Novela Zákoníku z roku 2023 práce vám může výrazně ulehčit život. Tedy pokud pracujete v HR. Díky ní odpadají prakticky všechny právní překážky, které vás dosud mohly v digitalizaci pracovněprávní dokumentace brzdit. České pracovní právo se tak (alespoň co do možnosti digitalizace) konečně posouvá do 21. století.
Co přesně tato novela přináší? Výrazně zjednodušuje elektronické uzavírání některých pracovněprávních dokumentů, a to díky změnám v právní úpravě elektronického doručování důležitých pracovněprávních dokumentů.
Novela se týká pracovních smluv, dodatků, dohod o rozvázání pracovněprávního vztahu (dále jen PPV). Tyto dokumenty nově můžete podepsat s protistranou prostým elektronickým podpisem. A to vše i distančně.
Pouze při podpisu jednostranných ukončovacích dokumentů budete nadále potřebovat uznávaný elektronický podpis (ovšem sem spadá jen minimum dokumentů). Tyto dokumenty ale můžete nově také doručit elektronicky.
Rozšiřují se také možnosti využití různých digitálních nástrojů. Můžete například plně digitalizovat nábor, a to díky použití vzdálené identifikace. Vaše HR oddělení bude zase o krok efektivnější.
Pro české pracovní právo jsou tyto změny obzvlášť zásadní. Nová pravidla zohledňují požadavek na zvýšenou ochranu zaměstnance při uzavírání dokumentů elektronickou cestou.
Tato novela Zákoníku práce upravuje především pravidla pro doručování tzv. důležitých pracovněprávních dokumentů. Mezi ty patří veškeré písemnosti, kterými se pracovněprávní vztah zakládal, měnil, či ukončoval. Dále sem patří mzdové výměry nebo tzv. vytýkací dopisy.
Tyto důležité písemnosti musí zaměstnavatel doručovat zaměstnanci do vlastních rukou, a to způsoby, které přesně stanovuje právě Zákoník práce. Přestože i dosavadní úprava připouštěla elektronické doručování, nastavené podmínky byly tak přísné, že byl tento způsob doručování v praxi téměř nepoužitelný. A to se teď naštěstí mění.
Změny v doručování těchto dokumentů vám práci ulehčí opravdu markantně. Předchozí stav zákona vyžadoval u mnoha dokumentů přísný režim doručování (dle § 334 a násl.) Nyní do tohoto režimu spadá jen nepatrné množství dokumentů. Pro platnost drtivé většiny písemností postačí elektronické doručení bez jakýchkoliv dalších podmínek a omezení.
Do okruhu důležitých písemností (a tedy i do přísného režimu doručování) nově nepatří:
Dokumenty, které v přísném doručovacím režimu zůstávají:
Druhou neméně významnou změnou je, že i dokumenty, které zůstávají v přísném režimu doručování, můžete doručit elektronicky. A to i tehdy, když zaměstnanec chodí do práce. Jen si dejte pozor na prokazatelnost doručení e-mailem, to může být budoucím jablkem sváru.
Doručení v přísném režimu probíhá 5 způsoby:
Abyste tyto důležité písemnosti mohli zaměstnancům doručovat e-mailem či prostřednictvím komunikační aplikace, musíte splnit následující podmínky:
Ještě jednodušší je doručování důležitých písemností datovou schránkou, pro něž platí následující podmínky:
Tady mluví litera zákona velmi slibně. Dokumenty mimo přísný režim (nově tedy i pracovní smlouvy, dodatky a dohody o rozvázání) můžete doručit jakýmkoli způsobem, jen dbejte na to, aby se měl adresát možnost s dokumentem opravdu seznámit. Na žádný způsob doručení nemusíte mít souhlas, a můžete doručit i na pracovní emailovou adresu, zaměstnanecký portál, případně do komunikační aplikace typu JOBKA nebo PLUSCO. Všude si vystačíte s prostým elektronickým podpisem. Pokud tedy nepatříte mezi tzv. veřejnoprávní podepisující.
Na to novela také myslela a přinesla drobné úpravy. Nově vám zaměstnanec může dokument poslat také elektronicky – a to prostřednictvím datové schránky nebo e-mailem. Zaslaný dokument musí zaměstnanec podepsat, stačí prostý elektronický podpis. Jediné, co pro tento způsob doručovaní musíte udělat jako zaměstnavatel, je sdělit zaměstnanci e-mailovou adresu, kam může dokumenty doručovat. Do datové schránky vám pak může posílat vždy i bez vašeho souhlasu.
Pokud elektronicky uzavíráte pracovní smlouvy, DPP nebo DPČ, jejich dodatky či dohody o ukončení a doručujete je prostřednictvím e-mailu, musíte zaměstnanci po uzavření poslat originál dokumentu. A to na e-mailovou adresu, kterou výslovně uvedl a která je mimo vaši dispozici (tedy ne na pracovní e-mail).
Zaměstnanec má také právo od uzavřených smluv odstoupit, samozřejmě kromě dohody o rozvázání pracovního poměru. A to do 7 dnů od doručení na e-mail zaměstnance (na jím uvedený mail, ne na pracovní). Jestliže zaměstnance nastoupí do práce nebo už dodatek nabyl účinnosti, odstoupit od smlouvy již nemůže.Pořád v tom tápete? Napište nám, nebo zavolejte a my vám rádi poradíme, co přesně dělat.
Nechte nám na sebe kontakt, a v krátkém čase vás bude kontaktovat náš specialista.
Nechcete čekat? Zavolejte nám
+420 775 797 252
Online 8-18 hod.
<strong>Důvěřují nám lidé z více než 500</strong> inovativních firem
Aplikaci Signi používáme v naší kanceláři přibližně rok a za tu dobu jsme jejím prostřednictvím podepsali řádově stovky dokumentů. Makléři tuto možnost využívají nejčastěji u podpisu zprostředkovatelských, rezervačních a nájemních smluv, AML dotazníků a NDA. Ukazuje se, že klienti tuto službu od nás jednoznačně vítají, protože jim šetří spoustu času.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
