Návod jak používat elektronický podpis

Elektronický podpis dokumentu se pomalu stává novou normou. Firmy čím dál častěji a čím dál rychleji optimalizují své procesy a začínají podepisovat digitálně. Elektronický podpis otevírá cestu k celkové digitalizaci firmy.

Samotný proces digitálního podepisování se může mírně lišit, podle toho, jaké si vyberete řešení. Obecně však lze definovat několik bodů „scénáře“, podle něhož elektronický podpis dokumentu probíhá.

Jak probíhá elektronický podpis?

Zvolte si vhodnou platformu pro elektronický podpis, například Signi. Zhodnoťte si, jestli vám nástroj výhovuje, a to ne jen z hlediska funkcionality, ale i co se týká nákladů. Vyzkoušejte si bezplatnou verzi aplikace a zaměřte se na to, jestli se vám s aplikací dobře pracuje.

Pokud máte platformu zařízenou, pusťte se do podepisování prvního dokumentu.

• Nahrejte si dokument, který chcete podepsat. Buď dokument přetáhněte  do aplikace nebo vyberte soubor z vašeho počítače. Poté vytvořte návrh dokumentu.
• Přidejte podepisující strany. Doplníte údaje o protistraně. Vaše údaje už většinou máte předepsané v rámci aplikace, kterou používáte.
• Přidejte pole, do kterých se později vy a protistrana podepíšete.  Pole bývá obvykle označené textem Podpis.
• Pokračujte dále a doplňte datum a místo podpisu.
• Podepište dokument za sebe. Slouží k tomu obvykle tlačítko Podepsat a poté se vám zobrazí návrhy typů písma pro podpis.
• Poté, co sami dokument podepíšete, máte hotovo. Systém za vás odešle dokument k podpisu protistraně. Podepisující osoba projde 2faktorovým ověření totožnosti. V Signi ověření totožnosti probíhá přímo v aplikaci, neřešíte nic navíc.
• Poté protistrana dokument finálně podepíše.

Jakmile dokument podepíší všechny protistrany, dokument se uzavře jako podepsaný. Dokument si pak ideálně uložíte do elektronického archivu a dojde k nastavené archivaci dle legislativních požadavků.