GS1 Slovakia: 70 % klientov podpisuje elektronicky

Čiarový kód nájdete na každom kroku. Pri nákupe, v nemocnici alebo pri objednávke z e-shopu. Identifikátory GS1, predovšetkým všeobecne známy EAN, získate na Slovensku len od jednej organizácie: GS1 Slovakia. Kódy každoročne získava okolo 500 nových klientov a ich celkový počet presahuje 5500 spoločností. Do budúcnosti spoločnosť plánuje prechod na plnú digitalizáciu. Ako funguje elektronický podpis v slovenskej organizácii GS1?

Pre kód nemusíte chodiť na poštu: získate ho za pár hodín

EAN kódy od GS1 Slovakia využíva takmer každé odvetvie. Najčastejšie sú to retailové, výrobné, farmaceutické či logistické spoločnosti a v poslednej dobe online trhoviská tzv. marketplace či nemocnice. Už dva roky je možné objednať EAN kódy plne digitálne; vrátane možnosti podpísania zmluvy elektronicky. Čo ich k tomu viedlo?
„Spracovávame veľké množstvo malých transakcií. Kedysi sme zmluvy s klientmi zasielali len poštou. Občas sa vracali od klientov neskoro, niekedy nedorazili vôbec,“ spomína Michal Dupkala, CEO GS1 Slovakia. Uzatvorenie zmluvy tak trvalo približne 3–7 dní.

Pri výbere podpisu rozhodla flexibilita a slovenčina

Výber Signi bol celkom jednoduchý a jasný. Ako jediná spoločnosť na Slovensku nevyžadovala obstaranie špeciálneho terminálu. Podľa Michala Dupkalu bola rozhodujúca flexibilita a lokalizácia. Ďalším kritériom bolo rýchle a pokiaľ možno čo najjednoduchšie nasadenie podpisovania do prevádzky. „Signi funguje vo viacerých jazykoch. Ľahko tak uzatvárame zmluvy so zahraničnými partnermi. Na prípadné požiadavky reaguje rýchlo a v našom jazyku,“ podotýka Michal Dupkala.

Implementácia do dvoch týždňov: Zamestnanci ocenili, že nemusia chodiť na poštu

Samotná implementácia nebola nijako náročná. GS1 Slovakia riešila nastavenie Signi dodávateľsky. Signi jednoducho prepojila na ich web a následne procesne na vnútorný systém. Ako spomína Michal Dupkala: „Nasadenie si vyžadovalo týždeň – dva práce, upravili sme náš web tak, aby ponúkal našim zákazníkom možnosť zvoliť si podpis v aplikácii Signi a nastaviť interný proces tak, aby sa táto notifikácia dostala na správne miesto v našej organizácii,“ spomína Michal Dupkala. „Musím tiež oceniť Stanislava Tribusa zo Signi, ktorý všetko potrebné s dodávateľom prešiel,“ dodáva.
Klienti zmenu prijali veľmi dobre. Podpisovanie cez Signi nemalo nábehovú krivku, v podstate sa ujalo hneď od začiatku. „Najviac elektronický podpis ocenili segmenty, kde sa očakáva okamžitá reakcia – napríklad marketplace či retail. Tam je rýchlosť rozhodujúca.“
A ako zmenu prijali zamestnanci? „Všetci zmenu rozhodne privítali, nikto z nich nechcel chodiť na poštu,“ spomína s úsmevom Michal Dupkala. „Teraz vieme fungovať a podpisovať nezávisle na fyzickej prítomnosti a súčasne z rôznych lokalít. A v reálnom čase,“ dodáva.

Elektronické zmluvy majú menej komentárov než papierové

Elektronický podpis využíva GS1 Slovakia pri registrácii zákazníkov, uzatváraní partnerských zmlúv, ako aj v rámci interných procesov. Na registráciu zákazníkov používa štandardizovanú šablónu. Zmluvy s partnermi manuálne nahráva do Signi. Jazyky sú tu veľkým benefitom – zahraničný partner sa pri podpise v aplikácii ľahko zorientuje. Digitálne dokumenty majú preňho ešte jednu výhodu navyše. „Keď zašleme zmluvu digitálne, dostávame k nej menej komentárov, než k papierovému dokumentu. Partner má väčšiu motiváciu podpísať ju tak, ako je. Samozrejme, komentárom sa nebránime, no rýchlosť a jednoduchosť pomáha,“ vysvetľuje Michal Dupkala.

Zákazníci majú na výber: 70 % volí elektronický podpis

Klienti využívajú na registráciu svojej spoločnosti a objednanie EAN kódov webový portál GS1 Slovakia; časť Registrácia-objednať čiarový kód. Na ňom sa môžu rozhodnúť, či chcú zmluvu elektronicky, alebo papierovo. V súčasnosti volí elektronický podpis 70 % klientov. Ročne tak digitalizáciu volí 500 zákazníkov. Podpisovanie „po starom“ vyžadujú najmä štátne organizácie s dlhším schvaľovacím kolečkom. Často po nich papierový podpis vyžaduje zákon, prípadne potrebujú parafu papierového dokumentu od právnika.
Väčšina zákazníkov elektronický podpis víta. „Klienti sami vyžadujú elektronický podpis. Nemajú radi papierové dokumenty,“ poznamenáva Michal Dupkala. „Po roku využívania Signi si nikto nesťažoval,“ dodáva.

Čísla hovoria jasne: úspora na poštovnom a efektívne procesy

„Za Signi platíme oveľa menej, než sme platili za poštovné,“ uvádza Michal Dupkala. GS1 Slovakia uzatvára mesačne do 60 zmlúv, z toho 70 % digitálne. Len na poštovnom tak ušetria každý mesiac okolo 126 €.
K tomu treba pripočítať administratívu a čas strávený na pošte. Pre Michala Dupkala je však oveľa dôležitejšie samotné zjednodušenie uzatvárania zmlúv. „Sme rozhodne v plusových číslach. Ale aj keby sme boli na nule, tak len za to zjednodušenie a zrýchlenie celého procesu to stojí,“ dodáva.

Zrušenie papierového podpisu a ďalšia automatizácia

Už teraz používa GS1 Slovakia elektronický podpis aj na interné dokumenty a zmluvy s dodávateľmi. A v digitalizácii plánuje pokračovať. „Čoskoro prejdeme úplne na elektronické uzatváranie zmlúv,“ podotýka Michal Dupkala. Prípady, keď zákazník z právnych dôvodov nebude môcť podpísať zmluvu digitálne, budú riešiť individuálne. Plánujú tiež ďalšie automatizácie. „Chceme zaviesť nový ERP systém. Zapracujeme aj na workflow schvaľovania dokumentov,“ uzatvára.