Integrační centrum Praha usiluje o to, aby Praha byla metropolí všech. Centrum využívá pro své fungování financování z evropských projektů, které vyžadují doložení množství dokumentů. Rozsáhlá operativa ubírala zaměstnancům čas na jejich hlavní agendu.
Proto se rozhodli pro elektronický podpis od Signi. Díky digitalizaci nyní šetří měsíčně 100 hodin práce a nervů. Signi také zvýšilo provozní kulturu a prestiž organizace. Jak probíhá přechod na elektronický podpis v neziskové organizaci?
Integrační centrum Praha (ICP) usiluje o to, aby Praha byla takzvaně metropolí všech. Domovem pro všechny, kdo se tu rozhodli žít, bez ohledu na jejich zemi původu. Místem, kde se jednotliví obyvatelé vzájemně respektují, podporují a spolupracují. Cizincům z třetích zemí centrum poskytuje bezplatné služby: kurzy českého jazyka, právní a sociální poradenství, tlumočení ve veřejných institucích, vzdělávací semináře včetně povinných adaptačně-integračních kurzů, komunitní akce či aktivity pro mládež. Za dobu svého působení už centrum zajistilo služby pro více než 50 000 cizinců.
Integrační centrum Praha zaměstnává 119 pracovníků na čtyřech pražských pobočkách. K tomu zaměstnává velké množství externistů. Svou činnost financuje také pomocí evropských projektů, se kterými se pojí náročná administrativa i kontroly. „Celý tým vnímal zahlcení množstvím operativy, která zaměstnancům ubírala čas na jejich primární agendu. Získání podpisu od externistů ze všech koutů republiky často připomínalo spíše adrenalinový sport,“ podotýká Alen Kovačević, výkonný ředitel ICP. Pracovníky centra zatěžovaly zejména externí smlouvy, ale také výkazy práce a další pracovněprávní dokumenty. Řešení? Elektronický podpis.
Přechod na Signi znamenal výrazné zjednodušení práce. „Zaměstnanci i externí partneři vnímali velmi pozitivně úsporu času, který dříve věnovali domlouvání termínů na podpis dokumentů a docházení do kanceláře finančního oddělení,“ chválí přechod na elektronický podpis Alen Kovačević. „Mezi prvními dokumenty jsme zvolili externí smlouvy, personální výkazy a výkazy práce,“ doplňuje. Onboarding proběhl bez problémů. Mírné časové zpoždění způsobila výměna na pozici KAM.
Přechod na elektronický podpis znamenal pro integrační centrum výrazné úspory, lepší organizovanost všech dokumentů a lepší provozní kulturu organizace. „Všechny dokumenty máme na jednom místě, nevznikají tak zbytečné zmatky nebo ztráty smluv,“ hodnotí fungování s podpisem od Signi Alen Kovačević. „Práci nám také výrazně usnadňuje fakt, že nemusíme scanovat dokumenty,“ dodává.
Integrační centrum Praha odhaduje úspory na 100 pracovních hodin měsíčně, což představuje cca 40 000 Kč. Jako důležitější úsporu však vnímá šetření nervů. „Jako organizace nyní působíme profesionálně a pokrokově na nové zaměstnance, což je také významný benefit,“ dodává Alen Kovačević. V Integračním centru Praha tak neplánují návrat k tužce a papíru. V digitálním úsilí budou pokračovat.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
