Elektronický podpis je trend současnosti a velká konkurenční výhoda pro firmy, které s digitalizací začnou včas. Například v HR už 70 % českých firem o digitalizaci a zavedení elektronického podpisu uvažuje, a dokonce 90 % personalistů se shoduje na tom, že současná doba diametrálně urychlila digitalizaci HR procesů.
Elektronický = digitální podpis dnes využívají firmy napříč segmenty. Nezáleží na tom, jak je firma velká, jakou má právní formu, ani na tom, kdo jsou její zákazníci. Digitální podepisování se prostě hodí všude. A všude ulehčuje rutinní administrativu a šetří firmám čas a koneckonců i peníze.
Automatizace některých byznysových procesů vám pomůže škálovat podnikání. Digitální podpis a s ním digitalizované související procesy vás zkrátka zbaví mnoha starostí. Podívejme se teď, jak a proč se do digitálního podepisování pustit a co všechno vám elektronický podpis umožňuje řešit.
“Elektronický podpis není a nemůže být právně závazný.” S tímto tvrzením se setkáváme skutečně často. A řekneme vám: NENÍ to pravda. Díky nařízení Evropské unie 910/2014, známé jako eIDAS mají elektronické dokumenty stejnou právní platnost jako ty na papíře. Tato certifikace specifikuje právní závaznost elektronické identifikace a podpisů na celém území Evropské unie. eIDAS zároveň rozlišuje hned několik různých typů elektronického podpisu:
Rozdíl mezi jednotlivými typy podpisu přitom nespočívá jen v samotné formě, ale také v možnostech jejich používání.
Prostý elektronický podpis nemá přesně definované požadavky na formu, ani na úroveň zabezpečení podpisu. V podstatě může jít i o podpis v e-mailu nebo naskenovaný podpis rukou. V případě sporů je tento typ prakticky bezcenný.
Zaručený elektronický podpis se jeví jako mnohem důslednější:
Používání zaručeného elektronického podpisu je díky všem těmto kritériím už velmi bezpečnou volbou. Vymahatelnost je značně vysoká, téměř 100%. Na tento typ podpisu narazíte nejčastěji ve vašem internetovém bankovnictví, kde podepisování probíhá na základě provedené identifikace. Ta probíhá prostřednictvím SMS zprávy nebo ve speciální aplikaci (obvykle nějaký typ “klíče”) pomocí tokenu.
Nejvyšší úroveň bezpečnosti nabízí kvalifikovaný elektronický podpis. Tady jsou požadavky na bezpečnost a ověřování identity všech podepisujících stran skutečně přísné. eIDAS tento typ podpisu definuje jako zaručený elektronický podpis, jenž byl vytvořen kvalifikovaným prostředkem a je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy. Kvalifikovaný elektronický podpis sám o sobě zahrnuje identitu podepisující strany. Tuto identitu již ověřila příslušná autorita.
V podnikání můžete používat prakticky všechny typy elektronického podpisu. Platnost a vymahatelnost je trošku složitější kapitola digitálního podepisování a všechno lze nastavit a řešit tak, aby to bylo právně v pořádku. Plnou váhu dává zákon pouze kvalifikovanému elektronickému podpisu, tedy v tom smyslu, že jej můžeme použít všude tam, kde bychom jinak vyžadovali podpis vlastní rukou.
Dokumenty, které vyžadují úřední potvrzení, dobře ošetříte tzv. časovým razítkem. Toto razítko zaručuje, že dokument nebude zpětně změněn a jasně říká, kdy a kde byl dokument podepsaný.
Podle průzkumu společnosti Digital factory s.r.o., která vyvíjí českou podpisovou aplikaci Signi, můžete elektronický podpis bez obav použít pro podpis až 97 % všech dokumentů, které spadají do obchodní nebo HR agendy. Evidují zde stovky dokumentů, pro které je elektronický podpis naprosto vhodný. Podepíšete jím vše od kupních a nájemních smluv, až po nábor zaměstnanců.
Elektronický podpis přináší do firem úplně novou úroveň efektivity, šetří čas, náklady a koneckonců i životní prostředí. Zároveň si můžete takto podepsané dokumenty také digitálně archivovat. Takový archiv vám nezabere místo ve skladu a na pár kliknutí v něm rychle a bezpečně najdete vše, co potřebujete.
I dnes ale v některých případech lidé upřednostňují vlastnoruční podpis. Toto je typické především pro kontakt se státní správou. Všude jinde už ale elektronický podpis pozvolna přichází na místo toho klasického. Služba Signi pracuje s druhým stupněm podepisování, tzv. zaručeným elektronickým podpisem. Ten umožňuje jasné a průkazné ověření totožnosti všech (dvou či více) podepisujících stran.
Tento typ podpisu uplatníte při podpisu drtivé většiny dokumentů, a to jak v osobním, tak i v obchodním životě. Výjimkou zůstává již zmíněná komunikace se státní správou, poskytování plné moci apod.
Ověření totožni v aplikaci Signi probíhá prostřednictvím unikátního PIN kódu, který všem podepisujícím stranám dorazí jako SMS na mobilní telefon. Dvoufaktorové ověření garantuje, že dokumenty, které založíte a podepíšete v Signi, jsou právně zcela závazné a v případě soudního sporu také plně vymahatelné.
Webové aplikace jako Signi jsou připraveny pro téměř okamžité použití. Není třeba nic instalovat, ani složitě programovat. Stačí mít k dispozici chytré mobilní zařízení nebo počítač připojený k internetu.
V Signi umí digitální podepisování propojit i se systémy, které ve firmě už používáte. Mají připravené konektory na různé typy CRM, ERP, HR nebo účetních systémů. A pokud máte něco specifického, je možné propojit váš systém přes API, které se upraví dle konkrétních požadavků.
Váš systém se díky tomu jednoduše a v krátkém čase propojí s digitálním podepisováním. Veškeré procesy, které s vytvářením, rozesílkou a archivací podepsaných dokumentů souvisí, tak budete mít na jednom místě.
Digitalizace jako taková není jednoduchá. Ale úsilí, které do toho procesu vložíte, se vám brzy vrátí. Samozřejmě výsledky nebudou obratem. Nějakou dobu potrvá, než si na to ve firmě všichni zvyknete a naučíte se digitální podepisování používat, a hlavně využívat jeho benefity, na všech úrovních.
S digitálním podepisováním a dobře zvoleným typem elektronického podpisu nemůžete udělat chybu. Vždy tím získáte výraznou konkurenční výhodu. A navíc budete šetřit firemní kasu, svůj čas i životní prostředí.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
