Jak dlouhá je cesta k digitálnímu HR? Co vyřešit před prvním podpisem? Na dalším Signi webináři se o své čerstvé zkušenosti se zaváděním systému OKbase s podpisem od Signi podělí Zdeňka Drahorádová, HR Specialist, MND Energie, a.s.
Co se dozvíte?
Součástí webináře bude také živá ukázka systému OKbase včetně elektronického podpisu.
Našimi hosty byli:
Rozhodnutí zavést digitální HR padne obvykle snadno. Náročnější bývá cesta od rozhodnutí k podpisu: sehnat soukromé e-maily zaměstnanců, připravit šablony, vysvětlit ve firmě, proč to vlastně děláte, a hlavně: nespustit vše před celozávodní dovolenou. Jaká je cesta k digitálnímu HR?
Na webináři „Od rozhodnutí k prvnímu podpisu: digitální HR v MND Energie“ jsme se podívali na to, jak implementace digitálního HR probíhá v praxi – od prvního rozhodnutí až po ostrý start. Zkušenosti sdíleli:
Z jejich zkušeností vznikl tento praktický průvodce pro personalisty a HR manažery, kteří o digitalizaci HR procesů teprve uvažují.
Elektronický podpis sám o sobě nic neřeší. Smysl dává až ve chvíli, kdy pomáhá vyřešit konkrétní problém v HR procesech.
Typické důvody, proč firmy digitalizaci HR řeší:
Právě odpověď na otázku „proč to děláme“ ovlivňuje celý projekt – koho zapojíte, jak nastavíte procesy a podle čeho budete hodnotit úspěch.
Tip: Zkuste si definovat jednu větu: Po úspěšné implementaci bude [konkrétní proces] fungovat jinak než dnes. Tahle věta se bude hodit při každé diskuzi s vedením, IT i dodavatelem.
Jedna z častých chyb při digitalizaci HR je začít výběrem nástroje. V praxi je mnohem důležitější začít dokumenty.
Ne všechny HR dokumenty mají stejnou frekvenci ani stejnou komplexitu. Proto je dobré začít tím, co firmu zatěžuje nejvíc. Typický první balík dokumentů bývá:
Každý dokument potřebuje svou digitální šablonu. A právě jejich příprava je často časově náročnější, než firmy očekávají. V praxi to znamená:
Zbytek textu musí být finální – po vygenerování dokumentu do něj obvykle nejde zasahovat.
Tip: Nesnažte se digitalizovat všechno najednou. Začněte dvěma nebo třemi dokumenty s největší frekvencí a zbytek přidejte postupně.
Elektronický podpis obvykle funguje přes e-mail. A právě tady firmy často narazí na praktický problém: firemní e-mail není ideální řešení.
Proto většina firem používá soukromý e-mail zaměstnance. Znamená to, že si ho musíte aktivně vyžádat, vysvětlit zaměstnancům proč a zakotvit jeho použití v nástupní dokumentaci.
Z praxe: MND Energie – Firma oslovila vlastní zaměstnance a soukromý e-mail poskytlo 95 % z nich. Klíčem byla srozumitelná komunikace – lidé věděli, k čemu e-mail slouží a jak bude použit.
Tip: Připravte si jednoduchou formulaci: k čemu e-mail slouží, jak bude používán a že neslouží k žádným dalším účelům.
Jedna z nejčastějších chyb je, že HR připravuje celý projekt v tichosti a zaměstnancům změnu oznámí až těsně před spuštěním. Výsledek bývá předvídatelný: zmatek, odpor a spousta dotazů ve chvíli, kdy už běží ostrý provoz.
Mnohem lépe funguje postup, kdy zaměstnance zapojíte dříve:
Dobrou praxí je také pilotní testování s několika kolegy z různých oddělení. Jejich zkušenost často funguje jako nejlepší interní reference.
Zkušenost z webináře ukázala ještě jednu věc: načasování projektu je zásadní. V MND Energie se implementace HR systému a elektronických podpisů časově potkala s koncem roku. A právě období Vánoc se ukázalo jako komplikované – lidé jsou na dovolených, klíčové osoby nejsou dostupné, testování se zdržuje.
Kdy se spuštění raději vyhnout
Tip: Stanovte si datum ostrého spuštění hned na začátku a plánujte projekt zpětně od tohoto termínu. Projekty bez termínu se protahují, projekty s termínem se dějí.
Elektronicky podepsaný dokument musí být právně platný nejen dnes, ale i za několik let. To zajišťují kvalifikovaná časová razítka a důvěryhodná archivace dokumentů.
Při výběru řešení se proto vyplatí ptát na několik důležitých věcí:
Dobří dodavatelé mají připravenou i exit strategii – tedy postup, jak dokumenty předat při změně systému nebo dodavatele.
Zkušenosti z webináře ukazují, že o úspěchu implementace rozhodují především tři věci:
Firmy, které si na tyto kroky dají čas, si výrazně usnadní samotný start digitálního podepisování.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
