Objevte, jak Signi zjednodušuje práci s dokumenty ve firmách jako je ta vaše.
Společnost Foreigners založili dva univerzitní studenti, Andrea a Vojta, v roce 2009 v Hradci Králové. Chtěli narovnat podmínky pro expaty, u kterých pronajímatelé bytů využívali toho, že neznají situaci v ČR a neúměrně jim zvyšovali nájem. Postupně rozšířili portfolio služeb a dnes nabízí expatům a jejich rodinám kompletní servis. Od pronájmu, či prodeje bytů, přes administrativní podporu při podání žádostí o víza či pobytů, pomoc s najitím školky pro děti, autoškolu v angličtině, až po osobní asistenci na místních úřadech a další služby. Zabývají se též vlastními developerskými projekty. Provozují 3 pobočky a 4 frenšízy v ČR.
Ve Foreigners se pro digitalizaci podepisovací agendy rozhodli na jaře v roce 2021 a od té doby již značně pokročili. Digitalizace probíhá pozvolna, a Foreigners se tak postupně zbavují papírování a automatizují rutinní procesy. Nejprve používali digitální podepisování Signi samostatně, ale nyní je již integrováno do jejich systému pomocí API. Pro Signi se rozhodl jednatel firmy, který chtěl ušetřit práci obchodníkům.
Foreigners je rozkročeno přes více segmentů, využívají tedy Signi pro podpis různých typů dokumentů. Velká část dokumentů spadá do realitní části Foreigners. Tuto část automatizovali nejdříve: nyní přes Signi podepisují například zprostředkovatelské smlouvy u bytů nebo dodatky pro nájemníky. Po čase přibylo podepisování interních, jednostranných dokumentů a také obchodní smlouvy s jinými firmami. Další na pořadí jsou HR dokumenty, u kterých čekali na novelu zákoníku práce, která měla rozšířit možnosti podepisování digitálně.
Na začátky spolupráce vzpomíná Alena Rebernik Holubcová, Chief Operating Officer, s úsměvem, původně měl totiž ve Foreigners projekt podepisování na starosti někdo jiný než ona. Alena ho přebrala v den onboardingu: „Ještě den před onboard videocallem jsem pořádně nevěděla, co je Signi, a co budeme vlastně podepisovat za firemní dokumenty. V průběhu onboardingového callu jsem teprve zakládala uživatelské účty a kolegové měli spoustu dotazů, které jsme mohli mít už vnitřně dořešené předem. Nicméně vše dobře dopadlo, call jsme si nahráli a dodnes se k té nahrávce vracím a přidávám ji našim nováčkům do úvodních školení.“ Samotná adopce trvala jen pár hodin. „Vše jsme si nastavili podle sebe. Velmi jsem tehdy ocenila funkci Branding, která umožnila použití prvků naší firemní identity jako logo, firemní barvy a vlastní texty e-mailové komunikace.“ pokračuje Alena.
Alena se ve firmě Foreigners stará zejména o procesy, know-how a systémová nastavení. Baví ji hledat a zavádět možnosti, kde ušetřit čas a peníze pomocí automatizace a digitalizace. Vede projekt digitální transformace ve Foreigners.
„Doporučuji se před implementací nejdříve sladit na straně vedení. Dále zjistit, jak jsou vaši lidé technicky zdatní a přístupní změně, a pomocí dobré komunikace si zajistit souhlas, nebo připravovanou změnu minimálně uvést ve známost. A více lidi zapojit do spoluutváření řešení a společně si ukázat, v čem jim nové řešení usnadní práci. Lepší zvládnutí těchto aspektů by nám všem tenkrát výrazně ulehčilo implementaci, ale zvládli jsme to i přes tyto překážky“ dodává Alena.
Primárně přináší Signi výhody firmě jako takové. Obchodníci Foreigners nemusí nic tisknout, ani scanovat. Samozřejmostí je rovněž, že nečekají na podpis a vrácení smlouvy. „Dříve podpis smlouvy trval dny a u obchodních smluv dokonce až týdny, když jsme ji posílali poštou. Dneska máme podepsáno za pár minut nebo hodin.“ pochvaluje si Alena. Zároveň oceňuje digitální archiv: „Vím, že se mohu spolehnout na to, že naše dokumenty jsou tam v bezpečí a uložené v souladu s nařízením eiDAS. Dokumenty si také zálohujeme k nám, ale jakmile se podepsaná smlouva začne pohybovat e-mailem a přeposílat, je už obtížnější dosledovat, kdo k ní kdy přistoupil a jestli v ní něco dodatečně nezměnil. To se v Archivu stát nemůže.“
Zákazníci Foreigners jsou s digitálním podepisováním smluv spokojení. Většina kvituje hlavně snadné použití a to, že nemusí kvůli jednomu podpisu do kanceláře. Pouze minimální procento (cca 5 %) zákazníků má lehké obtíže s e-mailem nebo s klikáním, ale to je spíše dáno tím, že se s elektronickým podepisováním potkávají poprvé. Stačí tedy trochu dovysvětlit, a nakonec se podpis zadaří. Elektronický podpis zprostředkovatelských smluv si zákazníci i lidé z Foreigners oblíbili už během covidu. To jim vlastně vzdálený podpis velmi ulehčil celý byznys.
Nyní ve Foreigners podepíší ročně zhruba 600 dokumentů. A to Signi nepoužívají jejich franšízy, které dosud měly používání dobrovolně. Nyní se Foreigners nachází ve stavu, kdy je širší digitalizace nutnost. V nejbližší době se soustředí především na sladění svých systémů a synchronizaci aplikací. „Chceme jediný systém. Chceme, aby se věci děly co nejvíce “samy” na pozadí. A jsme připravení tohoto cíle dosáhnout.“ shrnuje Alena. Signi je ale na této cestě určitě bude provázet dál. Protože elektronický podpis zajistí nejen dobrý začátek, ale také slibné pokračování digitalizace firmy.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
