GRiT pomáhá digitalizovat doklady a skladové procesy přes 3 000 firem. Jeho klienti, mezi které patří např. Pilulka.cz, OBI nebo Ovečkárna, díky optimalizaci procesů ročně ušetří desítky milionů korun a stovky hodin práce. Úspěchu firmy napomáhá také zavedení digitálního HR systému Target s podpisem od Signi.
Firmám pomáhají s odstraněním zbytečného papírování. Aby byli pro klienty vzorem, stále optimalizují a modernizují také vlastní procesy. Více než 10 let například využívají pro HR moderní systém Target.
Novela zákoníku práce, která vstoupila v účinnost v říjnu 2023, mimo jiné umožnila plně digitalizovat celou HR agendu. Pro GRiT však znamenala také navýšení počtu HR dokumentů, které bylo potřeba manuálně chystat. Na dobu před zavedením digitálního podpisu vzpomíná Silvie Halouzková. „Všechny HR dokumenty jsme 2× vytiskli, dali CEO k podpisu a pak dokumenty odesílali. Museli jsme přitom ručně odškrtávat, kdo dokument odevzdal a kdo ne, což bylo extrémně náročné. Často se takto u CEO nakupilo na stole 80 dokumentů ve dvou vyhotoveních. Doslova metrová kupa papírů.“
Novela zákoníku práce umožnila také digitalizaci všech HR dokumentů. Firma se proto na podzim 2023 rozhodla k HR systému Target přidat digitální podpis. Z možných řešení si v GRiTu vybrali Signi.
Doporučení dostali od společnosti M-PRO, poskytovatele HR systému Target. Signi totiž nabízí řešení v rámci integrace v HR systému Target, podpis však lze využít i samostatně pro situace, které HR systém nepokrývá. Rozhodující pro výběr byla jednoduchost a intuitivnost systému.
Jako pilotní projekt digitalizace HR dokumentů v GRiTu zvolili podpis dohod o mlčenlivosti. Napojení na Target vyžadovalo technické úpravy, přesto podepsání NDA proběhlo bez problémů. Poté postupně digitalizovali podepisování dalších HR dokumentů.
„Připravovali jsme různé šablony a vkládali potřebná data do Targetu. Stále je před námi kus práce, ale za poslední půlrok vidíme velký pokrok,“ hodnotí přechod na digitální HR Silvie Halouzková. „V celém procesu musím ocenit práci zákaznické podpory Signi, která ochotně vyřešila všechny naše otázky při přechodu na digitální podpis,“ uzavírá.
Pro hladký přechod na digitální HR bývá velmi důležitý správný onboarding zaměstnanců. Ten probíhal ve spolupráci s Ondřejem Synovcem, CEO Signi. Ondřej zodpověděl všechny otázky a rozptýlil možné obavy zaměstnanců. „Na onboarding jsme dostali většinou kladnou zpětnou vazbu. S žádnými problémy jsme se nesetkali,“ vzpomíná Silvie Halouzková. „Naši zaměstnanci jsou otevření novým technologiím. A pokud by přece jen někdo zatoužil po tužce a papíru, může si kopii smlouvy vytisknout a založit,“ dodává.
Díky digitalizaci HR získali v GRiTu lepší přehled o dokumentech. Od zavedení digitální podpisu neuběhl ještě ani rok, proto je obtížné vyčíslit finanční úspory. Už teď je však jasné, že digitální HR šetří tiskárnu a české lesy. A hlavně ulehčuje práci CEO, který už nemusí řešit stohy papírů na stole ve dvou vyhotoveních, které dosahovaly metrové výšky.
HR oddělení získalo dobrý přehled nad stavem dokumentů: jednoduše v systému zjistí, kdo má podepsáno a kdo ne. Podepsaný dokument se zároveň automaticky ukládá do složky daného zaměstnance.
Pár kliknutí tak nahradí dřívější zdlouhavé kolečko. Dokument se musel:
V budoucnu GRiT plánuje zavést digitální podpis od Signi pro všechny pracovněprávní dokumenty. Zejména se těší na využívání hromadné rozesílky, která umožňuje najednou odeslat i 1 000 dokumentů. HR oddělení se tak uleví hlavně v lednu, kdy je čeká podepisování růžových prohlášení poplatníka. Se Signi vše zvládnou na pár kliknutí.
Chcete vědět víc o integraci Signi v systému Target? Podívejte se na náš webinář Digitální HR nejen ve výrobních firmách.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
