V letech 2014 až 2023 obnovili papírově 16 000 smluv s odběrateli z důvodu novelizace zákona. Časově i finančně náročný proces byl jedním z motivů pro přechod k digitalizaci. Nyní Vodohospodářská společnost Vrchlice – Maleč využívá k uzavírání dokumentů elektronický podpis Signi. Za první rok s klienty úspěšně podepsala 1000 smluv. Digitalizací vodohospodářská společnost snížila náklady uzavírání dokumentů na třetinu. Proč přesto elektronický podpis ve vodárnách stále není běžný?
Vodohospodářská společnost Vrchlice – Maleč a.s. se řadí mezi střední vodárenské společnosti, kterou z 99 % vlastní obce. Pro svých 70 000 odběratelů se snaží nabízet dodávku pitné vody a odvod odpadní vody ve vysoké kvalitě a zároveň za přijatelnou cenu pro klienty. Proto společnost usiluje o co nejvyšší efektivitu práce a snižování nákladů, mimo jiné prostřednictvím automatizace a digitalizace.
Ne vždy ale byla plná digitalizace smluv možná. Od roku 2014 do konce roku 2023 musely všechny vodárny vzhledem k legislativní změně dát do souladu se zákonem všechny smlouvy s odběrateli. Pro Vodohospodářskou společnost Vrchlice – Maleč to znamenalo znovu podepsat 16 000 smluv. Podepisování představovalo pro pracovníky strastiplný zážitek. „Stávalo se, že klient ztratil smlouvu, vepsal do ní připomínky, nebo ji rovnou proškrtal. Často jsme ji proto posílali dvakrát,“ vzpomíná Pavel Šanc, náměstek Vodohospodářské společnosti Vrchlice-Maleč (VHSKH). „Zpětně si teď říkáme: škoda, že jsme tehdy neměli Signi,“ dodává. V té době však ještě elektronické uzavírání smluv nebylo právně možné. Změnu přineslo až nařízení eIDAS spolu s českým zákonem o elektronickém podpisu. Vodárny ovšem nezačaly digitalizovat okamžitě.
Zatímco dodavatelé elektřiny nebo plynu pokrývají často větší část republiky a tvrdě soupeří o klienty, vodárny jsou regionální a nekonkurují si. Na trhu najdete desítky menších vodáren, které vlastní obce o pár stech obyvatelích. „Babička raději zajde na obecní úřad a podepíše smlouvu osobně,“ vysvětluje Pavel Šanc. Vodárny se také stále obávají možných sporů. Nemají totiž velké právní oddělení jako např. dodavatelé elektřiny. „Už jsme ale podepsali smlouvu o dodávce vody se třemi klienty z řad právníků. Nikdo proti smlouvě nic nenamítal. Proto si myslím, že proces podpisu máme zcela v pořádku,“ konstatuje s mírnou nadsázkou Pavel Šanc.
Vodohospodářskou společnost Vrchlice – Maleč začala s digitalizací zavedením elektronické fakturace z IS QI. S elektronickým zasíláním faktur a systémem SMS upomínek byli pracovníci a klienti velmi spokojeni. Před rokem se proto společnost rozhodla pro elektronické uzavírání smluv s podpisem od Signi. Přechod na elektronický podpis byl snadný. „Zvolili jsme 20 smluv, na kterých jsme vyzkoušeli různé úrovně elektronického podpisu. Naši zaměstnanci se s elektronickým podpisem sžili rychle. Ještě si pamatovali ruční podpis 16 000 smluv.“ připomíná Pavel Šanc.
Jak elektronický podpis přijali klienti? „Většina z nich je spokojenější. Za rok jsme uzavřeli 1 000 dokumentů a pouze jeden klient odmítl smlouvu podepsat elektronicky,“ připomíná Pavel Šanc. „Při přechodu na elektronický podpis je důležitá práce s klienty, komunikace. Každému klientovi musíte průběh uzavření smlouvy dobře vysvětlit,“ dodává.
Díky elektronickému podpisu Vodohospodářská společnost Vrchlice – Maleč šetří zhruba 2/3 nákladů na poštovné. „Pouhý doporučený dopis stojí minimálně 130 Kč (podle počtu stran). Každá smlouva se tiskla v minimálně 2 vyhotoveních a často se zasílala 2x. To když klient žádal změny ve smlouvě nebo se dokument ztratil,“ vypočítává Pavel Šanc. Časovou úsporu se zatím nepokoušeli vyčíslit, přesto ji vyhodnotili jako značnou. Na elektronickém podpisu si však cení nejvíce jeho rychlosti a přehlednosti. „Nyní máme zaručeno, že se smlouva do 7 dnů podepíše, nebo začne řešit. Navíc vždy přesně vidíme, komu jsme dokument poslali a v jakém je aktuálně stavu,“ dodává.
Nyní Vodohospodářská společnost Vrchlice – Maleč pracuje společně se Signi na integraci podepisování do informačního systému QI. Vše řeší s ohledem na pohodlné nastavení sdílení informací pro celou společnost. V příštím roce plánuje zavedení zákaznického portálu. V digitalizaci a automatizaci hodlají pokračovat i nadále. „Jediný, kdo se občas zlobí, je naše vedoucí obchodního oddělení. Elektronicky podepisuje za společnost všude, i z domova, a někdy ji uháníme i o dovolené,“ podotýká s úsměvem Pavel Šanc.
Zdroje:
Pavel Šanc, náměstek Vodohospodářské společnosti Vrchlice – Maleč
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
