Konec manuální práce nejen v HR

Digitalizace není elektronický podpis nebo skenování papírových dokumentů. Je to změna procesů, jiný přístup k práci. Pokud je digitalizace provedena správně, manuální otrocká práce je nahrazena automatizací a vaši zaměstnanci věnují svůj čas aktivitám, které mají smysl. Představujeme vám hromadnou rozesílku (nejen) pro HR dokumenty.

 

Důvěřují nám lidé z více než 500 inovativních firem

  • Alza.cz logo
  • Footshop logo Signi
  • lmc logo
  • Multisport logo
  • Nova Signi logo
  • Remax logo
  • Rohlík.cz logo
 

Co je hromadná rozesílka pro HR?

Plnou sílu a výhody elektronického podpisu pochopíte až v momentě, kdy je použitý ve smysluplném procesu. A jeden takový proces jsme pro vás v Signi připravili. 90 % firemních dat máme v Excelu a nebo jsme schopni do něj data vyexportovat. A stejné procento dokumentů u vás ve firmě se neustále opakuje a vytváříte je ze vzorů.

My jsme propojili vzory dokumentů s Excelem a výsledkem je možnost doslova na pár kliknutí naimportovat data, doplnit je do připravených vzorů, ze kterých ihned vygenerujeme hotové dokumenty a odešleme ke schválení a podpisu. Klidně na 1 000 kontaktů najednou. Nepotřebujete žádný další software. Ihned vidíte stav podepisování a můžete upomínat opozdilce.

Proč by vás hromadná rozesílka měla zajímat?

Zmapovali jsme nečastěji používané dokumenty v HR, a proto víme, které obíhají firmou nejčastěji a zabírají vám nejvíce času. Naše mise v Signi je zbavit svět papírových dokumentů a naše klienty otrocké práce a zbytečné administrativy.

Všechny HR studie říkají, že vy i vaši kolegové se chcete věnovat smysluplné práci, chcete tvořit, potkávat se, realizovat se. Nikdo už dnes nechce otročit v době papírové, manuálně vypisovat formuláře a pak s nimi obíhat po firmě. Chcete nejlepší lidi? Dejte jim ty nejlepší nástroje pro jejich práci a pak je nechte pracovat. A přesně tak jsme navrhovali hromadnou rozesílku v Signi. Ušetří vám hodiny a dny času.

Kdy hromadnou rozesílku využijete?

Primárně jsme hromadnou rozesílku navrhovali pro HR dokumenty, protože těch ve firmách obíhá nejvíce. Ale využijete jí i s vašimi klienty nebo partnery, když potřebujete všem odeslat dodatek, směnu ceníku nebo podmínek.

  • Růžová lavina se blíží… Tedy nejpozdějí v lednu na hromadný podpis růžových prohlášení, výměrů, dodatků.
  • Váš HR software nepodporuje hromadnou rozesílku a elektronický podpis.
  • Data o svých zaměstnancích máte v excel tabulce, případně máte možnost je do tabulky vyexportovat.
  • Potřebujete rychle a jednoduše rozeslat všem zaměstnancům nebo klientům dokument k podpisu.

20 připravených vzorů k okamžitému použití

Připravili jsme nečastěji používané dokumenty jako vzory v Signi, které můžete ihned použít. Rozšířili jsme naše vzory o možnost automatického doplňování dat z Excelu a následnou hromadnou rozesílku. Víme, že některé dokumenty jako růžové prohlášení před podpisem musí zaměstnanec doplnit. Žádný problém, i na to jsme mysleli a přidali možnost doplňování dokumentů protistranou.

Tip: Potřebujete automatizovat jiné dokumenty? Počítáme s tím a připravíme dle vašich požadavků.

Právní pohled

Hromadné rozeslaní a podpis HR dokumentů je 100% právně správně. Na takto vytvořené a podepsané dokumenty platí stejná pravidla jako pro jednotlivě vytvářené dokumenty. U významných HR dokumentů, které jsme pro vás popsali v tomto dokumentu, doporučujeme podpis na jednom zařízení, chcete- li podpis face to face v kanceláři. Stále zde platí ustanovení zákoníku práce ohledně doručování. Na toto téma jsme pro vás připravili E-book a právní posouzení podpisu dokumentů v HR.

Zákoník práce (přesněji zde umístěný zákon č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů) klade přísné požadavky na doručování písemností, které se uvádí v jeho § 334. Tyto písemnosti musíte nejprve doručit do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti.

Pokud osobní doručení selže, můžete si vybrat jinou formu doručení, například elektronicky (typicky přes datovou schránku). Zákoník práce, ani jiná právní úprava nijak neomezuje možnost podepsat dokument elektronicky, tedy digitálně. Týká se to i dokumentů, na které se vztahuje speciální doručování. Díky tomu můžete úspěšně digitalizovat 100 % vaší  HR agendy.

Připravili jsme pro vás e-book na téma digitalizace v HR

Jak to probíhá?

Připravili jsme pro vás vzory HR dokumentů, které můžete ihned použít. Díky chytré hromadné rozesílce, naimportujete všechny potřebná data pomocí xls nebo csv souboru a na pár kliknutí odešlete k podpisu. Nepotřebujete žádný další software. Ihned vidíte stav podepisování a můžete upomínat opozdilce.

1.

Vyberete vzor HR dokumentu, který jsme pro vás v Signi připravili.

Jak funguje Signi krok 3
2.

Nastavíte údaje v hlavičce, nebo hromadně vyberete skupinu zaměstnanců.

Jak funguje Signi
3.

Vyberte typ elektronického podpisu. Pro HR dokumenty doporučujeme BankID Sign, ale postačí i prostý podpis.

Růžové prohlášení Signi DoDo
4.

Odešlete zaměstnancům k podpisu na e-mailovou adresu, případně podepište na vašem tabletu v kanceláři.

Růžové prohlášení Signi

Uzavřené dokumenty uložíme do vašeho úložiště, případně archivujeme v našem zaručeném archivu. S dokumenty můžete v Signi dále pracovat, filtrovat je, štítkovat, nahrávat k nim přílohy, komentovat a spoustu dalšího.

Další tipy pro větší efektivitu

Digitalizace není jen buzz word. Chytré technologie prolomí ve vaší firmě hranice času i prostoru. Se Signi všechny dokumenty podepisujete online. I když obchodujete s druhou stranou zeměkoule, nebo najímáte zaměstnance z opačného konce republiky. Poradíme vám, jak to dělat ještě lépe.

1

Pokud potřebujete podepsané elektronické dokumenty ukládat do svých adresářů či složek, můžete využít funkci Uložení na Microsoft OneDrive či Google Drive.

2

V některých podpisových scénářích je možné použít funkci automatického vložení podpisu navrhovatele.

3

V některých situacích potřebujete informovat někoho dalšího o průběhu podepisování, typicky vašeho partnera z byznysu. K tomu je možné ho přidat do podpisového scénáře v roli Na vědomí.

4

Ano, víme, že HR dokumenty je třeba skladovat 10 nebo i 30 let. A samozřejmě také víme, že Zákon o archivnictví klade na dlouhodobé skladování elekronických dokumentů určité požadavky. Proto lze v Signi využít funkci Signi Archív a uchovat bezpečně a dle všech požadavků dokumenty na dobu, kterou potřebujete.

75 %
dokumentů je přes Signi podepsáno do 24 hodin
90 %
dokumentů úspěšně podepíší všechny strany

Aplikaci Signi používáme v naší kanceláři přibližně rok a za tu dobu jsme jejím prostřednictvím podepsali řádově stovky dokumentů. Makléři tuto možnost využívají nejčastěji u podpisu zprostředkovatelských, rezervačních a nájemních smluv, AML dotazníků a NDA. Ukazuje se, že klienti tuto službu od nás jednoznačně vítají, protože jim šetří spoustu času.

Štěpán Gjurič, RE/MAX Horizont

Ozvěte se nám

Nechte nám na sebe kontakt, a v krátkém čase vás bude kontaktovat náš specialista.

  • Získáte informace o cenách
  • Zjistíte, jak může Signi pomoci ve vaší firmě
  • Pošleme vám případové studie podobných firem

Nechcete čekat? Zavolejte nám

+420 775 915 536

Online 8-18 hod.

Pro technické dotazy nás kontaktujte tady.

Důvěřují nám lidé z více než 500 inovativních firem

Elektronický podpis zrychlí firemní procesy, ať jsou lidé v kanceláři či na home office. U elektronicky podepsaných dokumentů navíc není třeba řešit fyzickou archivaci – a to je rozhodně plus.

Marek Svatoš, TV Nova

     

    Ještě váháte? Vyzkoušejte si Signi zdarma

    Chci to zkusit