Mezi lidmi stále panuje obava, že je digitální podepisování dokumentů složité. Přitom opak je pravdou. Když víte, jak elektronický podpis použít, usnadníte práci ve firmě nejen sobě, ale také svým lidem. Navíc digitalizace téměř všech odvětví lidské práce enormně zrychluje a pokud na elektronické papírování nepřejdete co nejdřív, dáváte konkurenci velký náskok.
Papírové dokumenty uvolňují místo těm elektronickým. Díky elektronickému podpisu probíhá rychleji například onboarding zaměstnanců, potvrzování zákaznických smluv, uzavírání dokumentace na pobočkách, hromadné rozesílky dokumentů nebo přeshraniční kontrakty. A to je jen zlomek toho, co všechno vaši lidé na denní bázi vyřeší díky elektronickému podepisování.
O elektronickém podpisu se hodně mluví, řada lidí v terminologii ještě tápe, některé pojmy se zaměňují. Elektronický podpis je především právní pojem. Obecně jde o trvalý záznam úmyslu jednotlivce. Elektronický podpis zahrnuje data v elektronické podobě, připojená k jiným datům v elektronické podobě, nejčastěji k dokumentu.
Digitální podpis naproti tomu označuje šifrovací technologii používanou v řadě aplikací a firemních systémů, včetně aplikací pro elektronické podepisování. Jednoduše řečeno: digitální podpis je druh elektronického podpisu. Ten, který je založen na digitálním certifikátu.
Česká i evropská legislativa, která se váže k digitálnímu podepisování, podléhá nařízení Evropské unie 910/2014, tzv. eIDAS. Na základě tohoto nařízení se rozlišují 3 úrovně elektronického podpisu:
Všechny podpisy jsou právně závazné a vymahatelné na celém území EU. Což je pro vás zcela klíčová informace.
Nehledejte v elektronickém podpisu žádnou velkou vědu. Moderní aplikace na digitální podepisování, k jakým patří mimo jiné Signi, umožňují podepsání dokumentu doslova na pár kliknutí, bez zdlouhavé integrace nebo složité registrace.
Jakmile se zaregistrujete v Signi, můžete podepisovat. V rozhraní webové aplikace snadno vytvoříte návrh dokumentu k podpisu a vložíte do něj všechny potřebné osobní údaje. Připravený dokument pohodlně podepíšete za sebe a odešlete jej k podpisu protistraně. Z notifikace v e-mailu se protistrana dostane do dokumentu a po 2faktorovém ověření dokument podepíše. A vy máte hotovo.
O bezpečnost svých dat se rozhodně nemusíte obávat. Elektronický podpis dokumentu probíhá v kontrolovaném prostředí webové aplikace Signi, což zajišťuje nezpochybnitelné spojení podpisu s dokumentem. Celý průběh vytvoření a podepisování dokumentu zachycují detailní logy a vzniká podrobná auditní stopa.
Na rozdíl od většiny řešení elektronického podpisu používá Signi technologii zamykání dokumentů pomocí kvalifikované elektronické pečeti. Ta se používá po každém podepisujícím. Pečeť zajišťuje integritu dokumentu podepsaného elektronickým podpisem. Každý uzavřený dokument pak potvrzuje kvalifikované časové razítko, které bezpečně zaznamená čas uzavření dokumentu i u nezávislé certifikační autority.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
