Zákoník práce v roce 2026: digitální HR po novelách

Aktualizováno 2026

Novela zákoníku práce z roku 2023 způsobila opravdovou revoluci v digitálním HR. Pracovní právo se posunulo do 21. století. Digitální onboarding, uzavírání pracovní smlouvy na jednom zařízení, digitalizace smluv, hromadná rozesílka mzdových výměrů.  Co všechno zákoník práce umožňuje po 3 letech a jedné flexinovele?

Novela mění způsob práce HR oddělení

Už 3 roky můžete digitalizovat veškerou HR agendu. Většina dokumentů přitom podepíšete tzv. prostým elektronickým podpisem. Pouze v případě jednostranných ukončovacích dokumentů budete nadále potřebovat uznávaný elektronický podpis.

3 režimy doručení a jeden speciální

Písemnosti můžete doručovat ve 3 základních režimech. Ve většině případů si vystačíte prostým elektronickým podpisem. A po flexinovele přibyl čtvrtý – modifikovaný přísný režim speciálně pro mzdový výměr.

Režim 1: Přísný režim

Přísný režim doručení platí pro malé množství dokumentů – zejména výpovědi a další jednostranné ukončovací dokumenty. Upravuje ho § 334 a násl. zákoníku práce.

Co potřebuji k elektronickému doručování v přísném režimu?

• Zaměstnanec udělí souhlas s elektronickou komunikací, a to v samostatném písemném prohlášení (možno podepsat i elektronicky), nezapomeňte tady přidat poučení o podmínkách doručování. Souhlas může kdykoli odvolat, případně zrušit sdělenou doručovací adresu.
• Zaměstnanec sdělí e-mailovou adresu (mimo dispozici zaměstnavatele).
• Zaměstnavatel musí dokument doručovaný tímto způsobem podepsat uznávaným (kvalifikovaným) podpisem.

Co musím doručovat v přísném režimu?

• Všechny jednostranné ukončovací dokumenty
• Odstoupení / odvolání z vedoucího pracovního místa
• Vytýkací dopisy (dle § 52/f nebo § 52/g)

Režim 2: „Nedůležité“ písemnosti

Prostý podpis využijete pro více než 80 % pracovněprávní agendy. Jde o písemnosti dle § 21 zákoníku práce – tedy ty, které zákon nevyžaduje doručit zvláštním způsobem.

Co potřebuji k doručování?

• Dokument můžete doručit jakýmkoli způsobem
• Adresát musí mít možnost se s dokumentem opravdu seznámit
• Není potřeba souhlas s elektronickou komunikací
• Můžete doručovat na pracovní e-mail, zaměstnanecký portál nebo komunikační aplikace

Co mohu doručovat v tomto režimu?

• Pracovní smlouvy, DPP a DPČ (dokumenty související se vznikem pracovněprávního vztahu)
• Dodatky smluv a dohod (dokumenty související se změnou pracovněprávního vztahu)
• Dohody o rozvázání pracovněprávního vztahu

Režim 3: Ostatní písemnosti

Písemnosti, které nespadají do přísného režimu ani do kategorie „nedůležitých“ dle § 21 ZP, se řídí obecnou úpravou občanského zákoníku. I zde postačí prostý elektronický podpis.

Režim 4: Modifikovaný přísný režim – mzdový výměr po flexinovele

Mzdový výměr má po flexinovele zvláštní postavení. Nově si můžete vybrat ze dvou možností:

Varianta A – přísný režim (jako dosud): kvalifikovaný podpis + souhlas zaměstnance se soukromou e-mailovou adresou.

Varianta B – modifikovaný přísný režim (nově po flexinovele): doručení bez souhlasu zaměstnance, ale s povinným potvrzením o doručení.

Podrobně jsme o doručování mzdového výměru po flexinovele psali na našem blogu.

Nejste si jistí, do kterého režimu spadají vaše dokumenty?

Máme pro vás přehled 40 HR dokumentů, včetně doporučeného režimu doručení a typu podpisu. Dokument jsme připravili ve spolupráci s advokátní kanceláří PRK Partners.

A co doručování zaměstnavateli?

Zaměstnanec vám může dokumenty poslat elektronicky – e-mailem nebo datovou schránkou. Zaslaný dokument musí podepsat, stačí prostý elektronický podpis. Jako zaměstnavatel musíte zaměstnanci sdělit e-mailovou adresu, kam může dokumenty doručovat. Do datové schránky vám pak může posílat kdykoli i bez vašeho souhlasu.

Právo na odstoupení

Pokud elektronicky uzavíráte pracovní smlouvy, DPP nebo DPČ, jejich dodatky či dohody o ukončení a doručujete je prostřednictvím e-mailu, musíte zaměstnanci po uzavření poslat originál dokumentu. A to na e-mailovou adresu, kterou výslovně uvedl a která je mimo vaši dispozici (tedy ne na pracovní e-mail).

Zaměstnanec má také právo od uzavřených smluv odstoupit, samozřejmě kromě dohody o rozvázání pracovního poměru. A to do 7 dnů od doručení na e-mail zaměstnance (na jím uvedený mail, ne na pracovní). Jestliže zaměstnanec nastoupí do práce nebo už dodatek nabyl účinnosti, odstoupit od smlouvy již nemůže.Pořád v tom tápete? Napište nám, nebo zavolejte a my vám rádi poradíme, co přesně dělat.

Jak začít digitalizovat HR?

Nejčastější chybou při digitalizaci HR je začít výběrem nástroje. Správný postup je opačný: nejprve zmapovat dokumenty a režimy doručení, až poté nastavovat technologii. O tom, na co si dát pozor při digitalizaci HR, se nám svěřil náš klient Doosan Bobcat EMEA.

Nejprve udělejte 3 základní kroky:

1. Audit dokumentů 

Sepište všechny pracovněprávní dokumenty, které používáte: smlouvy, dodatky, mzdové výměry, výpovědi, vytýkací dopisy, interní formuláře. Doporučujeme při digitalizaci začít jedním dokumentem nebo procesem. Nejčastěji jím bývá onboarding (poslechněte si náš webinář Ještě dnes paperless).

2. Určete režim u každého dokumentu 

U každého si odpovězte: Spadá do přísného režimu? Jaký typ podpisu vyžaduje? Jakým kanálem se bude doručovat? Kdo za proces odpovídá? Teprve potom řešte technické nastavení.

3. Připravte zaměstnance i interní týmy 

Digitalizace se dotýká víc než jen HR. Zapojte vedení (podpora a priorita), právní oddělení (revize textů, souhlasy), IT (nastavení a bezpečnost) a připravte komunikaci směrem k zaměstnancům. Počítejte s tím, že sběr soukromých e-mailů a podepisování souhlasů zabere víc času než samotné spuštění.

Začněte digitalizovat už dnes

V Signi zbavujeme svět zbytečného papírování už od roku 2019. Naší specializací je digitální HR. Umíme vytvořit projekt digitalizace HR na míru, včetně onboardingu, nastavení workflow, školení zaměstnanců a integrace s vybraným HR systémem.