Když hledáme řešení, se kterými chceme Signi v budoucnu integrovat, poohlížíme se především po efektivních a elegantních propojeních, které v sobě nesou potenciál usnadnit práci co největšímu okruhu lidí. Pokud jde o agendu dokumentů, jedním z obecně nejpoužívanějších nástrojů je v tomto směru systém Microsoft SharePoint, který spadá do rodiny softwaru Microsoft 365. A díky konektoru od společnosti NETWORG CZ jej nyní můžete hravě propojit právě se Signi.
Konektor byl vytvořen pro prostředí Microsoft Power Automate a díky tomu je jeho univerzální použití možné pro aplikace SharePoint Online, Dynamics 365 nebo Power Apps. Všechny tyto scénáře se dají propojit i s interaktivním prostředím Microsoft Teams a vy tak můžete dokumenty podepisovat přímo v prostředí tohoto nástroje.
Nejjednodušší napojení na SharePoint umožní využít připravený vzor dokumentu a po vyplnění iniciál podepisovatele a určení, na jaké straně se má dokument podepsat, bude dokument přes službu Signi odeslán k podpisu. Po úspěšném podpisu se dokument uloží do připraveného archivu uložených dokumentů v prostředí SharePoint. Odpadá tak nutnost dokumenty stahovat a ručně zadávat k podpisu, po jehož provedení by se výsledný dokument musel opět ručně stáhnout a zařadit do správné složky. SharePoint je možno otevřít a smlouvy odeslat nebo prohlížet podepsané i v prostředí MS Teams.
K podpisu je možno využít jakýkoli dokument v prostředí SharePoint, a to pomocí připraveného tlačítka nebo spuštění Power Automate procesu ručně. Stačí pouze vybrat stránku, kde se má dokument podepsat.
Řešení pomocí technologie Power Automate je univerzální, a proto se dá konektor libovolně použít v zákaznických aplikacích Dynamics 365 a Microsoft Power Apps. Základní hotový scénář nabízí business proces, který sleduje dokument od výběru vzoru, který se doplní o vložená metadata (automatické vložení textových řetězců přímo do dokumentu), přes zadání podepisovatelů až po uložení podepsaného dokumentu na sdílené úložiště ve formátu PDF. Proces končí i vložením notifikace do příslušného kanálu v MS Teams, kde může pokračovat interní komunikace.
Pokud budete metadata doplňovat ručně, problém samozřejmě není ani tady:
Pokud nemáte v databázi potřebnou protistranu, jednoduše si vytvoříte novou kartu kontaktu:
Vzor je obyčejným souborem ve formátu .docx (Microsoft Word), který je doplnění o XLM odkazy na konkrétní pole u uzpůsobených entit. Připravený vzor stačí nahrát do správné složky v SharePoint a sám se synchronizuje do prostředí Power Apps nebo Dynamics 365.
Při samotném procesu podpisu už se dostáváme do „klasického“ rozhraní, které můžete znát i z naší aplikace. Na řadu přijde 2FA ověření, kdy díky SMS zprávě ověříte svou totožnost a budete vyzváni k podpisu. Následně bude dokument moci být odeslán například k protistranám či odpovědné osobě.
Pokud vás tato integrace zaujala a rádi byste ji využívali i ve vaší firmě, neváhejte se nám ozvat na sales@signi.com.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
