Důvěryhodná archivace vašich dokumentů

Potřebujete zajistit bezpečné uložení vašich dokumentů po desítky let? Přesně to je funkce archivu, který se postará o zaručení integrity dokumentů, řízení přístupu a následnou skartaci.

Podpisem to nekončí, ale naopak začíná. Proč je důležité dokumenty archivovat?

  • Zajištění integrity dokumentů

    Bez pravidelné obnovy časových razítek nebudete schopni doložit, že dokument nebyl změněn.

  • Možnost autorizované konverze

    Pouze dokumenty s platnými ochrannými prvky je možné zpětně konvertovat do listinné podoby.

  • Ochrana osobních údajů GDPR

    Běžné cloudové úložiště vám nezajistí podrobnou historii přístupů a akcí s dokumenty.

  • Všechny dokumenty máte po ruce

    Díky integraci na Signi máte všechny své dokumenty dostupné na jednom místě a z jedné aplikace.

Papírové dokumenty máte v šanonu, elektronické patří do důvěryhodného archivu

Archivace vám zajistí, že vaše elektronické dokumenty budou nezměnitelné, právně závazné a ve formě originálu.

Obnova časových razítek

Každý důvěryhodný elektronický dokument je obsahuje. A archiv se stará o jejich obnovu, aby nebylo pochyb, kdy byl dokument uzavřen a že s ním nikdo od té doby nemanipuloval.

Řízení přístupu k dokumentům

Uzavřené dokumenty často obsahují kriticky důležité informace. A proto logujeme každé zobrazení, stažení nebo přístup k dokumentu. Nejen kvůli GDPR, ale pro vaši bezpečnost.

 

Protokolární skartace dokumentů

Vy si určíte, jak dlouho potřebujete dokument archivovat. 10, 20, 30 a více let – žádný problém. Po skončení dokument protokolárně skartujeme a provedeme o tom potřebné záznamy.

Spokojení klienti Signi

  • Accolade logo
  • Alza.cz logo
  • Footshop logo Signi
  • lmc logo
  • Multisport logo
  • Nova Signi logo
  • Porr logo
  • Remax logo
  • Rohlík.cz logo

Jak probíhá archivace

1

Vaše dokumenty budeme v Signi ukládat po dobu 6 měsíců od jejich uzavření.

2

Před uplynutím této doby budete na blížící se konec uložení dokumentu upozorněni jak v aplikaci, tak e-mailem.

3

V případě, že se rozhodnete dokumenty v Signi nearchivovat, budou přesunuty do koše, kde budou ještě 30 dní k dispozici pro stažení.

4

Archivované dokumenty budou opatřeny symbolem, bude zobrazen datum i délka archivace. Veškeré přístupy k dokumentu budou logovány.

5

K archivovaným dokumentů budete mít přístup přímo z rozhraní Signi, případně z aplikace, která je ze Signi integrovaná přes API.

 

Cenové podmínky archivace

Pro uživatele Signi Home jsme přidali nový paušál Signi Home + Archivace. Všechny vaše dokumenty budou automaticky archivovány na 10 let.

Pro uživatele Signi Business se cena se skládá z jednorázového poplatku dle ceníku za zpřístupnění archivu a následně účtujeme 5 Kč bez DPH za každých 10 let archivace jednoho dokumentu.

Ozvěte se nám

Nechte nám na sebe kontakt, a v krátkém čase vás bude kontaktovat náš specialista.

  • Získáte informace o cenách
  • Zjistíte, jak může Signi pomoci ve vaší firmě
  • Pošleme vám případové studie podobných firem

Nechcete čekat? Zavolejte nám

+420 774 196 404

Online 8-18 hod.

Pro technické dotazy nás kontaktujte tady.

Důvěřují nám lidé z více než 500 inovativních firem

Elektronický podpis zrychlí firemní procesy, ať jsou lidé v kanceláři či na home office. U elektronicky podepsaných dokumentů navíc není třeba řešit fyzickou archivaci – a to je rozhodně plus.

Marek Svatoš, TV Nova

    Zefektivněte firemní procesy
    a převeďte 100 % podepisování do Signi