Co se stane, když spojíte knihy a moderní technologie? Vznikne Knihobot, start-up, který určuje budoucnost e-commerce v Česku. Každý den zachrání 7,6 Petřínských rozhleden knih. Pro papírování tu není prostor. Knihobot každý den hledá nové možnosti digitalizace a automatizace. Jak se mu povedlo měsíčně ušetřit 66 hodin díky digitálnímu HR?
Knihobot už našel domov pro 10 milionů přečtených knih.
Knihobot definuje pravidla re-commerce. V současnosti 3. největší e-shop s knihami sází na špičkové technologie. Díky nim každých 15 vteřin odbaví jednu objednávku, denně expeduje 25 000 knih. Najdete ho v 9 zemích Evropy a stále touží růst. U svých zaměstnanců podporuje experimenty, vynalézavost a šetrné zacházení se zdroji. Pro šanony s papírovými dokumenty tu nemají místo.
Hrdinkou knihobotího příběhu o digitálním HR je Kateřina Nushartová. Jakmile do firmy nastoupila na pozici Head of HR, rozhodla se pro úplnou digitalizaci. Hlavním důvodem byla efektivita. „Nemám ráda zbytečné papíry,“ svěřila se nám Kateřina.
A protože lidé v Knihobotu jsou technicky zdatní, nehledala HR systém, ale spolehlivý elektronický podpis s integrací do Make. Z nabídky nástrojů ji zaujalo Signi. „Líbilo se mi dobré uživatelské rozhraní, přehlednost a intuitivnost podepisování. A samozřejmě také integrace na Make, která nám šetří spoustu času,“ shrnuje Kateřina.
Většina klientů začíná digitalizaci HR pozvolna. Knihobot postupoval jako jeden z mála jinak. „Jsme rychlá firma, zaměstnanci jsou zvyklí na změny,“ vzpomíná Kateřina. Po úvodním onboardingu od Signi rovnou začali podepisovat téměř všechny HR dokumenty. „Vše probíhalo téměř hladce. Malý problém se objevil v počátku při rozesílání 300 dokumentů najednou, ale vyřešili jsme ho rozesláním v několika dávkách,“ dodává.
Pracovníky Knihobotu elektronické podepisování nezaskočilo. „Většina našich zaměstnanců je zvyklá na moderní technologie,“ zdůrazňuje Kateřina.
„Asi ve dvou případech se stalo, že se pracovník s elektronickým podpisem setkal poprvé. Vše jsme mu ale vysvětlili,“ doplňuje.
Na třech pražských pobočkách Knihobotu pracuje kromě stálých zaměstnanců mnoho brigádníků, kteří pomáhají s přípravou a zasíláním knih. Měsíčně tak uzavírají cca 400–500 dokumentů, nejčastěji dohody o provedení práce či prohlášení poplatníka. „Jediný dokument, který podepisujeme postaru, je výpověď,“ připomíná Kateřina. „Tady se držím hesla, že špatné zprávy bychom měli předávat osobně,“ dodává.
Digitalizace pro Knihobot znamená hlavně více času pro zaměstnance. „Pro mě je velká výhoda, že zaměstnanci mají možnost prostudovat všechny dokumenty v klidu, nikdo na ně netlačí,“ zdůrazňuje Kateřina. Oceňuje také flexibilitu elektronického podpisu, kterou naplno využívají i jako on-site firma. „Můžete mít zrovna týden remote práce, nebo si zlomit nohu, a dokument v klidu podepíšete. Nikoho nemusíte nahánět,“ doplňuje.
Díky propojení Make a Signi také využívají možnosti hromadné rozesílky. Vloni takto rozeslali 750 růžových prohlášení a 160 žádostí o roční zúčtování daní. Stačily dva kliky a v Knihobotu ušetřili víc než 30 hodin práce. „Vše jsme rozeslali na dva kliky,“ podotýká Kateřina. „Samotné nastavení nám přitom zabralo 35 minut práce,“ uzavírá.
Nástup brigádníka v Knihobotu spočítali na minuty. Inspirovali se vteřinovým rozpadem procesu focení knížky. „Ještě minulý červen jsme potřebovali na nalodění zletilého brigádníka 1:04:35 hodin. Podařilo se nám čas stáhnout na pouhých 22 minut,“ vypočítává Kateřina. Při počtu zhruba 100 brigádníků měsíčně tak uspoří více než 66 hodin. Jak toho dosáhli?
Spolu s kolegyní Annou Fučíkovou a Terezou Trundovou hledaly vše, co mohou upravit, odstranit, nahradit, zkrátit.
Jak Knihobot zefektivnil nábor?
▪️ VŠECHNY papíry nahradili elektronickou variantou
▪️ Vytvořili pomocí Make automatizace
▪️ Vstupní test na brigádu odesílají automaticky hned po přihlášení
▪️ Před nástupem posílají detailní video jak to v provozu vypadá a co tu bude brigádník dělat
▪️ Spojili 3 e-maily do jednoho, kde není ani čárka navíc
▪️ Polovinu onboardingu nahradili videoprůvodcem. Na nástupu pak už jen pokládají kontrolní otázky, aby si potvrdili, že brigádník video skutečně viděl.
„Šetříme tak čas a snižujeme chybovost. Zvedly se nám sice náklady na automatizační nástroje a elektronické podpisy, ale výsledek stojí za to,“ pochvaluje si Kateřina. „Nám to teď dává prostor přesunout čas na místa, kde je lidská role nezastupitelná,“ zdůrazňuje.
Knihobot řeší sám integrace, tvorbu vzorů nebo archivaci dokumentů. Rád přichází s technicky pokročilými řešeními nebo vlastními integracemi. Zaměstnanci proto oceňují rychlý a technicky zdatný Help. V Signi si vyžádali kontaktní osobu, která bude odpovídat na technicky pokročilé otázky.
„S podporou jsme řešili třeba integraci Signi přes Make pro automatický onboarding brigádníků. Ať jsme zkoušeli cokoliv, modul nám nefungoval. Na placené konzultaci nám technik poradil, jak napsat fungující JSON kód, aby to fungovalo,“ podotýká Kateřina.
Jak hodnotí digitální HR po více než roce ostrého provozu? „Nepřibývá nám práce, když nastoupí najednou hodně lidí. Je jedno, jestli zrovna řešíte onboarding jednoho člověka nebo jich máte na starosti 30, nároky na práci HR se nijak dramaticky nezvyšují,“ vyzdvihuje Kateřina. „Celý onboarding teď můžeme řešit na dálku,“ doplňuje.
Kateřina také oceňuje celkově efektivnější, rychlejší a flexibilnější práci s dokumenty. A dodává ještě jeden benefit digitálního HR: „Díky elektronickému podpisu jsme zrušili papírový archiv. Místo hromady papírů teď máme více místa pro knihy a pro lidi,“ uzavírá Kateřina.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
