Paperless HR šetří nejen les, ale hlavně čas a peníze. Přijďte si poslechnout, jak začít digitalizovat HR a proč se v digitalizaci nevyplatí čekat na správný moment.
Na dalším Signi webináři vám ukážeme:
✅ jak začít s digitálním HR
✅ proč je správný čas digitalizovat právě teď
✅ které dokumenty digitalizovat jako první
✅ co všechno umí mzdový a personální systém KS program v roce 2025
Součástí bude také živá ukázka KS programu včetně elektronického podpisu.
Webinářem provází:
🟣 David Řezníček, vedoucí obchodního oddělení, KS – program
🟣 Jan Artner, Head of Sales, Signi
„Nemáme rozpočet. Nemáme čas. Teď řešíme jiné priority.“ Digitalizace HR se často odsouvá. Ze zkušenosti víme, že žádná firma, která s digitalizací začala, se k papíru už nevrátila.
Na webináři „Ještě dnes paperless: jak na digitální HR“, který jsme připravili společně s KS program, jsme ukázali, jak zavést ve firmě bezpapírové HR.
Jan Artner ze Signi každý měsíc absolvuje zhruba 60 schůzek s firmami různých velikostí. A téměř všude slyší totéž: jiné projekty, žádný budget, čekání na správný okamžik.
Jenže firmy, které před dvěma lety váhaly a nakonec to rozjely, jsou dnes z digitalizace nadšené. Digitalizaci HR totiž nemusíte spouštět najednou a v plné síle. Jde to postupně, krok za krokem — a první výsledky jsou vidět rychle.
Od října 2023 postavila novela zákoníku práce elektronickou a papírovou formu pracovněprávních dokumentů na stejnou úroveň. Elektronicky lze doručovat a podepisovat prakticky 100 % HR dokumentace.
Flexinovela účinná od června 2025 dále rozšířila možnosti doručování – například u mzdových a platových výměrů umožňuje doručení i na firemní e-mail nebo přes interní systém zaměstnavatele. Elektronicky podepsané dokumenty akceptuje finanční úřad, úřad práce i inspektorát práce.
Nejčastější vstupní bod digitalizace je nástup nového zaměstnance. A má to logiku — je to chvíle, kdy zaměstnanec ještě nemá firemní e-mail, nemůže se přihlásit do interního portálu, a přitom potřebuje podepsat pracovní smlouvu. Jak na webináři popsal David Řezníček z KS Programu: „Zaměstnanec ještě není v pracovněprávním vztahu a nemá přístup do portálu. A to je chvíle pro elektronický podpis.“
Rozdíl není jen v minutách. Díky digitalizaci také eliminujete chyby a zefektivníte celý proces náboru.
Digitální onboarding nezačíná podpisem, ale daty. Nejprve zaměstnanec vyplní vstupní dotazník, nahraje potřebné doklady a HR z těchto údajů automaticky vygeneruje pracovní smlouvu, mzdový výměr a další dokumenty ze schválených šablon.
Dokumenty vznikají v personálním systému (např. KS Program) a následně se odesílají k elektronickému podpisu. Jakmile jsou podepsány, vrací se zpět do systému a ukládají se do složky zaměstnance. Odpadá tisk, ruční přepisování údajů i fyzická archivace.
Celý proces může proběhnout ještě před nástupem do práce. Pokud chcete zachovat osobní rozměr prvního dne, zaměstnanec může dokumenty podepsat na tabletu při osobním setkání. Rozdíl je v tom, že data se zadávají jednou a dokumenty jsou ihned dohledatelné.
Elektronicky lze řešit prakticky celý životní cyklus zaměstnance:
Vznik pracovního poměru
Průběh pracovního vztahu
Ukončení pracovního poměru
Většinu těchto dokumentů lze podepisovat prostým elektronickým podpisem. U vybraných dokumentů zákon stanovuje přísnější režim doručení, který digitální řešení podporuje.
Nejčastější obavy
Management se ptá na ROI. Odpověď není jen v ceně podpisu. Zohledněte:
Platový výměr, který se v papírovém světě vrátí podepsaný za několik měsíců, může být digitálně uzavřen během dnů.
Začněte čímkoliv, ale systematicky. Nejlepším vstupním bodem bývá souhlas s elektronickou komunikací — ten může být podepsán elektronicky jako první dokument a otevírá cestu ke zbytku dokumentace.
V záznamu webináře uvidíte také ukázku práce s dokumentem – od jeho vzniku v KS Programu přes podpis v Signi až po automatické uložení zpět do systému.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
