Moderní výroba musí šlapat jako dobře seřízený stroj. Papírování ji nesmí zdržovat. Proto potřebuje kvalitní informační systém na míru. Přesně takový nabízí společnost QI GROUP. Její informační systém QI je na trhu už 23 let a využívá ho přes 50 000 uživatelů. Mimo jiné dopomáhá k hladké výrobě v řadě firem od výrobce rodinných domů RD Rýmařov po společnost A. W., která zajišťuje produkci Olomouckých tvarůžků. QI nabízí 31 modulů zahrnujících různé funkcionality včetně elektronického podpisu od Signi.
„Možná si výrobu představíte jako rachotící stroje a popojíždějící ještěrky. Ve výrobě ale obíhá spousta dokladů,“ objasňuje Ondřej Antonín, obchodní ředitel společnosti QI GROUP, a doplňuje, „na začátku máte objednávku. K ní vytváříte žádanky, vydáváte materiál. Hotový výrobek umísťujete na sklad, vystavujete dodací listy zákazníkům, a tak bych mohl pokračovat.“
Informační systém QI umí pokrýt celý proces výroby od technické přípravy přes její plánování a řízení, vyhodnocování i technickou kontrolu, až například po sledování drahého nářadí. To vše zákazníkovi na míru.
Každý dokument v systému QI je možné podepsat elektronickým podpisem od Signi. „Typický klient ani nezaznamená, že právě podepisuje v Signi. Přibude mu jen tlačítko v QI. Vše je jednoduché a intuitivní,” podotýká Ondřej.
Jak probíhá digitální podpis ve výrobě prakticky? Zaměstnanci budou od ponku těžko klikat na vlastním mobilu. „Většinou už je na výrobě terminál nebo průmyslový tablet. Na něm se může podepsat více zaměstnanců. Signi umí dodat i kiosek,“ vysvětluje Ondřej. Digitální podepisování tak zvládne opravdu každý.
Pokud se výrobní firma rozhodne pro digitalizaci, měla by začít s implementací postupně. „Nejprve si společnost vybere jedno oddělení, obvykle to, kde je digitalizace nejvíce potřeba. Jakmile systém vyzkouší a zjistí, že je efektivní a šetří náklady, pustí se postupně do dalších. Pak se systém zavede do celé firmy,“ podotýká Ondřej.
Velmi často firmy začínají smlouvami, poté digitalizují objednávky a pak postupují dále. Praktická je digitalizace zákaznických objednávek. E-mail sice pro potvrzení stačí, pokud se ovšem jedná o velkou zakázku, je vhodné mít všechno perfektně podchycené.
QI rozumí i specifikům HR výrobních firem, ve kterých zaměstnanci podepisují velký objem dokumentů. Hned na začátku spolupráce při nástupu obvykle získávají drahé nástroje a pracovní pomůcky, seznamují se s provozem a výrobními postupy. Musí podepsat hmotnou odpovědnost, převzetí nástrojů a materiálů, školení bezpečnosti práce a další zaškolení a kurzy.
„Digitalizací tento proces zpřehledníte, zjednodušíte a zkrátíte. Všechno se automaticky propíše do složky zaměstnance. Znáte tak přesně datum události, snadno např. vyhledáte, zda byl proškolen nebo kdy si převzal drahý nástroj,“ vyjmenovává Ondřej výhody digitalizace HR
V QI Groupu si vyzkoušeli digitalizaci na vlastní kůži. Začínali postupně, tedy tak jak to nyní radí svým klientům. Nejprve digitalizovali smlouvy a jejich dodatky, poté řešili licenční smlouvy a interní směrnice. Nově se zaměřili na HR včetně pracovních smluv. A jak na digitalizaci vzpomíná Ondřej? „Než jsme Signi nasadili klientům, vyzkoušeli jsme ho sami na sobě. Musím říct, že od té doby všechno běží jako na drátkách. Ušetříme nejen peníze, zásadní je úspora času zaměstnanců. Týdně tak získáme hodiny navíc.“
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
