Digitální podepisování od Signi zefektivnilo administrativní procesy v Alza.cz

O digitalizaci podpisů začali v Alze uvažovat na jaře roku 2020. Pandemie Covid-19 v plném proudu, hromadné přesuny členů Alza týmu na home office. Nezvyklá situace vyvolala ve firmě zcela nové potřeby. Jednou z otázek, kterou v Alze řešili, byl fakt, jak zajistit podpis papírových dokumentů se zaměstnanci i s obchodními partnery tak, aby se s nimi nemuseli scházet osobně. Alza na toto řešení hledala vhodného dodavatele. Naše aplikace měla vše, co v Alze potřebovali, proto jsme se dohodli na implementaci.

Díky Signi se dokumenty podepisovaly jednoduše i v karanténě

Vyřešit podepisování smluv na dálku, bez osobního kontaktu, a navíc se všemi právními náležitostmi, bylo pro Alzu klíčové. U tak robustní firmy, jakou Alza bezesporu je, každá chyba ve smlouvě, byť způsobená „jen“ nesprávným podpisem nebo chybějící kopií dokumentu, může přijít opravdu draho. V Alze chtěli tyto a podobné potíže minimalizovat.

Další úkol pro Signi představovalo nastavení digitální evidence dokumentů. Aby o podepsaných dokumentech měla přehled nejen Alza, ale také její obchodní partneři či zaměstnanci. I to jsme vyřešili.

Elektronický podpis na míru je proces a má všechny právní náležitosti

Nasazení Signi jsme s Alzou řešili od prosince 2020 do července 2021. V digitálním podepisování nejde jen o podpis samotný – to je s trochou nadsázky „to nejmenší“. Digitální podpis tvoří souhrn procesů, kterými musí každý dokument k podpisu projít. Proto bylo na začátku nutné provést důkladný průzkum, co Alza potřebuje s dokumenty dělat, jak s nimi chtějí pracovat po podpisu apod.

V Alze si zároveň museli ujasnit, jak jim může naše řešení co nejvíce usnadnit práci a šetřit čas. Teprve potom jsme se mohli pustit do implementace. Digitalizovali jsme tedy nejen samotný podpis, ale hlavně procesy, které s podepisováním souvisí.

Jak využívají digitální podepisování v Alze teď a co plánují do budoucna

Při samotné implementaci jsme nejprve spustili pilotní projekt: podepisování dokumentů na home office. Následně jsme pokračovali začleněním digitálního podepisování do dalších oblastí. Dnes už Alza používá Signi v každodenních obchodních procesech zcela běžně. Časem by tu měli podepisovat tisíce dokumentů měsíčně. A to nejen v rámci českého a slovenského trhu, ale také jinde v Evropě.

Celý proces podepisování dokumentů je teď rychlejší a jednodušší. Odpadá spousta rutinních činností:

• tisk dokumentu,
• odeslání dokumentu všem podepisujícím,
• sledování stavu podepisování, či případné odeslání dokumentu zpět do firmy,
• skenování podepsaných dokumentů a archivace originálů.

Při podepisování smlouvy přijdou všem podepisujícím stranám výzvy k podpisu v e-mailu a do SMS. Stačí pár kliknutí a všichni mají hotovo. Dokument může být podepsán a zpracován v jeden jediný den. Proces uzavření smlouvy se tak může zkrátit ze dnů na pár minut. Tím se se značně zrychluje byznys samotný.

Alza má nyní dokonale připravený systém podepisování i pro další zahraniční expanzi. Efektivní práce s dokumenty představuje výraznou konkurenční výhodu. Dokumenty ze všech zemí se archivují v jednom přehledném a povolaným osobám snadno přístupném systému. Žádná zpoždění ani nejasnosti.

Chcete si podepisování dokumentů usnadnit stejně jako v Alze? Domluvte se s našimi specialisty, rádi vám připraví prezentaci na míru. Ať víte, do čeho jdete. 😉

Nebo si to nejdřív chcete jen vyzkoušet? Žádný problém. Připravili jsme pro vás zkušební dokument, na kterém si otestujete, jak jednoduché podepisování dokumentů v Signi je.