UGO salaterie šetří díky digitálnímu HR tisíce korun měsíčně. Nejvíce si však cení úspory času. Data o nových zaměstnancích mají v reálném čase a bez chyb, což výrazně zrychluje nábor, který je v gastru klíčový. Mohou tak s nimi okamžitě pracovat. Jak probíhal přechod na digitální HR?
Produkty UGO najdete v ČR už přes 20 let. Na čerstvých salátech a džusech si můžete pochutnat v 59 restauracích v Česku i na Slovensku, balené produkty najdete ve velkých retailových řetězcích. V roce 2012 se řetězec stal součástí holdingu Kofola. UGO si zakládá na souladu s přírodou. Razí heslo, že nejlepší odpad je ten, který nevznikne. Nejen proto si vybrali Signi. Digitalizace je v 21. století přirozená. Zpětně si říkali: Už to mělo být dávno.
Gastro patří mezi obory s vysokou fluktuací. Zaměstnanci se často střídají, část jich tvoří brigádníci. V UGO Salateriích jsou zodpovědní za nábor zaměstnanců jednotliví store manažeři. Náborové dokumenty (nejčastěji dohody o pracovní činnosti) se dříve tiskly a podepisovaly na místě. Dokumentace se na HR oddělení se často dostala s několikatýdenním zpožděním, navíc občas s chybami.
„Vždy jsme při podpisu vnímaly riziko: přijde smlouva včas, v pořádku a kompletní?“ vzpomíná na období před zavedením Signi Eva Vyšanská, HR Director UGO trade s.r.o. Navíc pomalejší uzavírání dohod některé uchazeče odradilo. Gastro nyní trpí nedostatkem zaměstnanců. Dohoda podepsaná okamžitě elektronicky zvýšila jistotu, že zájemce skutečně nastoupí do práce.
Dohody s brigádníky se nejčastěji uzavírají na jeden rok. Obvykle mají i se souvisejícími doklady 15 stran v jedné kopii. Pokud nastoupí 50 zaměstnanců měsíčně, jedná se o 2 500 Kč jen za tisk a papír. „Je to balík papíru. Ten jsme pak zasílaly z poboček na centrálu. Každý měsíc jsme na poštovném utratili zhruba 3 000 Kč,” podotýká Eva. Kromě toho věnovaly množství času dohledávání podacích lístků a ztracené pošty. „Zní to jako drobnosti, ale když je sečtete, jedná se často i o desetitisíce korun měsíčně,“ uzavírá.
Rozhodnutí přejít na digitální HR tedy bylo jasné. Přesto panovaly zpočátku obavy. „Desítky let jsme spoléhaly na šanony a tiskárnu, takže přechod na zcela nový způsob práce a vedení procesů pro nás představoval zásadní změnu. Vyžadovalo to otevřenost vůči novému a ochotu opustit dosavadní způsoby – což jsme nakonec zvládly s překvapivou lehkostí. Dnes si výrazné zjednodušení nemůžeme vynachválit. Ukázalo se, že předsudky opravdu nebyly na místě,” vzpomíná Linda Horáčková, HR Business Partner ve společnosti UGO trade s.r.o.
Signi si v UGO vybrali na základě interního výběrového řízení. Nejprve ho testovali 3 měsíce na 3 pobočkách. „Nevěděli jsme popravdě, co od toho čekat. Máme zaměstnance z různých vrstev, někteří jsou mladší 18 let. Přirozeně jsme přemýšleli, jak podpis přijmou. Nebudou chtít papírové smlouvy?“ vzpomíná Linda. Test však proběhl bez větších zádrhelů. „Nenarazili jsme na žádné dramatické překážky. To rozhodlo,“ doplňuje Eva. Když si navíc spočítali náklady na Signi a srovnali je s úsporou času a peněz, nebylo moc o čem uvažovat. „Digitalizace je v 21. století prostě přirozená,“ dodává.
Během pilotního projektu nastavovali v UGO procesy přesně na míru potřebám firmy. Nejsložitější bylo nastavit procesy na jednotlivých pobočkách. Vedoucí poboček si museli zvyknout, že potřebují vše plánovat a přemýšlet dopředu. „Dříve byli zvyklí, že papír snese všechno. Nyní v sobě elektronický podpis nese časové razítko a pečeť. Není tedy možné ho jakkoliv měnit,“ upozorňuje Linda. Každá smlouva tak musí být podepsána k danému datu. „Chtělo to trochu nácviku, ale v krátkém čase si vše sedlo perfektně,“ uzavírá Linda.
Díky Martinu Bergerovi jsme nastavili proces podepisování v Signi přesně podle našich potřeb. Linda
Přestože náklady na tisk mohou vyčíslit na nižší desítky tisíc měsíčně, největší úsporu spatřují v čase. „Dříve store manažer smlouvu půl hodiny připravoval a pak půl hodiny podepisoval. Nyní vnímají časovou úsporu a jsou za Signi vděční,“ podotýká Linda. Store manažeři se mohou věnovat efektivní práci na pobočce. „Mohly bychom spočítat úsporu v člověkohodinách. To ale není zásadní. Signi se propisuje do produktivity práce,“ dodává.
Podepsané dokumenty jsou pak v reálném čase v systému a HR s nimi může okamžitě pracovat. „Dříve jsme čekali na dokumenty i tři týdny. Další čas zabralo jejich ruční scanování do systému. Vznikala tak nepříjemná zpoždění. Nyní můžeme data okamžitě zadat do SAP a docházky. Pro personalisty je to zásadní přidaná hodnota,“ zdůrazňuje Eva. Navíc jsou díky nastavení dokumentů všechny informace úplné a kvalitní. „Při ručním vyplňování často docházelo k chybám a nepřesnostem. Dokumenty se tak posílaly několikrát,“ podotýká Eva.
Mohly bychom spočítat úsporu v člověkohodinách. To ale není zásadní. Signi se propisuje do produktivity práce. Eva
V UGO prostě digitalizují vše, co jde, aby si ušetřili práci. A ostatním HR manažerům vzkazují, ať se toho nebojí. „Zkuste to. Není to příliš nákladné. Vyberte si dodavatele a otestujte ho. Žijeme v době umělé inteligence, která umí dělat věci, které jsme si dříve neuměly představit,“ vzkazují svorně Eva i Linda. „Jsme skoro jako z románu Karla Poláčka. Jen nás bylo 8, a nyní je nás 5. Právě díky digitalizaci vše stíháme rychleji a efektivněji,“ uzavírá Linda.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
