Už se možná budeme trochu opakovat, ale vždycky nám tak trochu vrtalo hlavou, proč se celý svět obchodu ubírá vstříc větší a větší digitalizaci, zatímco sále nedáme dopustit na papírové smlouvy a dokumenty – které se čím dál hůře skladují, jejich doručení je časově náročné a v konečném důsledku rovněž zatěžují životní prostředí. To byl vlastně jeden z hlavních impulsů pro vznik naší aplikace… Ale na druhou stranu chápeme, že je těžké zbavit se způsobů a návyků, které jsme si pěstovali a udržovali tak dlouho. Pojďme si proto společně vyvrátit některé mýty, které se týkají elektronického podpisu smluv a jiných dokumentů.
Díky nařízení Evropské unie 910/2014, které je známo pod zkratkou eIDAS, je takové tvrzení neplatné. Tato certifikace (jejíž jsme držitelem) specifikuje právní závaznost elektronické identifikace a podpisů na celém území Evropské unie. Všechny běžné smluvní dokumenty podepsané pomocí aplikace Signi jsou tak na území EU zcela legitimní a závazné. Navíc byl v podobných případech už zaznamenán rovněž velký počet soudních precedensů, které potvrdily závaznost a platnost elektronicky uzavřených dokumentů.
To je samozřejmě nesmysl. Díky důmyslnému šifrování a použití kryptografie jsou digitální dokumenty mnohem lépe zabezpečeny než ty papírové. Naše servery jsou několikrát denně zálohovány a chráněny proti útokům, disky a soubory jsou šifrovány, dokumenty zase bezpečně uloženy na několika místech. Oproti klasickým papírovým smlouvám, které máte volně uloženy někde v šanonu v kanceláři, je úroveň bezpečnosti nesrovnatelně vyšší. A to nemluvíme o tom, že vám do kanceláře v nestřežené chvíli může kdykoliv nahlédnout nějaký nezvaný host. A ruku na srdce – kdo z nás si zamyká smlouvy někde do trezoru?
Souhlasíme, že v České republice stále nefunguje jednotná digitální identita jako např. v severských zemích. I proto intenzivně spolupracujeme s bankami na tom, aby Signi byla první aplikací, která umožňuje identifikaci a podepisování dokumentů pomocí BankID. To se podařilo v roce 2021. Ještě předtím jsme ale umožňovali bezpečnou identifikaci všech smluvních stran, nezpochybnitelné doručení dokumentu do sféry vlivu protistrany a integritu a nezměnitelnost všech uzavíraných dokumentů. Síla podpisu i identifikace je plně dostačující pro veškeré dohody uzavírané dle obchodního i občanského zákoníku. Jediné smlouvy, které nyní neumíme nahradit jsou ty, vyžadující vlastnoruční podpis, tedy notářský zápis, ověřený podpis nebo zpráva přes datovou schránku.
Ale kdeže. Nové technologie a platformy vám naopak můžou ušetřit spoustu času. Vždyť to všichni známe – nemůžeme s protistranou najít ani jeden společný termín nebo smlouvu třikrát přepisujeme a v copy centru na rohu ulice jsou vždycky takové fronty. Se Signi je vše záležitostí několika minut.
Způsob života, komunikace i práce se nám mění každým dnem doslova před očima. Systém uzavírání smluv už nicméně zůstává po několik staletí téměř beze změny. Stále trváme na papírových dokumentech, i když tento formát je dnes již spíše symbolem – a ne nejefektivnějším nebo nejbezpečnějším řešením. Oproti tomu digitalizace nabízí úplně nové možnosti. Signi podstatným způsobem zrychluje a zjednodušuje proces uzavíraní́ dokumentů. Umožňuje uzavřít platnou písemnou dohodu i v případech, kdy není́ možné́ nebo efektivní́ využit klasický papír. Otevírá tak nové možnosti pro nás všechny. Obě strany mohou dohodu uzavřít nezávisle na tom druhém, z jednoho konce světa na druhý, a přesto ve stejný čas. Signi je prostě jako stvořena pro soukromý i pracovní život v 21. století.
Napadají vás ještě nějaké „ale“? Dejte nám vědět – rádi vám zodpovíme vaše otázky a jsme si jisti, že vás přesvědčíme o tom, že naše aplikace pomůže i vám.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
