Digitalizace dokumentů je stále větším tématem (nejen) ve světě obchodu. Procesy, které ještě nedávno představovaly doménu spíše pro malé progresivní startupy, se dnes hojně dostávají i do zavedených společností s dlouholetou tradicí. A není divu. Možnosti zvyšování efektivity a škálování představují konkurenční výhodu, kterou prostě není radno ignorovat. A proto i chytré nástroje, jakým je i český informační systém KARAT, postupně přidávají funkce právě pro digitalizaci dokumentů. A tak jsme s jeho vývojáři ostatně spojili síly i my v Signi.
S ERP systémem IS KARAT si můžete celý proces digitalizace dokumentů prakticky plně automatizovat a snížit tím administrativní náklady na zajištění podpisu na naprosté minimum. Pokud tedy třeba v IS KARAT právě vytváříte nový smluvní dokument, na němž jsou identifikovány podepisující strany, může být rovnou založen požadavek na jejich podpis. Podepisující strany navíc mohou mít proces celou dobu pod kontrolou – a sledovat stav dokumentu v reálném čase.
Propojení systému KARAT se Signi tedy pomůže se vzdáleným podpisem dokumentu. Jak to funguje? V IS KARAT dochází k vzniku dokumentu. Lze ho vytvořit přímo v systému nebo vložit jako připravený k podpisu. Dále se spustí požadavek na podpis a navolí se seznam podepisujících. Tento proces se může zpracovávat ručně nebo může být nastaven automaticky. V případě ručního zadávání se podepisující strany vybírají z adresářů nebo zakládají nové adresy bez vazby na číselníky (viz. obrázek).
Při odeslání výzvy k podpisu se již systém napojí na Signi a prostřednictvím e-mailu a SMS přichází podepisujícím notifikace s výzvou k podpisu a návodem jak dokument podepsat. Dle volby požadavku na úroveň ověření se podepisující ověřuje dvoufaktorovým ověřením, přes BankID nebo funkcí ověření na úrovni AML. Pro běžné podepisování je potřeba u podepisujícího pouze mobilní telefon nebo počítač.
Po podpisu dokumentu všemi smluvními stranami je dokument vrácen a uložen v systému KARAT.
Další z možností, jak pracovat s integrací mezi IS KARAT a Signi je podpis na jednom zařízení. V tomto případě samotný podpis probíhá ve vašem zařízení, např. na tabletu při komunikaci se zákazníkem nebo vašimi zaměstnanci. I v tomto případě je podepisující strana ověřena minimálně prostřednictvím SMS ověření. Podpisy prostřednictvím Signi integrované v IS KARAT vám tak dává možnost řešit verifikaci dokumentů moderní formou s minimální administrativní zátěží.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
