Elektronické podepisování a automatizace interních schvalovacích procesů přináší užitek nejen firmám a organizacím, ale také státní správě. Krajský úřad v Moravskoslezském kraji řešil obtížnější realizaci prezenčních jednání všech členů hodnotící komise při výběrových řízeních. Nebylo jednoduché domluvit termín jednání tak, aby se všichni členové komise fyzicky sešli. A to zvláště v posledních letech, kdy celou situaci komplikovala pandemická opatření.
Zápisy z jednání hodnotící komise ještě donedávna vedla administrativa Moravskoslezského kraje jako klasické papírové dokumenty s vlastnoručními podpisy všech zúčastněných. Úřední zpracovatel zápisu vždy musí zajistit, aby správnost zápisu potvrdili všichni členové komise. A k tomu bylo potřeba dorazit fyzicky přímo do budovy úřadu.
Během pandemie se jednání komise přesunula z velké míry do online prostředí. Jednalo se přes videohovory, a tak vznikla potřeba zápisy z jednání lépe zabezpečit a parafovat je elektronicky. A tím celé jednání úspěšně uzavřít.
I přes to, že spisová služba je poměrně rozsáhlý sofistikovaný systém, nasazení Signi se obešlo bez potíží.
Implementace proběhla dobře. Dnes si hodnotící komise vytváří potřebné dokumenty přímo ve spisové službě. Vše plně digitálně.
Každý vytvořený dokument odchází automaticky k elektronickému podpisu. Všichni členové komise dostanou notifikaci, která je vyzve k podpisu dokumentu. Podpis je možný na libovolném chytrém zařízení, které je aktuálně připojeno k internetu.
V Signi jsme mysleli i na případ, že se komise sejde osobně. V tu chvíli se v aplikaci nastaví volba podpisu „Na jednom zařízení”. Všichni zúčastnění mohou dokument podepsat postupně tak, že si předávají jeden tablet, kde na dokument připojují stylusem své podpisy.
Dokumenty se po podpisu automaticky archivují. Elektronický archiv je bezpečný a snadno se v něm filtruje, či hledá. Mají sem přístup jen pověřené osoby.
Na Krajském úřadě v Moravskoslezském kraji hodnotí pozitivně především rychlost a komfort nového způsobu podepisování zápisů z jednání. Úřední zpracovatel zápisu se může spolehnout, že vždy sežene všechny potřebné podpisy ve zlomku původního času. Pokud jednání probíhá osobně, jsou podpisy všech otázkou doslova pár minut.
Digitální dokument po celou dobu podepisování neopustí bezpečné a kontrolované prostředí aplikace Signi. K dokumentům mají po celou dobu, od podpisu až po archivaci, přístup pouze pověření pracovníci a samozřejmě členové komise, kteří jej podepisují.
Řešíte i v rámci vaší administrativy zdlouhavá podepisovací nebo schvalovací kolečka? Usnadněte si to jako Krajský úřad v Moravskoslezském kraji. Oslovte naše specialisty, rádi vám připraví prezentaci na míru. Ať víte, co vás čeká. 🙂
Nebo si to nejdřív chcete jen vyzkoušet? Žádný problém. Připravili jsme pro vás zkušební dokument, na kterém si otestujete, jak jednoduché podepisování dokumentů v Signi je.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
