Integrace Signi a DMS eDoCat – Spojení, které posune práci s vašimi dokumenty na novou úroveň

Zpracování velkého množství digitálních dokumentů přináší mnoha společnostem nejen uživatelské, ale i technické výzvy. Fenomén bezpapírových kanceláří se však zvláště v posledních letech stává obrovským trendem. Na trhu je k dispozici poměrně velké množství řešení pro Document Management System (DMS), tedy systémy pro centrální správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow. Firmám slouží k práci s právními, obchodními či účetními dokumenty, smlouvami, směrnicemi a podobně a také k jejich provázání do dalších systémů v rámci společnosti i mimo ni.

Pokud i ve vašem podnikání chcete pracovat s dokumenty kompletně v elektronické podobě, je zásadní zvolit si nástroj, který bude vhodný pro Vaše potřeby. Bude rychlý, bude mít výkonné a snadno nastavitelné workflow, ale zároveň bude jednoduchý a příjemný pro uživatele.

Jedním z kvalitních DMS nástrojů je český eDoCat z dílny společnosti Onlio. Během posledního měsíce jsme toto DMS integrovali společně s naší Signi a přímo v eDoCat tak nyní můžete využívat i možnost elektronického podepisování vašich dokumentů. Jedná se o vysoce škálovatelné řešení, jež dokáže poskytnout spolehlivý systém za konkurenceschopnou cenu nejen velkým korporacím, které často volí on premise instalaci, ale rovněž menším a středním podnikům preferujícím cloudové řešení eDoCat Cloud. Ve své podstatě se jedná o jediný nástroj, který byste k přerodu na bezpapírovou kancelář měli potřebovat.

Systém je z části postaven na open source technologii Alfresco CE, díky čemuž běžně zvládne bezproblémové zpracování až desítek milionů dokumentů, a to s mimořádně rychlou odezvou i při takovém množství dat. I z toho důvodu mu důvěřují společnosti, které jsou lídry v oblasti digitalizace. Mezi klienty eDoCat dnes patří například společnosti Livesport, Prusa Research, Globus nebo Windmöller & Hölscher. Samozřejmostí je rovněž dlouhodobé důvěryhodné uložení elektronicky podepsaných dokumentů a jejich zpracovaní v souladu s nařízením EU eIDAS.

Zmiňovaná škálovatelnost systému eDoCat se propisuje i v rámci naší spolupráce. Uvítali jsme, že jsme mohli spojit síly a do DMS od Onlio přidat další zásadní funkci pro řešení digitalizované agendy. Řeč je samozřejmě o elektronickém podepisování.

Platforma eDoCat nabízí celou řadu nástrojů a funkcí pro samotné vytváření a editaci dokumentů. Cílem je, aby byla práce na nich co nejefektivnější a bylo ji možné co nejvíce automatizovat.

Pohodlné a bezpečné elektronické podepisování dokumentů prostřednictvím Signi se tak stává akcí dostupnou v rámci sady nástrojů přímo v DMS eDoCat.

U každého dokumentu je vzhledem k detailnímu řízení uživatelských oprávnění možné povolit přístup k jednotlivým akcím a procesům jen konkrétním uživatelům, a to díky implementované centrální správě rolí. Proces schválení dokumentu a jeho elektronické podepsání je tak možné svěřit například jen vybrané skupině uživatelů s vysokým oprávněním.

Elektronický průvodce uvnitř eDoCat DMS provede oprávněného uživatele na straně navrhovatele procesem přípravy dokumentu k podpisu.

Po dokončení procesu přípravy automaticky odejdou podepisujícím osobám e-mailové notifikace z platformy Signi s pokyny pro vlastní elektronické podepsání a s odkazem pro otevření dokumentu v prohlížeči. Po jeho otevření začíná intuitivní proces vlastního podpisu v Signi.

Rozhraní Signi je plně přizpůsobené pro práci na počítači i mobilních telefonech. Je intuitivní a i neznalí uživatelé jsou průvodcem bez problémů dovedeni k vlastnímu podpisu.

Při elektronickém podepisování dokumentů je zásadní bezpečnost celého procesu. Proto má platforma Signi implementovanou funkci dvoufaktorového ověření uživatele. To proběhne prostřednictvím pinu zaslaného v SMS zprávě na mobilní telefon podepisující osoby.

Vlastní podpis probíhá, jak na počítači, tak v rámci mobilního zařízení, ve velmi intuitivním prostředí, ostatně stejně jako celý proces elektronického podepsání.