Kompletní digitalizace smluvní agendy přes propojení wflow.com a Signi

Myslíte si, že systém na řízení oběhu smluv včetně elektronického podpisu a archivace stojí statisíce a implementace trvá týdny? Omyl. Ve službě wflow máte vše hned a zdarma včetně 20 elektronických podpisů.

wflow.com je český technologický startup, který vyvíjí, integruje a propojuje špičková řešení pro digitalizaci firemních, zejména účetních dokumentů. Jeho cloudová aplikace se napojí na Váš stávající účetní systém a zajistí přenos faktur, objednávek, účtenek nebo smluv do online prostředí. wflow dnes využívá 900+ zákazníků z řad malých i velkých firem a účetních kanceláří v České republice, na Slovensku, Maďarsku nebo v Norsku.

Co umí wflow s dokumenty:

• sběr a oběh
• schvalování a úpravy
• vytěžování dat
• archivaci

S integrací wflow a Signi máte k dispozici:

• správu šablon smluv ve wflow
• vytvoření smlouvy ve wflow
• interní schválení smlouvy ve wflow
• odeslání smlouvy k podpisu protistraně prostřednictvím Signi
• bezpečnou a dlouhodobou archivaci podepsaných smluv

Jak funguje Signi ve wflow?

Smlouvu si jednoduše vytvoříte nahráním souboru (ručně nebo přijetím emailu), nebo přes formulář, kde si můžete soubor nahrát až dodatečně. K dispozici na detailu dokumentu je mimo náležitých metadat pro smlouvu i speciálně vytvořená sekce pro podepisování pomocí Signi – Podepisující strany.

Podepisující strany lze přidat vypsáním formuláře, nebo vybrat z číselníku předem vyplněné osoby. Pro tuhle potřebu jsou připravené speciální číselníky: Lidé z organizace pro Navrhovatele a Externí lidé pro Protistrany. Po vyplnění všech náležitostí, zejména Podepisujících stran, odešlete smlouvu k podpisu jednoduše přes tlačítko v stejné sekci, nebo přes akce dokladu.

Smlouva změní svůj stav na „Smlouva očekává odpověď a v tuto chvíli přichází na řad Signi – podepisujícím stranám odešle notifikační mail s proklikem na detail dokumentu, který má být podepsán.

Pro podpis se v Signi využívá dvou faktorová autentifikace. Tudíž je zapotřebí zadat číslo telefonu, na který odešle SMS s PIN. Po zadání kódu je podepisující straně přístupný podpisový formulář.

Podepsaná smlouva (obsahující originální soubor s podpisujícím archem) se nahraje do dokumentu a nahradí originální smlouvu (které se přesune do příloh) jako hlavní soubor a dodatečně se do přílohy přidá Kontrolní list. Status dokumentu se tak změní na „Smlouva uzavřena“.