Víte, kolik procent interních HR dokumentů u vás ve firmě pořád dokola vytváříte a posíláte ručně? Celých 90 %. A to je přece ohromná spousta práce. Díky elektronickému podpisu a automatizaci procesů si ale tuto manuální dřinu můžete odpustit. Pokud vyzkoušíte naši hromadnou rozesílku.
Máme vše připravené k okamžitému spuštění. Propojili jsme vzory nejčastěji používaných HR dokumentů s Excelem a vy tak doslova na pár kliknutí naimportujete svá data, která se do vzorů automaticky doplní. Jednoduše si vygenerujete hotové dokumenty a odešlete je ke schválení a podpisu. Klidně na 1000 kontaktů najednou. Nepotřebujete žádný další software. Ihned vidíte stav podepisování a můžete upomínat opozdilce.
Zkrátka proto, že ušetříte hodiny až dny času a snížíte si náklady na provoz. Vaši HR lidé získají prostor na rozvoj ostatních kolegů a další práci, na kterou jim pro samé papírování nezbýval čas. Administrativní rutina nebaví nikoho. A tím spíš váš skvělý tým.
Zmapovali jsme nejčastěji používané dokumenty v HR, a proto víme, které obíhají firmou nejčastěji a berou vašim lidem nejvíc času. Dejte lidem ty nejlepší nástroje pro jejich práci a nechte je pracovat. Práce je bude víc bavit a dosáhnou lepších výsledků. Vy zbavíte své lidi nudné administrativní rutiny a společně můžeme naplňovat naši Signi misi, a to zbavit svět papírových dokumentů.
Primárně jsme hromadnou rozesílku navrhovali pro HR dokumenty, protože těch ve firmách koluje nejvíce. Ale využijete ji i při komunikaci a jednání s vašimi klienty nebo obchodními partnery. Třeba když potřebujete všem odeslat dodatek nebo informace o změně ceníku či obchodních podmínek.
20 nejčastěji používaných dokumentů můžete začít používat okamžitě. Rozšířili jsme je totiž o možnost automatického doplňování dat z Excelu. Víme, že některé dokumenty jako například růžové prohlášení musí zaměstnanec před podpisem sami doplnit. Pro Signi žádný problém. I na to jsme mysleli, a proto jsme přidali možnost doplňování dokumentů protistranou.
Tip: Potřebujete automatizovat jiné dokumenty? Napište nám a my vám to připravíme.
Hromadné rozesílání a podpis HR dokumentů přes Signi je 100% právně správně. Na takto vytvořené a podepsané dokumenty se vztahují stejná pravidla jako na dokumenty jednotlivě vytvořené a odeslané. U významných HR dokumentů, které jsme pro vás popsali v tomto dokumentu, doporučujeme podpis na jednom zařízení, chcete-li podpis face to face v kanceláři. Stále zde platí ustanovení zákoníku práce ohledně doručování. Více si k tomu přečtěte v našem e-booku.
Zákoník práce (přesněji zákon č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů) klade přísné požadavky na doručování písemností, které se uvádí v jeho § 334. Tyto písemnosti musíte nejprve doručit do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti.
Pokud osobní doručení selže, můžete si vybrat jinou formu doručení, například elektronicky (typicky přes datovou schránku). Zákoník práce, ani jiná právní úprava nijak neomezuje možnost podepsat dokument elektronicky, tedy digitálně. Týká se to i dokumentů, na které se vztahuje speciální doručování. Díky tomu můžete úspěšně digitalizovat 100 % vaší HR agendy.
Připravili jsme pro vás e-book na téma digitalizace v HR
Připravili jsme pro vás vzory HR dokumentů, které můžete ihned použít. Díky chytré hromadné rozesílce, naimportujete všechny potřebná data pomocí xls nebo csv souboru a na pár kliknutí odešlete k podpisu. Nepotřebujete žádný další software. Ihned vidíte stav podepisování a můžete upomínat opozdilce.
Vyberete vzor HR dokumentu, který chcete rozeslat.
Vyberete zaměstnance, kterým chcete dokument poslat.
Vyberte typ elektronického podpisu.
Odešlete zaměstnancům k podpisu na jejich e-mailovou adresu, případně podepište na vašem tabletu v kanceláři.
Uzavřené dokumenty uložíme do vašeho úložiště, případně archivujeme v našem zaručeném archivu. S dokumenty můžete v Signi dále pracovat, filtrovat je, štítkovat, nahrávat k nim přílohy, komentovat a spoustu dalšího.
Digitalizace není jen buzz word. Chytré technologie prolomí ve vaší firmě hranice času i prostoru. Se Signi všechny dokumenty podepisujete online. I když obchodujete s druhou stranou zeměkoule, nebo najímáte zaměstnance z opačného konce republiky. Poradíme vám, jak to dělat ještě lépe.
Naše skupina PKF APOGEO neustále hledá způsoby, jak co nejvíce digitalizovat administrativu a tím zlevnit, usnadnit a zrychlit procesy s ní spojené. Jedním z klíčových dodavatelů takového řešení je pro nás společnost Signi, díky níž dokážeme velmi efektivně podepisovat dokumenty. Tato cesta dává smysl nejen nám, ale i našim klientům, neboť je uživatelsky přívětivá, rychlá a v neposlední řadě levná. Spojení nástrojů od společností Signi a Iresoft nám pak umožňuje digitalizaci i uvnitř naší skupiny v oblasti HR administrativy. Tato digitalizace bude mít i nezanedbatelný dopad na skóre v nefinančním reportingu ESG, který se společností, jako je ta naše, bude v blízké budoucnosti dotýkat všech.
Nechte nám na sebe kontakt, a v krátkém čase vás bude kontaktovat náš specialista.
Nechcete čekat? Zavolejte nám
+420 775 797 252
Online 8-18 hod.
Elektronický podpis zrychlí firemní procesy, ať jsou lidé v kanceláři či na home office. U elektronicky podepsaných dokumentů navíc není třeba řešit fyzickou archivaci – a to je rozhodně plus.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
