Novinky v aplikaci

Na novinky v aplikaci Signi se můžete těšit v pondělí 19. 12. ve večerních hodinách.

Novinky pro uživatele

Nová stránka podpisového scénáře

Podpisové scénáře jsou zásadním nástrojem pro digitalizaci elektronického podepisování. Zachycují, co kdy má kdo jak za jakých podmínek podepisovat, schvalovat či mít na vědomí.

Připravili jsme pro vás zcela novou stránku podepisovacích scénářů. Stránka je, věříme, přehlednější a zároveň umožňuje zpřístupnit mnoho nových funkcí.

Co je nejdůležitější?

• Po klepnutí na tlačítko Přidat podepisujícího se přidá nová osoba do podpisového scénáře. Klepnutím na šipku pod jménem pak volíte, zda půjde o zástupce navrhovatele či protistranu. V případě dokumentů podepisovaných více stranami lze i přidat další stranu.
• Kontaktní údaje podepisujících protistran lze nyní jednoduše psát přímo na stránce podpisového scénáře. Navrhovatele můžete vybrat seznamu týmu workspace (pracovního prostoru). V případě potřeby můžete navrhovatele smazat a nahradit jiným.

V sekci AKCE u kontaktu lze zvolit různé způsoby vzdálené identifikace, editovat rozšiřující údaje kontaktní osoby a smazat podepisující/ho z podpisového scénáře.

V sekci VYBRAT ROLI u kontaktu lze určit typ požadovaného podpisu, případně zda bude dokument schvalovat nebo mu má být doručen na vědomí.

Ostatní funkce, tj. nastavení obálky, nastavení podpisového scénáře a uložení podpisového scénáře pro opakované použití, zůstaly na svých místech.

Libovolná kombinace typů podpisů

V podpisovém scénáři lze nyní libovolně kombinovat různé typy podpisů v libovolném pořadí. Některý z podepisujících tak může podepisovat kvalifikovaně, jiný přes BankID, jiný biometricky apod.

Možnost výběru několika různých druhů podpisů pro jednoho podepisujícího připravujeme na začátek roku 2023.

Přijmutí částečně podepsaných dokumentů

Signi nyní umí přijmout částečně podepsaný dokument např. podepsaný kvalifikovaným certifikátem a zajistit podpis zbývajících podepisujících libovolným typem podpisu. Znamená to, že:

• Částečně podepsaný dokument došlý od protistrany můžete vložit do Signi, zajistit podpis/y na vaší straně a poslat ke schválení protistraně zpět. Na závěr tak obě strany získají plně podepsaný dokument.
• Částečně podepsaný dokument z integrované aplikace – např. typu ERP, která umí vložit do generovaných tiskových sestav či šablon podpis certifikátem a dokument předat do Signi. Signi pak zajistí podpis protistran – např. zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců apod. Výhodou je, že lze takto realizovat hromadné rozesílky k podpisu přímo z integrované aplikace.

V obou případech je třeba, aby dodané PDF soubory nebyly uzamčeny proti změnám a bylo možné přidávat do dokumentu informace, např. podpisy, pečetě či časová razítka. Pozor, obsah dokumentu jako takového se přitom nemění.

Více viz  Částečné podepisování

Vytvoření částečně podepsaných dokumentů

Toto se hodí např. pro situace, kdy protistrana má svůj způsob či systém kvalifikovaného podepisování. V tom případě:

• Signi se použije pouze pro zajištění podpisů uvnitř vaší organizace, tj. budou podepisovat jen navrhovatelé.
• Podepsaný dokument si pak autor dokumentu stáhne a odešle jinou cestou k dopodepsání – např. pošle e-mailem orgánu veřejné správy, kde ho dopodepíší ve svém systému.

Je k tomu ale třeba, aby Signi dokument nezamklo proti změnám, což zajistí odpovídající nastavení podpisového scénáře.

V nastavení podpisového scénáře je příznak.
zda má být dokument po podepsání všemi podepisujícíim zamknut, či nikoliv.
Výchozí hodnota je ano, je třeba ji odškrtnout.

Více viz  Částečné podepisování

Vícekrokové podepisování

Někdy je potřeba, aby se postup podepisování měnil podle aktuální situace. V tomto případě se  podepisování dokumentu rozdělí na několik kroků.

1. Předá se dokument k podpisu nejprve 1. podepisujímu, následně se předá dokument s jedním podpisem k podpisu 2. podepisujícímu atd. Přitom je třeba, aby při podpisu prvních podepisujících nebyl dokument uzavřen proti změnám, aby do něj šlo vkládat následující podpisy. Obsah dokumentu se přitom nemění.
2. Teprve při podpisu posledního podepisujícího se dokumentu uzavře proti změnám.

Více viz Vícekrokové podepisování.

Schválení dokumentu s poznámkou alias košilka či krycí list

Statutáři potřebují často před auditory či v případě soudního sporu prokázat, že jednali s péčí řádného hospodáře. Jednou z cest je prokázat, že si před podepsáním dokumentu vyžádali stanoviska odpovědných specialistů.

• V papírovém světě k tomuto slouží tzv. košilka či krycí list.
• V Signi může nyní vzniknout automaticky s využitím funkce „Schválení s poznámkou“.

Více viz Schválení s poznámkou – vhodné pro košilky a krycí listy

Skrytí některých dokumentů v obálce

Skrytí některých dokumentů v obálce se může hodit v případech, kdy pro jednoduchost chceme držet několik dokumentů pohromadě např. jako „obchodní prípady XYZ“ a přitom někdo z účastníků nemá některý dokument vidět.

• Typickým příkladem je trojstranná dohoda, kde někdo z podepisujících nemá vidět to, co ostatní dva, například dohody o financování, které zahrnují několik dokumentů podepisovaných mezi zákazníkem, dodavatelem a financujícím či realitní smlouvy mezi prodávajícím, kupujícím a makléřem,
• Jiným příkladem jsou dokumenty, které mají vidět jen zástupci navrhovatele a ne protistran např. košilka, krycí list, interní protokol dodaný z integrované aplikace.
• apod.

Více viz Skrytí některých dokumentů v obálce

Kontrola souborů podepsaného certifikátem mimo Signi

Signi zajistí průběh podpisového scénáře, i když některý z podepisujících chce použít svojí aplikaci pro vložení svého kvalifikovaného podpisu. Může soubor ze Signi stáhnout, podepsat tak, jak je zvyklý např. v Adobe Readeru a nahrát do Signi zpět.

Aby omylem nenahrál/a do Signi jiný dokument, kontroluje se nyní shoda jeho obsahu s dokumentem, který si ze Signi stáhl/a.

Vývojářský koutek

Integrace „k ukradnutí“

Jednoduchou cestou, jak svojí aplikaci propojit se Signi, je integrace s využitím vzorů dokumentů v Signi. Hodí se pro situace, kdy integrovaná aplikace obsahuje údaje pro vytvoření dokumentu, ale vlastní dokument vytvořit neumí, bylo by to moc složité anebo drahé.

Vše lze na příkladu integračního scénáře “Google Form > Signi” pro integrační nástroj MAKE/Integromat. Obdobně jako s Google Forms lze integraci upravit pro další formulářová řešení typu Typeform, pro jakykoliv záznam v ERP, CRM, SCM, BPM, DMS systému, webový formulář apod.

Příklad integračního scénáře si lze stáhnout, nahrát do vašeho MAKE/Integormat prostředí ve formě tzv. BluePrintu a tam upravit dle vašich potřeb. To je často výrazně rychlejší než začínat „z nuly“ dle dokumentace. Proto pro vás chystáme další příklady “ k ukradnutí“.

Více viz Integrace – Signi a MAKE / Integromat

Podpis přímo v integrované aplikaci

Jednou z možností jak propojit Signi s vaší aplikací je vyvolání stránky podpisu přímo z této aplikace.

Signi jako odpověd na požadavek na podepsání dokumentu vrací URL stránky/nek pro jeho podpis.

Pokud se zároveň při volání Signi API použije příznak „one_device“:true:

• Signi neodešle podepisujícím výzvy k podpisu emailem a SMS tj. nemohou je podepsat vzdáleně,
• Signi jim zašle až výsledný podepsaný dokument.
• v Kontrolním listě bude záznam o tom, že proběhl “podpis na jednom zařízení” tj. nedoručoval se podepsaný dokument na dálku. To například splňuje legislativní požadavek na předání podepsaného pracovněprávního dokumentu přímo na pracovišti viz Elektronické podepisování v HR s využitím Signi.

Více viz Příklad 6 – Podpis v integrované aplikaci

Jak přes Signi API vyvolat pokročilé scénáře a nové funkce

Postupně začínáme budovat knihovnu JSON souborů pro složitější situace a pro nové funkce v Signi. Z těch nových tam najdete:

• Skrytí některých dokumentů v sadě některým podepisujícím s přepínačem „is_visible“: true/false
• Vícekrokové podepisování s přepínačem „lock_after_seal“: true/false“

Více viz Pokročilé příklady volání Signi API