HELIOS Orange patří mezi nejrozšířenější podnikové informační systémy pro segment SME neboli malé a střední podniky. Je především šit zákazníkům na míru, kdy si mohou vybírat z několika modulů v různých podnikových oblastech, které potřebují v rámci interního informačního systému pokrýt.
Je to moderní informační systém, který poskytuje uživateli zcela nový a inovativní přístup ke strategickým, firemním datům. Zrychluje každodenní práci a přináší celou řadu novinkových funkcionalit a vylepšení.
Konektor pro přenos smluv a jiných dokumentů do služby SIGNI pro elektronický podpis je vytvořen v prostředí integrační a vizualizační platformy ERPIO One. Umožňuje dokumenty uložené v informačním systému HELIOS Orange automaticky přenášet k podpisu a podepsané zase ukládat zpět. V prostředí Heliosu umožňuje nastavení způsobů schvalování a podepisování, stejně tak jako definici zainteresovaných osob.
Celý informační systém HELIOS Orange je založen především na rychlé a intuitivní práci. Prostředí platformy je přehledné – a stejně tak i tvorba a práce s dokumenty.
Nový dokument si jednoduše vytvoříte buď z jakékoli tiskové sestavy uložením do Dokumentů nebo ručně v přehledu Dokumenty (všeobecné). Soubor s vaší předchystanou smlouvou můžete vybrat (tlačítko Procházet…) v Dokumentech přes nabídku Nový. Můžete načíst přímo ve formátu Microsoft Word, PDF nebo HTML ad.
Rozpracovaný dokument si následně uložíte přímo do vaší interní databáze HELIOS Orange.
U každého dokumentu v poli „Úroveň stromu dokumentů“ vyberete požadované chování daného dokumentu právě pro podepisování v rámci naší podpisové aplikace. Potom ve 4. záložce „Externí informace“ najdete podzáložku „Signi“ (nebo 4. záložka se bude přímo jmenovat „Signi“), kde vyberete jednotlivé protistrany a účastníky celého procesu. Přiřadíte samozřejmě také role (Navrhovatel, schvalovatel, podepisovatel apod.).
Automatický proces podepsání smlouvy v aplikaci Signi spustíte připravenou akcí, kterou najdete v menu Doplňky > Signi > K podpisu do Signi. Konektor Erpio One se pak postará o doručení smlouvy do Signi.
Stav zpracování smlouvy v Signi můžete sledovat přímo v systému HELIOS pomocí sloupce Stav.
Signi rozesílá e-mail všem zúčastněným, ve kterém je upozorňuje na existenci nového dokumentu k podpisu nebo schválení.
Z e-mailu jste následně přesměrováni přímo do webové aplikace Signi.com.
Na řadu přijde 2FA ověření, kdy díky SMS zprávě ověříte svou totožnost a budete vyzváni k podpisu. Následně bude dokument moci být odeslán například k protistranám či zodpovědné osobě.
Po podepsání konektor Erpio One zabezpečí automatické uložení podepsané verze dokumentů do systému HELIOS, vč. Kontrolního listu s relevantními údaji o procesu podepsání či schválení. Kontrolní list si zobrazíte pomocí akce, kterou najdete v menu Doplňky > Signi > Kontrolní list.
Uživatelé také mají možnost si zobrazit své dokumenty v mobilní/webové aplikaci Erpio One, ve které jsou smlouvy rozdělené na ty Před podpisem, Podepsané a Nepodepsané.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
