Smart FP přenáší klienty do 21. století. S podpisem od Signi

Zjednodušení podnikání na všech frontách. S touto myšlenkou přišel Dalibor Němec, zakladatel firmy Gappex. Tak vznikl SmartFP, digitální LowCode platforma, která umí sloučit všechny evidence a aplikace na jedno místo – od HR systémů, Helpdesku po evidenci faktur. Firma si může vybrat jen ty moduly, které potřebuje. A také je změnit bez složitého zásahu vývojářů. Součástí platformy je i elektronický podpis Signi.

Zjednodušení podnikání na všech frontách. S touto myšlenkou přišel Dalibor Němec, zakladatel firmy Gappex. Tak vznikl SmartFP, digitální LowCode platforma, která umí sloučit všechny evidence a aplikace na jedno místo – od HR systémů, Helpdesku po evidenci faktur. Firma si může vybrat jen ty moduly, které potřebuje. A také je změnit bez složitého zásahu vývojářů. Součástí platformy je i elektronický podpis Signi.

Se Signi můžete podepsat cokoliv

„Našemu rozhodnutí spolupracovat se Signi pomohla i reference TV Nova, která již měla dobrou zkušenost s využitím Signi pro elektronický podpis, např. prodejních objednávek,“ vzpomíná Dalibor Němec, zakladatel společnosti Gappex, která SmartFP vyvíjí. „Potřebovali jsme nástroj na elektronický podpis, se kterým je možné podepsat cokoliv od smluv, faktur a zápočtů přes HR. Signi proto byla jasná volba.“

Digitální podpis funguje napříč celým systémem SmartFP. Přestože si klienti mohou vybrat i jinou metodu, jak provést digitální podpis, většina z nich volí právě Signi. U nových projektů uvažuje o tomto digitálním podpisu až 80 % klientů.

Digitální podpis šetří čas a peníze

Jednoduchost, pohodlnost a rychlost.To jsou podle Dalibora Němce hlavní výhody digitalizace. Klasický papírový podpis vyžaduje mnoho času. „Musíte vyhledat správné osoby, kterým se dokument fyzicky doručí. To může trvat týdny. Podpis může pozdržet obyčejná služební cesta nebo nemoc. S digitálním podpisem zadáte do systému data na jedno kliknutí. Klient tak ušetří čas a peníze.“

Sami klienti jsou často překvapeni, kolik času díky elektronickému podpisu uspoří. „Třeba růžové prohlášení umí zaměstnat HR na týden. Pracovnice našeho klienta nám skoro líbaly ruce, když zjistily, jak moc jim ulehčíme daňová prohlášení.“ Vzpomíná s úsměvem Dalibor.

Nejtěžší je přesvědčit klienty, že nepotřebují razítko

Při nabízení elektronického podpisu klientům se ovšem SmartFP potýká s překvapivou překážkou: „Klienti často mívají mentální blok. Mají strach, že digitální klikyhák úřady „shodí ze stolu“. Potřebují prostě na dokument dát razítko. Naším úkolem je přesvědčit je, že digitální podpis je právně správně.“  Všímá si Dalibor

Platforma SmartFP proto velmi pečlivě hlídá veškeré právní náležitosti podpisů. Pro důležité smlouvy a protokoly nabízí podpisové certifikáty vydané certifikační autoritou, které splňují veškeré zákonné požadavky. V ostatních případech postačuje prostý elektronický podpis. Při samotném zavádění digitálního podpisu je také nejdůležitější určit, kdo vlastně podepisuje.

Gappex jde v digitalizaci podpisů příkladem

Gappex, autor platformy SmartFP, jde v digitalizaci podpisů příkladem. Ve firmě postupně implementují elektronické podepisování do všech agend. Začali smlouvami o mlčenlivosti. „Jenom na NDA jsme často čekali týden. To zdržovalo rozjezd nových projektů.“ Podotkl Dalibor.  Na digitálním podpisu nejvíce oceňuje jeho jednoduchost a rychlost. „Samotná implementace byla přitom velmi jednoduchá. Týden, a bylo hotovo.“

Se Signi klienti podepisují stovky dokumentů měsíčně

Největší klienti pomocí Signi podepisují stovky dokumentů měsíčně. Digitální podpis vyřeší mnoho agend – od odesílání objednávek přes uzavírání smluv až po HR (růžová prohlášení). SmartFP umí automatizovat podepisování dokumenty z různých ERP systémů, třeba v Heliosu. Automatizace na jedno kliknutí šetří klientům čas, který stráví ručním zadáváním do systému.

Smart FP pokračuje v digitalizaci

Do budoucna plánuje SmartFP další rozšíření systému. Nabídne využití QR kódů nebo čtečky dokladů. Vstupní údaje z občanky tak nebude potřeba zadávat ručně. Zároveň bude čtečka umět intuitivně umazat údaje, které nemají být vidět (třeba rodné číslo) a rovnou je zavede do formulářů.  Kromě snížení nákladů a urychlení práce tak systém sníží i chybovost.

Proběhlo: Webinář Digitalizace procesů ve firmě se SmartFP a Signi