Slova učí, příklady táhnou. Jak toto motto přenést do fungování školy? Tři zástupci českých škol nám prozradili, jak využívají ve škole moderní digitální nástroje. Od komunikace s rodiči až po uzavírání pracovních smluv s učiteli. Díky digitalizaci šetří finanční prostředky, snižují zbytečnou administrativu a umožňují soustředit se na to nejdůležitější: své studenty. Jaké benefity jim digitalizace přináší, v jakých oblastech ji využívají a co na to říkají rodiče a úřady?
Tři různé školy, tři různé příběhy. Jedno ale mají společné: nadšení pro digitalizaci. JUDr. Pavel Petr, Ph.D., LL.M. působí jednatel sítě škol PRIGO. Ta nabízí plnou škálu vzdělávání: od mateřské školy po postgraduální výuku. Řídit několik odlišných poboček je administrativně náročné. Proto Pavel Petr hledá zjednodušení a úspory ve všech aspektech činnosti školy: „Po vyzkoušení digitalizace jsem si připadal jako Indiana Jones. Jen místo zlata a šperků našel poklad v podobě citelného zrychlení a zpřehlednění práce.”
Mgr. Tomáš Habermann, Ph.D. pracuje ve SCIO jako product owner a COO. SCIO se již 30 let věnuje inovativnímu vzdělávání. Kromě organizace Národních srovnávacích zkoušek vlastní také síť více než 20 soukromých základních i středních škol, ve kterých učí děti, jak vzít zodpovědnost do svých rukou. Zaměstnanci SCIO se snaží jít příkladem. Nejen v digitalizaci. „Škola by měla umět odbourat zbytečnou práci, aby se její zaměstnanci mohli věnovat podstatnému: rozvoji žáků, podpoře pracovníků a růstu školy,“ věří Tomáš Habermann. Pro efektivní fungování školy hledají a zkoušejí nové přístupy, včetně vývoje vlastních aplikací. Do digitalizace už investovali okolo 2 milionů Kč. Investice se jim vrátila nejen ve snížených nákladech. Nejvíce si cení úspory času a snížení rutinní práce.
Mgr. Jakub Pour, Ph.D., MBA působí jako ředitel pražské pobočky školy Educanet, která nabízí základní a střední vzdělávání. „Každoročně uzavíráme množství dokumentů. Hledal jsem proto cestu, jak usnadnit práci administrativnímu oddělení. Našel jsem Signi.“ konstatuje Jakub Pour, který se sám označuje za průkopníka Signi ve školství. V Educanet už také několikrát obhajovali elektronickou podobu dokumentů před úřady nebo v rámci soudních sporů. Vždy úspěšně.
Mnoho škol využívá elektronickou komunikaci ve vztahu ke studentům a jejich rodičům. Opomíjená je však oblast pracovního práva. Školy – ať už státní, soukromé nebo třeba jazykové – přitom uzavírají množství pracovních smluv, ale také dohod o provedení práce nebo o pracovní činnosti. Jejich správa zabere množství času.
Díky novele zákoníku práce všechny tyto dokumenty mohou uzavírat v elektronické podobě. Podle Pavla Petra mají z digitalizace největší radost ti, kdo mají práci s datlováním. „Podobnou radost, jakou prožívají děti u vánočního stromečku, jsem viděl u našich asistentek a účetních, když zjistily, kolik jim elektronický podpis ušetří práce,“ podotýká Petr Pavel. Digitalizaci je také možné využít pro běžný chod školy: od smluv s dodavateli po smlouvy o pronájmu budov nebo např. smlouvy s účetní firmou.
Chcete vědět více? Stáhněte si náš přehledný dokument 40 HR dokumentů
Každý rodič, který někdy našel po měsíci potvrzení ze školy zmuchlané v aktovce se skvrnami od svačiny, ocení elektronickou komunikaci se školou. Digitalizace představuje zejména pro soukromé školy konkurenční výhodu. „Uzavření smlouvy o studiu online urychluje obchodní proces. Pokud se rodič rozhoduje mezi více školami, znamená snadný podpis smlouvy onen jazýček na vahách, podle kterého se rozhodne,“ upozorňuje Tomáš Habermann.
V Educanet začali s rodiči také uzavírat elektronicky plány pedagogické podpory nebo individuální vzdělávací plány. „Rodiče oceňují, že nemusí složitě hledat termín osobní schůzky,“ připomíná Jakub Pour.
Kromě běžné agendy školy, kterou zahrnují různé souhlasy k výletům nebo dokumenty z oblasti GDPR, mohou školy využít elektronický podpis např. pro souhlasy s povinnou praxí, smlouvy o stipendiu nebo o výpůjčkách školních zařízení. „PRIGO škola patří mezi Apple školy. Žákům ke studiu zapůjčujeme iPady. Se studenty uzavíráme smlouvu o výpůjčce, kterou každoročně obnovujeme. Jedná se tak o stovky smluv ročně,“ zmiňuje Pavel Petr.
Pro SCIO Školy znamená digitální HR výrazné zjednodušení a urychlení administrativy. Školy na svých pobočkách, rozesetých po celé republice, zaměstnávají 500 zaměstnanců na hlavní pracovní poměr. Kromě toho mateřská firma elektronicky podepisuje 2 000 smluv s dohodáři (DPP, DPČ), uzavírá autorské smlouvy s autory testů a další dokumenty.
Obdobně využívá možnosti digitálního HR také Educanet. Kromě pracovních smluv lze podepisují elektronicky také jejich dodatky, protokoly o předání vybavení, poučení o BOZP nebo o školeních. V PRIGO se snaží digitalizovat celý nábor zaměstnance. Při náboru vytvořili checklist dokumentů. A těší se na leden, kdy budou moci elektronicky zaslat všechna prohlášení poplatníka, lidově nazývaná růžová prohlášení. Ušetří si tak desítky hodin práce.
Digitalizace také usnadňuje každodenní chod školy, od smluv s opraváři nebo nákupu tiskáren a další techniky až po smlouvy o správě majetku nebo pronájmu budov. Ty se vyplatí zejména v případě velké sítě poboček, jaké vlastní SCIO. “Díky digitalizaci jsme uzavřeli smlouvu s účetní společností, která nám poskytuje služby na dálku,” podotýká Tomáš Habermann.
Elektronické dokumenty jsou uznávané v celé Evropské unii na základě nařízení eIDAS. Jak funguje prokazování se doklady v elektronické formě v praxi? „Pokud žák nehradí školné, dokládáme smlouvu o studiu. Nikdy ze strany soudu nedošlo k tomu, že by smlouva nebyla právně správně uzavřena. Vždy byl podpis od Signi uznán jako platný,“ zmiňuje svou zkušenost Jakub Pour.
Digitální dokumenty jsou také výhodné pro případ pozdějších sporů. Dají se jednoduše a rychle dohledat. „Umíte najít papírový dokument po 15 letech?“ klade si otázku Pavel Petr. „Zatímco administrativní pracovnice oplývají jistou dávkou pečlivosti, pro jednatele nebo akademiky to neplatí. Papír se ztratí při stěhování, ale digitální archiv je rychle a bezpečně dostupný kdykoli a odkudkoli,“ podotýká. „Navíc každý papír stejně v určitý moment nascanujete, třeba pro archivaci. Tak proč rovnou nedělat vše digitálně,” dodává.
PRIGO škola využívá podpis od Signi od května, za tu dobu už uzavřela přes 1 500 dokumentů. Digitalizace pro školu představuje kromě finančních úspor zejména enormní úsporu času. „Odhaduji časovou úsporu 1:10.“ vyčísluje Pavel Petr. „Ušetříme také stohy papíru, tonery v tiskárně, pokud spočítáte, že např. dohoda o provedení práce má 7 stran a 3 strany poučení, k tomu se tiskne ve dvou vyhotoveních, jedná se o citelné úspory. Navíc by se i papírový dokument naskenoval, třeba kvůli archivaci,“ uzavírá.
Podle Tomáše Habermanna trval podpis DPP s extenisty rozesetými po celé republice i v zahraničí 28 dní. „S digitálním podpisem uzavíráme smlouvy za 4-6 dnů, už jsme stihli podpis obou stran do 24 hodin.“ Díky tomu mohli ve SCIO snížit úvazek administrativní pracovnice z 0,8 na 0,3. Do automatizace investovali celkem zhruba 2 milion Kč, zejména na práci vývojáře. Vložené peníze se již vrátily v úsporách. „I kdyby konečná bilance byla jiná, odbourání otravné rutinní práce za to stojí,“ podtrhuje Tomáš Habermann.
Podle Jakuba Poura sami rodiče očekávají od škol moderní přístup. „Školy by podle mě měly být průkopníky v digitalizaci. Na naší pobočce v Praze rodiče velmi uvítali, že nemusejí složitě domlouvat schůzky,“ upozorňuje. Škola neustále hledá nové způsoby, jak si ušetřit digitalizací práci.
Co by doporučili školám, které váhají, jak začít? „Zpočátku jsme měli zejména obavy, zda to zvládnou rodiče a naše administrativní pracovnice,“ podotýká Jakub Pour. „Obě obavy byly liché. Rodiče i úřednice to zvládli bravurně. Navíc nyní můžeme administrativním pracovníkům nabídnout částečný home office.“ Doplňuje. A proč Signi? „Porovnávali jsme nabídky více společností. Signi je nejvíce uživatelsky přívětivá aplikace. Hodí se hlavně pro ty, kdo se bojí IT,“ dodává.
Tomáš Habermann podotýká, že za 5 let bude digitalizace běžná věc. „Pracovníkům ve školství bychom zejména měli ukázat výhody, které digitalizace přináší. Odpadne tak spousta otravné práce,“ zdůrazňuje. Připomíná zároveň heslo SCIO škol: „Práce vás musí bavit. A to přesně digitalizace a elektronický podpis splňují.“
V PRIGO o digitalizaci uvažovali od počátků školy. Největší tlak na její zavedení pociťovali od HR oddělení. Při zavádění měli největší obavy z lidského faktoru. „Zatímco učitele matematiky nadchnete rychle, bohémští učitelé často na podpisy zapomínají. I ty elektronické. Naštěstí je v aplikaci možné prodloužit expiraci dokumentu. Nakonec podpis bez problémů zvládne většina pracovníků,“ všímá si Pavel Petr a dodává: „V Signi mám perfektní přehled o tom, co mám podepsat a kde. Třeba včera na cestě z přednášky v Olomouci jsem zvládl na benzínové pumpě podepsat celých 96 dokumentů. A nemusel jsem do ostravské kanceláře.“
Pokud se právě rozhodujete, zda začít s digitalizací, neváhejte. Tři zástupci z řad škol ukázali, že digitalizace významně šetří čas, snižuje náklady a ulehčuje práci. V Signi se snažíme být pro každého klienta partnerem, který jej provede na unikátní cestě k digitalizaci. Umíme nastavit vhodný postup digitalizace, poradit, kterými dokumenty začít, proškolit zaměstnance. Nabízíme best practice, který jsme získali spoluprací s předními českými firmami i startupy. S digitalizací jsme pomohli Air Bank, Rohlíku nebo Alze. Naše zkušenost říká jediné: k papíru se zatím nikdo nevrátil.
Celý webinář se zástupci škol si můžete pustit zde.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
