desítky dalších dokumentů odbaví pohodlně online.
4. Získají trvalou kontrolu nad obchodní dokumentací: všechny smlouvy a jiné firemní dokumenty se bezpečně ukládají na jednom místě. A mohou k nim přistupovat online 24/7.
5. Ušetří za šanony i regály: archivaci v papírové podobě není nutná. Signi úložiště je bezpečné a přehledné. Snadno se v něm hledá i filtruje.
6. Snižují spotřebu papíru i tonerů: každá nevytištěná stránka se počítá. Méně papírů, méně tonerů.

Digitalizace firmy představuje proces. A proto byste měli mít plán. A řídit digitalizační práce jako projekt, kterému dáte prioritu. V opačném případě by se vám mohlo stát, že k digitalizaci vaší firmy nedojde buď vůbec, anebo budete digitalizovat těžkopádně a pomalu.

Hlavně pro svůj záměr nadchněte své spolupracovníky. Podporu vašich lidí budete na digitalizační cestě skutečně potřebovat. Ukažte svým lidem, jak to bude probíhat a nezapomeňte představit reálné přínosy celé „akce”.

Zajímají vás podrobné kroky, které vedou k digitalizaci třeba právě i vaší firmy? Stáhněte si náš e-book Digitální firma, tam najdete odpověď na všechny vaše otázky.