Signi od A do Z: Elektronický podpis v roce 2025

Co všechno umí Signi v roce 2025? V aplikaci najdete nové možnosti delegování dokumentů, nastavení archivačních lhůt nebo hromadné rozesílky. Doplnili jsme pro vás také nové vzory dokumentů.  Shrnuli jsme pro vás to nejdůležitější o elektronickém podpisu a digitálním HR. Pojďme na to od A do Z.

Co je to digitalizace? Aneb začínáme od D

Abecedu začneme pěkně od základů. V našem případě je nejdůležitější písmenko D: digitalizace. Zavést elektronický podpis bez digitalizace totiž nedává smysl. Co je tedy digitalizace? V Signi ji chápeme jako proces práce s oběhem dokumentů: od jejich vzniku, přes schvalování, podepisování, až po důvěryhodnou archivaci. Smyslem digitalizace je efektivita. Díky digitalizaci šetříte čas a manuální práci a zkvalitňujete procesy.

Signi tedy není jen elektronický podpis. Kromě podepisování nejčastěji řešíme:

• Vzdálenou identifikaci uživatelů (nejčastěji pro onboarding, AML ověřování, otevření účtu, přepis energií a vydávání podpisových certifikátů pro AES)
• Digitalizaci schvalovacích a podpisových workflow (u firemních dokumentů, smluv, klientské dokumentace)
• Důvěryhodnou archivaci dokumentů (s funkcí automatické obnovy certifikátů a řízení přístupu k dokumentů)
• Integraci do firemních aplikací a systémů (přes API nebo námi vytvořenými konektory)

Co je elektronický podpis? A můžu si ho vytisknout?

Možná si spousta z vás představí token nebo certifikát od České pošty. Elektronický podpis jsou však elektronická data, ke kterým je jednoznačně připojena identita podepisujícího. Podle evropského nařízení eIDAS je elektronický podpis rovnocenný papírovému podpisu.
Žádná instituce by proto neměla elektronický podpis zpochybnit. 

💡Doposud neevidujeme žádný spor ohledně platnosti, pravosti nebo závaznosti dokumentů podepsaných v Signi.

V praxi se v ČR používají 3 druhy elektronického podpisu: prostý, zaručený a uznávaný.  90 % dokumentů podepíšete právně správně prostým podpisem.  Po podepsání má elektronický dokument:

• časové razítko – dokládá, kdy byl podepsán,
• elektronickou pečeť – chrání dokument před změnami.

Pokud časové razítko vyprší, je obtížnější prokázat, že se dokument poté nezměnil.

💡Pokud dokument vytisknete, vznikne jen prostá kopie, nikoli originál. Originál zůstává v elektronické podobě. Co ve vytištěné verzi chybí? Podívejte se na náš obrázek:

Druhy elektronických podpisů

Prostý (běžný) elektronický podpis

Prostým podpisem můžete podepsat až 90 % všech dokumentů. Vhodný je případě, že:

• znáte protistranu,
• unesete důkazní břemeno (např. při sporu)
• máte s protistranou historii komunikace nebo smluvní vztah.

Příklady: objednávky, předávací protokoly, dodací listy, HR dokumenty (kromě dokumentů podle par. 334 zákoníku práce)

Zaručený elektronický podpis

Velmi vhodný, pokud neznáte identitu protistrany. Doporučujeme jej v B2C agendě, pojišťovnictví, při onboardingu zákazníků nebo žádostech o úvěr. Identifikace podepisujících probíhá přes BankID nebo Signi ověření totožnosti.

Kvalifikovaný elektronický podpis

Nejvyšší úroveň elektronického podpisu založená na kvalifikovaném certifikátu (vydává Česká pošta nebo První certifikační autorita).
Používá se u:

• smluv se státními institucemi,
• grantů, dotací, výběrových řízení,
• rámcových smluv s vysokým plněním.

Tipy a triky při podepisování

Delegování podpisů

V aplikaci najdete několik možností, jak delegovat:

1. Změna podepisujícího. Využijete například, když kolega jede na dovolenou nebo zadal špatný e-mail.

• V detailu dokumentu jednoduše přepíšete kontaktní údaje na jinou osobu.
• Novému podepisujícímu přijde výzva k podpisu.

2. Delegování protistranou. Také vaše protistrana může změnit podepisujícího.

• Např. když dokument dorazí na adresu info@firma.cz, sekretářka ho přepošle na konkrétního jednatele.

Toto delegování je možné v aplikaci vypnout, což doporučujeme zejména v případě HR dokumentů.

3. Hromadné přepnutí podepisujícího. Pokud odchází kolega, můžete předat desítky dokumentů na jiného uživatele.

Lze i obráceně – po návratu z dovolené vrátit dokumenty zpět.
Delegování vidí uživatelé od licence ScaleUp výš. Pokud funkci nevidíte, napište na help@signi.com, pomůžeme vše nastavit.

Hromadné kampaně (rozesílky dokumentů)

V Signi můžete také nastavit kampaně. Jsou ideální pro HR dokumenty, které se posílají stovkám zaměstnanců.

Princip je podobný jako v e-mailingu (např. Mailchimp):

• nahrajete dokument nebo vyberete vzor ze Signi,
• připojíte seznam kontaktů (např. Excel se jmény a e-maily),
• systém automaticky vytvoří a rozešle jednotlivé dokumenty.

Jak vytvářet hromadné kampaně? Podívejte se na naše video:

Ukázka workflow:

1. Vyberete dokument nebo vzor (např. DPP nebo dodatek).
2. Naimportujete kontakty (ručně nebo z Excelu).
3. V Signi se automaticky doplní osobní údaje (jméno, adresa, datum narození).
4. Zkontrolujete náhledy dokumentů (i hromadně).
5. Odešlete ihned nebo naplánujete odeslání (např. na pondělí ráno).

Každý odeslaný dokument má svůj stav:

• odeslaný,
• čeká na podpis,
• podepsaný,
• expirovaný.

💡 Kampaně jsou náhradou staré hromadné rozesílky z kontaktů — jsou přehlednější a méně náchylné k chybám.

Archivace dokumentů

Dříve jste mohli nastavit dobu archivace jen na úrovni workspace. To bylo nepraktické, protože různé dokumenty mají různé zákonné lhůty. Nově v Signi můžete archivaci nastavit na úrovni jednotlivého dokumentu (obálky). Při vytvoření dokumentu volíte přímo dobu archivace.

Archivace se nastavuje pro celou obálku (všechny přílohy dohromady). Není možné mít v jedné obálce různé lhůty archivace, protože se dokument přerazítkovává jako celek.

🔹 Nejčastější, defaultně nastavená doba archivace: 10 let (vhodná pro obchodní dokumenty)

Expirace dokumentů

Když dokument pošlete k podpisu, určíte, kolik dní má protistrana na podpis (např. 10, 15, 30).  Pokud protistrana dokument v dané lhůtě nepodepíše:

• Signi automaticky pošle upozornění,
• poté se dokument označí jako expirovaný.

Co můžete dělat:

1. Upravit dokument a znovu ho odeslat (např. změna kontaktu nebo prodloužení platnosti).
2. Odstranit dokument – pak vám vrátíme kredity.
3. Nechat expirovaný dokument uložený – zůstane přístupný 6 měsíců.

Proč mi aplikace hlásí chybu?

Když nahrajete dokument, který je uzavřený, např. vytvořený v Docusign, Signi ho odmítne. Nemůžeme totiž do dokumentu vložit podpis nebo časové razítko. Často se také stává, že je dokument poškozený.

Tip: zkuste dokument otevřít v PDF readeru (např. Acrobate).  

Jaké dokumenty můžete do Signi vkládat? 

Signi pracuje s běžnými kancelářskými dokumenty, např. s Wordem, PDF, Excelovými tabulkami, PowerPointem i obrázky. Po podpisu dokument převedeme do PDF, abychom mohli vložit podpisy, pečetě a časová razítka.

Podpis na jednom zařízení

Používá se hlavně v HR nebo provozech, kde chcete zajistit, že zaměstnanec opravdu podepsal osobně.

Princip:

• Jeden z účastníků (např. personalista) otevře dokument na tabletu.
• Druhý účastník (zaměstnanec) se ověří a na stejném zařízení provede svůj podpis.

Příklad:

• Jednatel podepisuje vzdáleně.
• HR pracovník a zaměstnanec podepisují společně na tabletu.

Podmínky:

• jeden z podepisujících musí být z vašeho týmu (nastavíte ve workspace),
• ideální pro provozy, výrobu, pobočky.

Jak podepisuje neregistrovaný zaměstnanec?

V HR doporučujeme, aby zaměstnanci neměli pro pracovněprávní dokumenty účet v Signi.

• Neregistrovaný podepisující dostává výzvu e-mailem nebo SMS, podpis provede bez přihlašování.
• Registrovaní uživatelé (např. HR manažeři) mohou podepisovat hromadně a sledovat přehled dokumentů.

Nové vzory dokumentů

V Signi jsme sjednotili vzory dokumentů, aby:

• byly technologicky kompatibilní s běžnými PDF,
• šly podepisovat i kvalifikovaně (např. BankID, I.CA).

Díky tomu můžete jednoduše doplňovat údaje do vzoru, využívat rozesílky nebo podepisovat přes API.

Kontrola před odesláním

Nová funkce „Zkontrolovat před odesláním“ pomáhá předejít chybám:

• zkontroluje, kdo podepisuje, kdo schvaluje,
• ověří, jestli jsou přiloženy všechny přílohy,
• projde celý podpisový scénář.

💡 Doporučujeme hlavně u složitějších dokumentů s více přílohami a podepisujícími.

Týmová práva a workspace

Každé oddělení může mít svůj workspace – např. HR, právní, IT.

Každý workspace má:

• seznam členů,
• jejich oprávnění (vidět, podepisovat, schvalovat, mazat, přidávat kontakty).

Příklady práv:

• HR manažer vidí všechny dokumenty v HR workspace,
• zaměstnanec vidí jen ty, kde je jako podepisující,
• právní oddělení může mazat nebo schvalovat.

Do budoucna v Signi chystáme další rozšíření práv – např. právo pouze schvalovat nebo mazat konkrétní typy dokumentů.

Pro otázky využijte nápovědu

Kliknutím na otazníček vpravo nahoře v aplikaci se dostanete do podrobné nápovědy.

Najdete tam:

• návody se screenshoty,
• popisy všech funkcí,
• FAQ i přehled nastavení.

👉 Technické dotazy pište na help@signi.com – nezapomeňte vždy uvést ID dokumentu, ke kterému se dotaz vztahuje.

Novinky v digitálním HR v roce 2025

Jedna novela změnila svět HR i svět Signi. Od října 2023 umožnil zákoník práce podepsat všechny HR dokumenty elektronicky.

Už 2 roky tak nemusíte v HR: 

• řešit, jestli se dokumenty ztratí nebo nedojdou.
• posílat kurýry ani regionální manažery s papíry po pobočkách.
• tisknout a skladovat dokumenty v šanonu nebo třeba v pronajatém skladu za Prahou.

Tip: V případě papírového dokumentu nastává jistá míra stresu, aby se dokument neztratil, nepoškodil nebo se nedostal do nepovolaných rukou. Pokud v Signi správně nastavíte práva.

Novinky v zákoníku práce po flexinovele 2025

Flexinovela zákoníku práce opět změnila pravidla hry. Nově platí dva režimy doručování pro mzdové výměry. Stále můžete využít přísný režim s fikcí doručení. V novém režimu také můžete mzdové výměry doručovat na jakýkoliv e-mail zaměstnance, novela přitom  ruší povinnost mít jeho předchozí souhlas. Ovšem pozor! V tomto případě neplatí fikce doručení.

Jak podepsat mzdový výměr po flexinovele? Přečtěte si náš blog 

Tip: nyní už můžete mít mzdový výměr v nástupní dokumentaci

Digitální HR je právně správně: u kontroly obstojí

Po 2 letech už máme dostatek zkušeností, abychom mohli prohlásit, že digitální HR obstojí v praxi. Mnoho našich klientů prošlo kontrolami úřadů či institucí bez jakýchkoli problémů. Digitálně podepsané dokumenty jsou uznány jako plnohodnotné (jak ostatně stanoví zákon a nařízení eIDAS).

Jak na souhlas s elektronickou komunikací v HR? 

• Souhlas potřebujete pouze pro dokumenty v tzv. přísném režimu doručení
• Získejte ho jako první
• Podepíšete ho elektronicky
• Souhlas platí i pro fikci doručení, není potřeba vytvářet samostatný dokument

Chcete znát digitální HR od A do Z? Podívat se na náš web 

V Signi zbavujeme svět zbytečného papírování. 💜

Inspirujte se příběhy firem, které digitalizací už prošly