Záznam a přepis webináře: Podepsáno na cestách: Elektronický podpis v logistice a dopravě

Dopravní firmy jsou mistři logistiky. Jak ale řídit vlastní podpisové kolečko? Přijďte se přesvědčit, jak díky elektronickému podpisu uvolníte řidičům ruce. Už žádné zbytečné ježdění na centrálu.  Dokument podepíšete opravdu kdekoli: třeba na odpočívadle na D1 nebo při čekání na celní kontrolu.

Na webináři si ukážeme:

• jak elektronicky podepisovat se Signi
• jak mít díky Prytanis vše přehledně v jednom systému
• ukážeme vám také prakticky podpisové kolečko.

Webinářem provází:

• Martin Janoušek, PRYTANIS
• Tomáš Jílek, PRYTANIS
• Jan Artner, Head of Sales, Signi

Jak často najdete zaměstnance logistiky v kanceláři? Podepsat pracovní smlouvu, mzdový výměr nebo dodatek smlouvy přitom tradičně znamená čekat, tisknout, posílat poštou a pak doufat, že se dokument vrátí zpět. Webinář, který jsme uspořádali společně s Pritanisem, ukázal, že to jde jinak.

Elektronický podpis v logistice: na rychlosti záleží

Pro firmy, jejichž zaměstnanci tráví většinu pracovní doby za volantem nebo v terénu, je distanční podpis výraznou provozní úsporou. Namísto čekání na fyzické setkání, tisku dokumentů a jejich předání stačí dokument odeslat online a sledovat v reálném čase, jak se vrací podepsaný.

To platí například pro:

• pracovní smlouvy a jejich dodatky,
• mzdové výměry,
• směrnice a interní dokumenty,
• nástupní dokumentaci nových zaměstnanců.

Elektronické podepisování tak řeší konkrétní problém logistiky: jak doručit dokument lidem, kteří nejsou fyzicky přítomní na jednom místě.

Jak začít digitalizovat v logistice

Jak na webináři zmínil Honza Artner ze Signi: „Každý má chytrý telefon a k tomu potřebuje jen soukromý e-mail. Je to jenom o vůli firmy tuhle změnu udělat.“

Klíčové je nepřecházet ze dne na den z nuly na sto, ale postupovat ve fázích.

Typický postup:

• Začít jednodušší agendou, například elektronickými výplatními páskami, které nevyžadují podpis.
• Otestovat proces na omezené skupině zaměstnanců.
• Postupně přidávat další typy dokumentů – například dodatky smluv nebo mzdové výměry.

Součástí zavádění je i komunikace směrem k zaměstnancům. Proto zaznělo, že adopční balíčky pomáhají firmám nastavit komunikační strategii, připravit zaměstnance na změnu a identifikovat případná rizika.

Celá implementace – od úvodní analýzy po ostrý provoz – trvá přibližně dva až tři měsíce.

Návratnost digitalizace: jak začít počítat úspory

Na webináři zaznělo, že návratnost elektronického podpisu se nepočítá jen z ceny licence, ale z provozních nákladů, které firmy běžně přehlížejí.

Jde zejména o:

• čas personalistů při přípravě, tisku a kontrole návratnosti dokumentů,
• náklady na poštovné nebo kurýrní služby,
• opakované zasílání ztracených dokumentů,
• administrativu spojenou s nedodrženými lhůtami.

Elektronické podepisování zároveň přináší přehled o tom, kdo dokument obdržel a zda jej podepsal. HR tak nemusí ručně dohledávat, komu ještě volat.

Jak vypadá integrace v Prytanisu?

Tomáš Jílek z Prytanisu na webináři předvedl živou ukázku celého procesu.

Z prostředí Prytanisu lze:

• generovat dokumenty ze šablon (Word),
• přiřadit podepisující osoby,
• rozeslat dokumenty jednotlivě nebo hromadně jedním kliknutím.

Systém podporuje dva způsoby umístění podpisu:

• na samostatný podpisový arch na nové stránce,
• přímo na konkrétní pozici v dokumentu pomocí značek v šabloně.

Podepsané dokumenty se automaticky ukládají zpět do systému jako PDF, které nelze dodatečně upravit.

Co lze přes Prytanis podepisovat?

Z webináře vzešlo několik konkrétních příkladů dokumentů, které firmy v praxi řeší:

• pracovní smlouvy a jejich dodatky – včetně možnosti podepsat při nástupu nového zaměstnance čistě na dálku,
• mzdové výměry – hromadné rozeslání stovkám zaměstnanců jedním kliknutím,
• vytýkací dopisy a jednostranné výpovědi – dokumenty s právně závaznou fikcí doručení,
• směrnice a interní dokumenty – s přehledem o tom, kdo už podepsal a kdo ještě ne,
• prezenční listiny – například z firemních školení nebo porad,
• jakýkoliv externí dokument, který nevznikl přímo v Prytanisu.

Nejčastější otázky z webináře

Jak to obstojí u soudu?
Každý podepsaný dokument obsahuje auditní stopu a kontrolní list s kompletním záznamem procesu. Instituce i soudy tento způsob prokazování akceptují.

Kde jsou dokumenty fyzicky uloženy?
V Prytanisu na serveru klienta. V Signi v cloudu Microsoft Azure ve Frankfurtu. Data neopouštějí EU, služba má certifikaci ISO 27001.

Co když někdo nepodepíše?
Systém automaticky posílá upomínky. Pokud rozesíláte dokument 200 zaměstnancům, každý dostane vlastní žádost.

Kdy se dokument uzamkne?
Jakmile podepíší všechny strany. Mezi jednotlivými podpisy dokument nikdo změnit nemůže.

Lze podepsat přímo na tabletu na místě?
Ano, Signi tuto možnost podporuje. V Prytanisu zatím není implementována, ale je v plánu.

Máte zájem dozvědět se více?

Pokud řešíte elektronické podepisování dokumentů v logistice nebo zvažujete napojení na Prytanis, můžete navázat na webinář individuální konzultací. Zajímá vás, jak může dokument projít firmou bez fyzického oběhu mezi pobočkami? V záznamu uvidíte celý proces krok za krokem.