M-Files je přední světový DMS od finské společnosti M-Files, jenž zastřešuje sadu nástrojů pro inteligentní správu dokumentů. Mimo jiné se ale také jedná o komplexní nástroj pro digitalizaci vaší byznysové agendy se zaměřením na automatizaci procesů, workflow a veškeré další práce s vašimi dokumenty. Nyní jsme do této platformy implementovali i řešení Signi a uživatelé M-Files tak mohou nově své dokumenty přímo elektronicky podepisovat.
Mnoho firem M-Files používá jako centralizované úložiště a nástroj pro správu dokumentů. Platforma totiž umožňuje chytře sledovat veškerou práci s dokumenty, přiřazovat práva jednotlivým uživatelům, hlídat termíny apod. M-Files je proto oblíbeným řešením pro správu účetních dokladů, nejrůznějších smluv, faktur a tak podobně.
V prostředí aplikace M-Files najdou uživatelé všechny své aktuálně dostupné dokumenty, které sem importovali. Každý řádek rovná se jedné smlouvě a při rozbalení detailu se v okně napravo vždy rozbalí tzv. meta-data: tedy veškerá dostupná data o daném dokumenty, včetně identifikace jednotlivých smluvních stran, odpovědné osoby atpod.
Každou smlouvu si přitom uživatel může automaticky otevřít v textovém editoru MS Word. Ten již dokáže ve spolupráci s M-Files propsat všechna meta-data a člověk tak nemusí neustále dokola vyplňovat hlavičky atd.
Pokud tedy v dané smlouvě není potřeba žádných úprav, jednoduše ji v rámci M-Files pošlete ke schválení. A nyní už je řada na protistraně.
V tu chvíli integrace Signi posílá automaticky e-mail protistraně s výzvou k podepsání nového dokumentu.
Nyní je protistrana přesměrována do „klasického“ rozhraní, které můžete znát ze Signi. Na řadu přijde 2FA ověření, kdy díky SMS zprávě ověříte svou totožnost a budete vyzváni k podpisu. Následně bude dokument moci být odeslán například k protistranám či zodpovědné osobě.
Smlouva je následně přímo v M-Files označen za uzavřenou. V případě více protistran se tento proces samozřejmě opakuje.
Pokud vás celé řešení zajímá více do hloubky, k dispozici vám dáváme webinář přímo od společnosti Erpio, kde je celý proces rozebrán do hloubky.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
