Digitální archivace vyhovuje všem právním normám a snižuje náklady na tisk i nároky na fyzické skladovací prostory. Digitální archiv zajistí integritu dokumentů, řízení přístupu k dokumentům a následnou protokolární skartaci. A to i na desítky let.
Kvalifikované časové razítko zaručuje, že dokument nikdo nezmění. Prokazuje obsah dokumentu v okamžiku podpisu i neporušitelnost dokumentu v budoucnu.
Jen platné ochranné prvky umožňují kdykoli konvertovat dokument zpět do listinné podoby. Bez nich takto vzniklý dokument jednoduše neplatí.
Vaše data jsou uložena v plném souladu s GDPR. Žádné cloudové úložiště vám nedá tak podrobnou historii přístupů a uživatelských interakcí s dokumenty.
Veškeré dokumenty se shromažďují v jedné aplikaci a na jednom místě. To zajišťuje přehledné a rychlé hledání mezi dokumenty.
Digitální archiv hlídá platnost a automatickou obnovu razítek za vás. U dokumentu, kde časové razítko propadne, totiž nemůžete ověřit jeho platnost. Časová razítka se musí v určitém časovém intervalu obměnit. Jen tak úroveň zabezpečení odpovídá aktuálním bezpečnostním standardům.
Uzavřené dokumenty často obsahují kriticky důležité informace. Proto logujeme každé zobrazení, stažení nebo přístup k dokumentu. Nejen kvůli GDPR, ale hlavně pro bezpečnost vašich citlivých dat.
Některé dokumenty je nutné archivovat i desítky let. Časové období pro archivaci si snadno sami nastavíte. Jakmile životnost dokumentu skončí a vy se ho budete moci zbavit, protokolárně ho skartujeme a zaznamenáme vše potřebné.
Všechny vaše podepsané dokumenty ukládáme v Signi po dobu 6 měsíců.
Až se přiblíží konec úložní doby dokumentu, pošleme vám automatické upozornění jak do aplikace, tak do vaší e-mailové schránky.
Dokumenty v Signi archivovat můžete, ale nemusíte. V případě, že se rozhodnete pro druhou možnost, přesuneme dokumenty do složky Koš. Odtud si je můžete ještě 30 dní bezpečně stáhnout.
Všechny archivované dokumenty opatříme srozumitelným symbolem, který zobrazuje datum podpisu i samotnou délku archivace.
K archivovaným dokumentů přistupujete přímo z rozhraní Signi. Případně z aplikace, kterou jsme do Signi integrovali přes API.
Nechte nám na sebe kontakt, a v krátkém čase vás bude kontaktovat náš specialista.
Nechcete čekat? Zavolejte nám
+420 774 196 404
Online 8-18 hod.
Důvěřují nám lidé z více než 1 000 inovativních firem
Elektronický podpis zrychlí firemní procesy, ať jsou lidé v kanceláři či na home office. U elektronicky podepsaných dokumentů navíc není třeba řešit fyzickou archivaci – a to je rozhodně plus.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
