Děláme vše pro to, abyste vy nemuseli. Motto, které provází PKF APOGEO v Česku již 24 let. Poradenská společnost nabízí svým klientům služby v mnoha oblastech, od HR, mezd, auditu, daní, účetnictví, oceňování, strategií až po zakládání a správu firem. Společnost je součástí mezinárodní sítě PKF Global, kterou tvoří 530 kanceláří poskytujících komplexní poradenské služby ve 150 zemích. S pobočkami v Praze a Brně a 140 zaměstnanci se PKF APOGEO řadí ke středním firmám. Společnost už více než rok využívá k uzavírání dodavatelských smluv elektronický podpis. Od prosince 2023 se také rozhodla přejít na digitální HR. Nyní využívá HR systém Alveno s podpisem od Signi. Jak hodnotí rok s elektronickým podpisem?
S digitálním podepisováním začali v PKF APOGEO před rokem. „Chtěli jsme tak vyřešit lapálie, které souvisí s podepisováním. Od posílání pošty přes tisk smluv, vymáhání podpisu od kolegů, až po balení a posílání obálek,“ vysvětluje Petr Rada, COO PKF APOGEO. Při výběru poskytovatele elektronického podpisu hledali řešení, které je snadné pro uživatele a klienta. „Vybírali jsme software, ke kterému nemusíme klientům nebo dodavatelům dávat návod k podpisu,“ upřesňuje Petr Rada. Důležitá také byla možnost implementace do dalších firemních systémů. „Signi splňovalo všechny naše požadavky,“ uzavírá.
Jako poslední přistoupili v PKF APOGEO k digitalizaci HR. „Byli jsme ona pomyslná kovářova kobyla,“ s nadsázkou glosuje Kateřina Francálková, HR manažerka PKF APOGEO. „Teprve novela zákoníku práce z října 2023 však umožnila digitalizovat všechny HR dokumenty,“ doplňuje. K digitalizaci HR agendy zvolili v PKF APOGEO systém Alveno. „Jedná se o přehledný systém, ve kterém najdeme veškeré HR informace. Šetří hodně času a administrativy,“ hodnotí Kateřina Francálková. „Přidanou hodnotou byla také tehdy čerstvě navázaná spolupráce Alveno a Signi,“ dodává.
Systém Alveno má integrovaný vlastní elektronický podpis. S podpisem od Signi jsou ve vzájemné symbióze. Zatímco podepisování v Alveno se hodí pro situace, které vyžadují prostý podpis, například předávací protokoly, písemné seznámení zaměstnanců se směrnicemi nebo GDPR souhlasy, podpis od Signi je vhodný zejména pro pracovněprávní agendu. „Signi využíváme pro zásadní pracovněprávní dokumenty: pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dodatky k pracovní smlouvě, dohody o home office, dohody o zvyšování kvalifikací, pracovní posudky nebo pro mzdové výměry,” vyjmenovává Kateřina Francálková.
Některé dokumenty však v PKF APOGEO podepisují postaru. Jedná se zejména o dokumenty k ukončení pracovního poměru: zrušení pracovního poměru ve zkušební době, dohody o rozvázání pracovního poměru nebo výpovědi. „Zatím neexistuje soudní praxe. A upřímně řečeno nechci, aby zrovna naše firma vytvořila precedens,“ poznamenává Kateřina Francálková. Ve své praxi se také setkala s tím, že zaměstnanci elektronický podpis odmítli. „Setkávám se i s mladšími ročníky, které jsou digitálním HR zaskočeny. Je to pochopitelné. Digitální HR je s námi teprve rok, zaměstnanci tak neměli možnost se s elektronickými dokumenty seznámit,“ uvádí Kateřina Francálková.
Samotné zavedení elektronického podpisu probíhalo relativně rychle. „Po první informativní schůzce, kde jsme si ujasnili, co od Signi očekáváme (např. nastavení vizuálů) proběhlo představení Signi našim uživatelům. Zhruba za měsíc jsme už 100% podepisovali se Signi,“ vzpomíná Petr Rada, COO, PKF APOGEO. Obdobně svižně probíhala implementace HR systému Alveno. „Po podpisu smlouvy jsme prošli zaškolením od implementačního specialisty. Podepisovat jsme začali do 3 týdnů,“ vzpomíná Kateřina Francálková. „Nejprve jsme spustili docházkový systém. Nyní postupně doplňujeme systém tak, aby v něm byla kompletní HR data,“ dodává.
V průběhu používání elektronického podpisu se občas setkají s technickými problémy. „Musím říct, že Helpdesk Signi je urputný. Reakce na ticket bývají v řádu jednotek hodin. Pokud neodpovíme, že už je vše v pořádku, urgují nás,“ hodnotí Petr Rada. Kateřina Francálková rovněž chválí podporu Alveno: „Předem jsem si systém nastudovala. Musím ocenit kvalitní videa, která používáme, když potřebujeme něco nastavit. A helpdesk také reaguje velmi rychle,“ dodává.
Od zavedení elektronického podpisu v PKF APOGEO výrazně snížili náklady. Petr Rada vyčíslil úsporu u uzavírání dodavatelských smluv na zhruba 50 % nákladů. „Jedná se o zhruba polovinu agendy. Když vezmeme v úvahu, že jsme smlouvy zasílali poštou, cenu poštovného a strávený čas, jedná se o výraznou úsporu. Navíc, když má asistentka volno, musím zaskočit já,“ dodává s úsměvem. Podobně vyčísluje úspory v systému Alveno Kateřina Francálková. „Dle mých odhadů se jedná o zhruba 30% úspory,“ odhaduje.
„Nebojte se digitalizovat. Každá změna bolí. S výsledkem ale budete spokojeni,“ povzbuzuje Kateřina Francálková. Petr Rada s úsměvem dodává: „Já jsem větší optimista. Bolest nebude příliš velká.“
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
