Signi v roce 2025: více bezpečí, jednodušší ovládání a ještě větší flexibilita

V Signi nabízíme jen jednu věc. Elektronický podpis. Ten ale umíme dokonale. Každý rok Signi zdokonalujeme tak, abychom vám ulehčili práci, ušetřili čas a nervy a snížili náklady. V roce 2024 jsme připravili několik podstatných zlepšení. Díky API můžete jednoduše exportovat data do Excelu, máte dokonalý přehled o stavu dokumentu, můžete se přihlásit přes SSO nebo využít remote sign odkudkoli na světě. Přečtěte si, co umí Signi v roce 2025.

1️⃣ Export hodnot ze vzorů: API umožňuje export do Excelu

Pokud využíváte vzory smluv a posíláte je přes API, máme pro vás skvělou zprávu – všechna vyplněná pole si teď můžete nechat vrátit v přehledném Excelu. Už žádné ruční přepisování údajů, žádné chyby. Automatizace, jak má být.

2️⃣ Dvoufaktorové ověření pro větší bezpečí

Bezpečnost je základ. Proto jsme dvoufaktorové ověření rozšířili na několik klíčových míst:

• Před podpisem v rámci workspace – ideální pro interní procesy.
• Před stažením dokumentu – můžete požádat protistranu o SMS ověření, než si dokument stáhne. Praktické např. u citlivých smluv.
• Při přihlašování do workspace – můžete nastavit, že každý uživatel musí zadat SMS kód při samotném přihlášení.

3️⃣ Dokonalý přehled o stavu dokumentu

Byl e-mail s dokumentem odeslán? A doručen? Nově to uvidíte přímo v rozhraní. Stačí kliknout u dokumentu na ikonku ciferníku. Systém sleduje, zda byl dokument odeslaný a zda byl doručený. Pokud nebyl doručen (např. schránka byla plná, byli jste označeni jako spam) dostanete chybovou hlášku Doručení selhalo.

4️⃣ Fikce doručení: HR oddělení, zbystřete!
U dokumentu můžete nově nastavit doručení fikcí. Jak na to? V dokumentu vpravo nahoře kliknete na Nastavení podpisového scénáře a zvolíte doručení fikcí. Důležité je, aby protistrana měla nastavenou roli Podepisuje. Dokument se jako vždy odešle protistraně a po uplynutí 15 dní se automaticky uzavře i bez podpisu. Vše v souladu s par. 335 zákoníku práce.

Tip: pro získání dat o doručení můžete využít webhook, díky kterému získáte informace přes API. O uzavření dokumentu fikcí také obdržíte notifikační e-mail.

5️⃣ Přihlášení po vašem: SSO a vlastní login stránka

Přihlašování k Signi je teď ještě pohodlnější – kromě klasiky (e-mail + heslo) můžete využít Single Sign-On pomocí Google účtu nebo Microsoft účtu. Možnosti můžeme kombinovat. Umíme vám také vytvořit vlastní přihlašovací stránku s designem podle vašich požadavků.

6️⃣ Přesouvání dokumentů mezi workspace: dokonalý přehled

Máte dokument v prostředí HR, ale patří do sales? Nyní můžete dokumenty pohodlně přesouvat mezi jednotlivými workspace. Při prvním otevření dokumentu v vám Signi automaticky vyskočí okno s nabídkou přesunu do jiného workspace – např. z HR do Sales. Pokud změnu neuděláte hned, můžete později kliknout na tlačítko „Více“ (vpravo). V případě uzavřeného (podepsaného) dokumentu však už přesun není možný.

7️⃣ Remote sign nyní klidně i z Karibiku

Při podpisu pomocí remote sign už nemusíte mít certifikát fyzicky u sebe. V případě podpisu s certifikátem od První certifikační můžete podepisovat s certifikátem na dálku. Stačí vám mobilní aplikace a PIN. Pro rakouské klienty tuto novinku nabízíme v rámci Handy Signatur.

8️⃣ Ověření na úrovni AML? Bez platební brány

Potřebujete ověření totožnosti na základě předpisů proti praní peněz (AML)? Signi je AML ready. Ověření můžete nově udělat prostřednictvím QR kódu. Nepotřebujete tedy platební bránu (např. PayU). Nezapomeňte ale po ověření mikroplatbu klientovi zaslat zpět.

9️⃣ Práce s velkými dokumenty bez stresu

Zpracování dlouhých smluv už není problém. Do Signi můžete nahrát dokument libovolné délky. Na začátku dokumentu vždy vidíte tlačítko Podepsat. My vám zobrazíme první stránku dokumentu. Pokud chcete prohlédnout celý dokument, stačí stisknout tlačítko „Zobrazit celé PDF“. Ať už podepisujete jednu stránku nebo třicet, všechno běží plynule.

Chcete se dozvědět více? Všechny novinky, ale také další vychytávky Signi jsme představili na webináři Cesta do hlubin elektronického podpisu.