Implementaci digitálních HR procesů dokončovali v MND Energie těsně před Vánocemi. S odstupem by mnoho věcí udělali jinak.
Jak připravit digitalizaci HR ve firmě s několika pobočkami? Spolu se Zdeňkou Drahorádovou, specialistkou na nábor a HR projekty MND Energie, jsme připravili 5 lekcí z implementace digitálního HR.
MND Energie je součástí energetické skupiny MND se stoletou tradicí. Skupina působí v oblasti těžby, obchodování a dodávek energií. Přestože pracuje s tradičními zdroji energie, patří digitalizace mezi její základní hodnoty.
Firma působí v několika lokalitách. Kromě centrály v Praze také v Kolíně, Ústí nad Labem a Hodoníně. Právě práce na více pobočkách byla jedním z důvodů, proč se firma začala více zabývat digitalizací HR.
Klíčové informace
S digitalizací už měla firma MND Energie zkušenost z jiných oddělení, včetně elektronického podepisování smluv se zákazníky zavedeného v době covidu. „Naší strategií napříč celou firmou je být digitální. Řekli jsme si, že HR nebude sedět v koutě,“ s úsměvem podotýká Zdeňka Drahorádová, specialistka na nábor a HR projekty MND Energie.
„My jsme jedna z firem, které přišly v době covidu s možností elektronického podpisování u našich zákazníků. A chtěli jsme ten stejný komfort nabídnout i našim zaměstnancům.“
Kromě logistických důvodů bylo motivem pro digitalizaci zjednodušení administrativy, snížení nákladů, ale také environmentální hledisko. Pokud dokumenty nemusí vznikat fyzicky ani cestovat mezi pobočkami, jejich dopad je jednoduše menší. Jak podotkla Zdeňka Drahorádová: „Čím méně papírů, tím méně mrtvých stromů.“
„Nejde jen o úsporu papíru. Je potřeba dívat se i na jednoduchost procesů. Fungujeme na několika lokalitách – Praha, Kolín, Ústí nad Labem a Hodonín. Když se dokumenty podepisují na centrále, je proces jejich posouvání mezi pobočkami velmi náročný.“
Díky předchozí zkušenosti firmy s digitalizací nemuselo HR oddělení složitě vysvětlovat přínosy nebo obhajovat rozpočet před vedením. A ani pro zaměstnance nebyla digitalizace úplně nová: mnozí se s ní setkali například při uzavírání smluv s obchodními partnery.
Přechod na digitální HR započal před zhruba 3 lety, kdy se v MND Energie rozhodli pro změnu personálního systému. Od 1. 1. 2024 přešli na nový HR systém OKbase. Zároveň se rozhodli rozšířit jej o elektronické podpisy Signi.
Při tak velkém projektu, jako je digitalizace HR, věnovali velkou pozornost přípravě. Na palubu potřebovali dostat jak vedení, tak zaměstnance, a také vaše kolegy v HR oddělení v centrále i na pobočkách. Ve firmě, která funguje na více lokalitách, si navíc potřebovali ujasnit, kdo bude projekt koordinovat a jak se budou informace předávat mezi jednotlivými týmy.
„Nejdůležitější pro nás byla komunikace zaměstnancům. Digitální HR nemůžete nařídit. Potřebujete ho prodat.“
Před spuštěním projektu také potřebovali získat právní analýzu možností digitalizace, definovat, kdo se bude na projektu podílet, a naplánovat vše časově. Jak postupovali v MND Energie?
Zaměstnanec má vždy právo říct, že nechce. Jak ho dostat na svou stranu? Výhodou MND Energie bylo, že její zaměstnanci už digitalizaci znali z předchozích projektů. „Naši zaměstnanci už věděli, jak je digitalizace pro firmu důležitá,“ podotýká Zdeňka Drahorádová. Mnoho z nich ocenilo fakt, že díky digitalizaci šetří stromy a životní prostředí.
Často však zvítězil prostý pragmatismus. „Dost často se nám stává, že se kolegové přestěhují, ztratí svoje papírové kopie, např. o prodloužení kontraktu. Tady nastupuje OKbase. Ve svém webovém prohlížeči zaměstnanec krásně nahlédne vše, co má podepsané,” objasňuje Zdeňka Drahorádová.
„Zaměstnanec si může kdykoliv otevřít webový portál a podívat se, jaké dokumenty má podepsané. Nemusí hledat papírové kopie.“
Energetika patří mezi vysoce regulovaná odvětví. Každá změna v práci s dokumenty proto musí projít důkladnou právní analýzou. I proto v MND Energie před zavedením elektronických podpisů řešili, jak široce je chtějí v HR procesech používat.
„Problematika elektronických podpisů je pro českou judikaturu relativně nová, proto jsme řešili, jak široce ji chceme v HR procesech používat.“
Digitální HR zná české pracovní právo relativně krátkou dobu. Natolik krátkou, že v některých oblastech chybí ustálená judikatura. “Záleží pak na vašem právním oddělení, nakolik je odvážné,” připouští Zdeňka Drahorádová.
V MND Energie se po poradě s právníky rozhodli digitalizovat téměř všechny HR dokumenty. Jedinou výjimkou zůstávají dokumenty o ukončení pracovního poměru, kde stále chybí dostatek judikatury. Výhledově však firma počítá s přechodem na 100% elektronické podepisování.
Co by Zdeňka Drahorádová doporučila těm, kteří se chystají implementovat digitální HR?
V MND Energie už měli hotové šablony dokumentů pro papírové podepisování. Ty se ale ukázaly jako nevhodné. Pracovníci byli zvyklí hodně údajů manuálně doplňovat po vygenerování. Hodně času pak zabrala jejich úprava. Až díky školení tvorby šablon zjistili, kolik údajů lze parametrizovat a kolik ručních zásahů lze z procesu odstranit.
Zdeňka Drahorádová doporučuje: Nespoléhejte na staré šablony. Nemusí fungovat v novém systému.
95 % zaměstnanců dnes využívá digitální HR. V MND toho dosáhli aktivní komunikací. Často třeba zjistili, že zaměstnanec souhlas s elektronickou komunikací nepodepsal prostě proto, že mu informace v záplavě sdělení unikla.
Zdeňka Drahorádová doporučuje: Nečekejte na reakci, zavolejte, zastavte se u kolegy a zjistěte, proč váhá.
Zaměstnanec dostává pracovněprávní dokumenty zásadně na svůj soukromý e-mail. Tak to vyžaduje zákoník práce. Zaměstnance to může zmást. Pokud poslední dokument podepsali před půl rokem, už si přirozeně nepamatují, kde ho hledat. Vyplatí se pravidelné připomenutí, jak systém funguje.
Zdeňka Drahorádová doporučuje: Pravidelně připomínejte zaměstnancům, třeba na pracovní e-mail, jak se do systému přihlásit a jak funguje.
Projekt načasujte tak, aby spadal do sezóny, kdy ve firmě podepisujete hodně dokumentů. Může to být začátek jara, kdy zaměstnanci podepisují platové výměry a dodatky ke smlouvám. V MND Energie načasovali start podpisů na leden, kdy podepisování ještě neprobíhá. Se systémem se tak setkala jen třetina zaměstnanců.
Zpětně by v MND Energie lépe rozfázovali i samotné spuštění projektu, aby se najednou neřešili stávající zaměstnanci i nové nástupy.
Zdeňka Drahorádová doporučuje: Optimální je období, kdy zaměstnanci podepisují více dokumentů v krátkém časovém úseku, a mají tak možnost si systém vyzkoušet.
Při implementaci získali v MND Energie kvalitní školení jak od Signi, tak OKbase. Osvědčilo se ke školení vrátit, pořídit si nahrávky nebo jiné záznamy. Po měsíci či dvou ostrého provozu pracovníky HR napadaly zcela nové otázky a byli schopni využít další funkce obou systémů.
Zdeňka Drahorádová doporučuje: Před ostrým provozem nás spousta věcí nenapadla, nebo jsme si mysleli, že je nevyužijeme.
Začít podepisovat od ledna? Termín konce roku se nabízí. Jenže prosincové období zahrnuje mnoho uzávěrek, dovolených a dva týdny svátků. Pokud finišujete s projektem, často nezastihnete klíčové partnery nebo zaměstnance.
Zdeňka Drahorádová doporučuje: Vánoce znamenaly zbytečný stres. Ten snadno eliminujete načasováním. Při plánování myslete i na to, že se při finiši potřebujete občas s někým poradit.
Co digitalizace přinesla
MND Energie při implementaci zažila úspěchy i faily. Výsledek za to ale stál. Co by doporučila ostatním firmám? „Určitě stojí za to zjistit si, jaké jsou možnosti digitalizace HR. U nás to šetří čas, nervy i administrativu,“ vypočítává Zdeňka Drahorádová. „Digitální HR rozhodně za to stojí. Ale ne o Vánocích,“ dodává.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
