Jak podepsat smlouvu elektronicky

Elektronický podpis vám umožňuje podepisovat dokumenty na dálku. Bez toho, abyste se museli potkávat s podepisující protistranou. Díky pokročilým možnostem vzdáleného ověřování identity pak jasně víte, zda s vámi daný dokument podepisuje ta správná osoba.

Smlouvu můžete podepsat 3 typy elektronických podpisů. Na podepisování 90 % firemní agendy vám úplně stačí prostý elektronický podpis. U firem, které své papírování digitalizují, je oblíbený zaručený elektronický podpis, ten v sobě zahrnuje vzdálené ověření identity podepisujícího. Ověření totožnosti probíhá několika způsoby (SMS, selfie…), z nichž nejpokročilejší je ověření pomocí BankID. Typy ověření se dají kombinovat.

Pokud uzavíráte důležité mezinárodní kontakty nebo často jednáte se státní správou nebo veřejnými institucemi, pak využijete nejvyšší podpisovou úroveň, a sice kvalifikovaný elektronický podpis, který se pojí s kvalifikovaným certifikátem. Tento certifikát vydává certifikační autorita.

Jak probíhá elektronický podpis smlouvy krok za krokem

Pokud si k digitálnímu podepisování vyberete Signi, můžete začít podepisovat doslova ze dne na den. První dokument v Signi podepíšete bez jakékoli instalace, nebo zdlouhavého nastavování, registrujete se během pár minut.

Jak probíhá elektronický podpis smlouvy krok za krokem

• Ze svého počítače nahrajete soubor s finálním dokumentem a vytvoříte návrh dokumentu, v němž už budou předepsané vaše osobní údaje.

• V dokumentu doplníte hlavičku a přidáte údaje o podepisující protistraně (říkejme ji třeba Martin Kraus). V základu vyplníte jméno, příjmení, telefon a e-mail. Dodat můžete i další volitelné údaje.

• V dalším kroku si projdete vlastní obsah dokumentu, provedete případné korekce.
• Přidáte pole pro svůj podpis i pro podpis Martina Krause. Tato pole jednoduše přetáhnete ze spodní lišty na obrazovce. Pole se obvykle přidávají na konec dokumentu, ale dají se zařadit i na jakoukoli zadanou stránku dokumentu.

• Pokračujete k samotnému podpisu. Objeví se obrazovka s vaším podpisovým vzorem, vy jen doplníte datum a místo podpisu. A kliknete na tlačítko Podepsat.

• Objeví se obrazovka se zprávou, že vše proběhlo v pořádku a vy si pohodlně zobrazíte náhled dokumentu s vaším podpisem.

• Zatímco vy si prohlížíte dokument, přichází Martinovi do e-mailu notifikace, že vy už jste podepsali a že je řada na něm. V notifikačním e-mailu najde Martin výrazné tlačítko Zobrazit dokument.
• Na úvodní obrazovce dokumentu, kam se Martin dostane po prokliku z notifikace, je uvedeno, kdo a jaký dokument posílá. Martin si dokument snadno zobrazí a projde.

• Na konci dokumentu, v poli, kde má být Martinův podpis, nachází Martin tlačítko Podepsat. Po kliknutí proběhne 2faktorové ověření a finalizace podpisu.

• Hotovo, podepsáno. Oběma stranami do pár minut.

Dokumenty k podpisu můžete přes API posílat v těchto formátech: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, HTML.