Zásady ochrany soukromí

Bezpečnost Vašich osobních údajů, stejně jako zajištění bezpečného a jednoduchého podepisování dokumentů, je pro nás prioritou a dáváme si velký pozor na to, co se s Vašimi údaji děje. Naše společnost, Digital factory s.r.o., IČ: 06988377, se sídlem Pražákova 1008/69, Štýřice, 639 00 Brno (dále také „my“) může být v postavení správce i zpracovatele Vašich údajů.  V obou těchto rolích plně dbáme na ochranu Vaše soukromí a Vašich dalších práv. Níže popisujeme způsob nakládání s osobními údaji v naší společnosti. Pokud je některý pojem používán s velkým písmenem, je definován buď dále v těchto Zásadách ochrany soukromí, nebo v Obchodních podmínkách.

 

Naše společnost jako správce a zpracovatel údajů

My jsme správcem osobních údajů, tedy tím, kdo o zpracování údajů rozhoduje, stanovuje jeho účel a je za něj především odpovědný, pro zpracování údajů, které je nezbytné pro tyto účely:

  • Založení, vedení a správa uživatelského profilu; toto zpracování je nezbytné k plnění smlouvy o využívání Aplikace
  • Servisní komunikace s uživatelem; toto zpracování je nezbytné k plnění smlouvy o využívání Aplikace
  • Podepisování smluv či dalších dokumentů; k tomuto zpracování potřebujeme Váš výslovný souhlas
  • Doložení podpisu konkrétního dokumentu; zpracování dat za tímto účelem je nezbytné k ochraně našeho oprávněného zájmu na doložení správného fungování Aplikace
  • Vnitřní evidence uživatelů; zpracování dat za tímto účelem je nezbytné k ochraně našeho oprávněného zájmu na správném fungování Aplikace
  • Zajištění funkčnosti, bezpečnosti, stability a vývoje Aplikace; zpracování dat za tímto účelem je nezbytné k ochraně našeho oprávněného zájmu na správném fungování a rozvoji Aplikace a našich služeb
  • Informování o nový funkčnostech Aplikace, které je nezbytné pro náš oprávněný zájem na komunikaci se zákazníky a rozvoji a dosahování našich obchodních cílů, a s Vaším souhlasem případně nabídkách třetích stran

V případě, kdy naši Aplikaci využívá Uživatel pro svoji osobní potřebu nebo fyzická či právnická osoba pro zajištění svojí obchodní, podnikatelské či obdobné činnosti prostřednictvím jednotlivých Uživatelů, je správcem osobních údajů Uživatel nebo Klient a my vystupujeme v roli zpracovatele. Jedná se zejména o zpracování nezbytné pro:

  • Podpis smlouvy či dalšího dokumentu v prostředí Aplikace
  • Nastavení přístupu dalších osob k jeho Uživatelskému účtu, případně k Workspace
  • Doložení podpisu smlouvy pro potřeby Uživatele či Klienta
  • Uchování a archivace dokumentů pro potřeby Uživatele či Klienta
  • Plnění sektorové regulace, která na konkrétního Uživatele či klienta dopadá, např. v oblasti zdravotnictví, energetiky či prevence praní špinavých peněz


Jak nás můžete kontaktovat?

Kontaktovat nás můžete na:

  • e-mail: gdpr@signi.com
  • adrese sídla nebo na adrese Kavčí Hory Office Park, budova B, Na Hřebenech II 1718/8, 140 00 Praha 4

Na výše uvedených kontaktech můžete také uplatnit veškerá Vaše dále popsaná práva.


Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme a proč?

Identifikační údaje

Vaše základní identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, název firmy) a adresní údaje uvedené v následujícím bodu potřebujeme k tomu, abychom Vás byli schopni identifikovat a mohli Vám umožnit užívání našeho nástroje na vytváření a elektronické podepisování dokumentů (dále jen „Aplikace“). Tyto údaje zpracováváme jako správce pro všechny výše uvedené účely, zpracováváme je však také jako zpracovatel pro zajištění služeb pro jednotlivé Uživatele a Klienty.

Adresní údaje

Vaše adresní údaje (název ulice a číslo popisné, město, PSČ, stát) potřebujeme jako součást Vaší identifikace a také abychom řádně vyplnili hlavičku Vámi vytvářených dokumentů ze vzorů. Tyto údaje zpracováváme jako správce pro všechny výše uvedené účely, zpracováváme je však také jako zpracovatel pro zajištění služeb pro jednotlivé Uživatele a Klienty.

Kontaktní údaje

Vaše kontaktní údaje (telefonní číslo a e-mail) využíváme následovně: e-mailová adresa slouží pro přihlášení do aplikace, také na ni odesíláme upozornění na nový dokument k podpisu a zároveň na tuto e-mailovou adresu odesíláme uzavřený (podepsaný) dokument. V případě, že jste vyjádřili souhlas se zasíláním obchodních sdělení a novinek v aplikaci, odesíláme na tuto e-mailovou adresu občasné newslettery. Telefonní číslo slouží pro ověření uživatele před podpisem dokumentu a také na něj odesíláme formou sms upozornění na nový dokument k podpisu. Na telefonním čísle se s Vámi též může spojit zástupce naší uživatelské podpory a nabídnout Vám radu a pomoc s nastavením Aplikace a jejího používání, či pro vyřešení Vašeho požadavku. Tyto údaje zpracováváme jako správce pro všechny výše uvedené účely, zpracováváme je však také jako zpracovatel pro zajištění služeb pro jednotlivé Uživatele a Klienty.

Pokud podnikáte a máte IČ, je nutné ho uvést také. IČ potřebujeme pro vystavování daňových dokladů a kompletní identifikaci při zřízení uživatelského účtu v Aplikaci. Tento údaj zpracováváme jako správce pro všechny výše uvedené účely. V případě, kdy Vy jako podnikatel smlouvu uzavíráte s Klientem či Uživatelem, Vaše IČ pak pro tento účel zpracováváme jako Zpracovatel.

Heslo

Při registraci do Aplikace uchovává náš systém informace nutné k tomu, abyste se mohli přihlásit ke svému účtu, tj. kromě Vašeho jména uchovává i heslo. Heslo uchováváme výhradně v zahashované podobě z níž neumíme odvodit vaše původní heslo. Bez těchto údajů bychom Vám přihlášení nebyli schopni umožnit, zároveň je toto nezbytné, abyste Vy stejně jako my byli schopni doložit, že konkrétní aktivita učiněná z Vašeho účtu byla učiněn právě Vaší osobou. Tento údaj zpracováváme jako správce pro účel zajištění funkčnosti, bezpečnosti, neodmítnutelnosti a stability Aplikace.

Dynamický biometrický podpis (DBP)

Tyto údaje potřebujeme pro podpis dokumentů a tento DBP je ukládán vždy a výhradně pro podpis konkrétního dokumentu. To znamená, že po provedení podpisu a jeho vložení do dokumentu, v němž zůstane uchován, Aplikace DBP jinak neuchovává. Toto je nezbytné pro zajištění autenticity vašeho podpisu a též doložitelnosti a neodmítnutelnosti Vašich aktivit. Tento údaj zpracováváme jako Zpracovatel.

Fotokopie Vašich dokladů

Fotokopii Vašich dokladů zpracováváme v pouze tehdy,  pokud nás o to požádá Klient či Uživatel, s nímž budete uzavírat smlouvu. Aplikace ani my „nevidíme“ do obsahu fotokopie a Aplikace s ním zachází jako s obrázkem, kterou vloží na určené místo v podepisovaném dokumentu. Jinak Aplikace ani my obsah fotokopie (bez ohledu na to jaké osobní údaje tento může obsahovat) nijak nezpracováváme. Pokud se rozhodnete fotokopii dokladů uložit do svého profilu, budeme ji pro Vás zpracovávat jako Zpracovatel, tedy zajistíme její uložení v profilu v Aplikaci, byste ji mohli opakovaně použít. Pokud použití fotokopie u konkrétního dokumentu vyžaduje Klient či jiný Uživatel, může se jednat buď o nezbytný krok ke splněná právní povinnosti pro identifikaci konkrétní osoby, nebo o zpracování na základě Vašeho souhlasu.

Elektronické identifikátory

Pro zajištění Vašeho spojení s Aplikací krátkodobě využíváme i některé elektronické identifikátory, jako je IP adresa, šifrovací klíče, či session (dočasné) cookies. To nám umožňuje navázání a udržení zabezpečeného spojení mezi serverem Aplikace a Vaším zařízením a aplikací, z níž se k naší Aplikaci připojujete. V tomto případě jsme v roli Správce. Více informací se dočtete v naší Sušenkové politice (Cookie policy).

Pokud nám neposkytnete Vaše jméno a příjmení, e-mail, telefon a heslo, nebudeme Vám schopni umožnit využívání Aplikace.

 

Jak dále využíváme Vaše osobní údaje jako správce?

Jelikož máme zájem zůstat v kontaktu s osobami, se kterými spolupracujeme, uchováme si po registraci Váš e-mail, na který Vám můžeme v případě Vašeho souhlasu zasílat tzv. obchodní sdělení. To jsou e-maily, ve kterých Vás budeme informovat o našich novinkách, případně zajímavých akcích souvisejících s užíváním Aplikace. Zasílání těchto sdělení provádíme na základě našeho tzv. oprávněného zájmu. V každém e-mailu budete mít samozřejmě možnost odběr těchto zpráv zrušit, případně můžete zasílání takových e-mailů dopředu odmítnout e-mailem zaslaným na adresu gdpr@signi.com.

Jelikož máme zájem na tom, abyste Aplikaci využívali co nejlépe, a snažíme se Vám usnadnit její používání, tak Vám poté, co se zaregistrujete, během 48 hodin zavoláme na Vámi zadané telefonní číslo. Telefonní hovor provádí proškolený pracovník společnosti Digital factory s.r.o. Vaše telefonní číslo nepředáváme žádné třetí straně.

Pokud jste nám k tomu dali souhlas, můžeme si uchovávat Váš e-mail i pro další účely, než je výše uvedeno, a to například pro zasílání informací o našich akcích a službách, které nesouvisí se službou, kterou jsme Vám poskytli. Taktéž si na základě Vašeho souhlasu můžeme uchovávat Vaše jméno a příjmení, abychom s Vámi mohli lépe jednat a správně Vás oslovovat.


Cookies

Abychom Vám usnadnili a zpříjemnili užívání Aplikace a zároveň abychom neustále vylepšovali naše stránky, zpracováváme i informace z cookies. Cookie je malý soubor písmen a čísel, který ukládáme ve vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku. Některé cookies nám umožňují propojit vaše aktivity během využívání Aplikace od chvíle, kdy otevřete okno webového prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavřete. Po té se tyto cookies vymažou. Jiné zůstávají v prohlížeči či zařízení po nastavenou dobu a jsou využity vždy, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila, např. pro nastavení Vámi zvoleného rozlišení, jazyka či dalších nastavení Aplikace.


Zabezpečení dat

Informace, které píšete do smluv uzavíraných prostřednictvím Aplikace, považujeme za maximálně důvěrné. Proto k nim máte přístup jen Vy, osoby, se kterými smlouvu uzavíráte, a osoby, kterým jste k tomu dali oprávnění. Data uchováváme na zabezpečených serverech, jsou zašifrovaná a používáme i řadu dalších organizačních a technických opatření, takže se nemusíte bát, že by si je někdo kromě Vás mohl přečíst.

 

Komu Vaše osobní údaje předáváme?

Pro zajištění našich služeb využíváme služeb některých dodavatelů, kteří se také mohu podílet na zpracování Vašich osobních údajů. Jedná se např. o společnosti podílející se na zasílání textových zpráv SMS, provozovatele platební brány, vystavování daňových dokladů atd.

Seznam těchto dodavatelů:

  • Informace o procházení stránek pro nás zpracovává Google, Inc., a to pomocí nástroje Google Analytics, Google Data studio, Google Tag manager, který díky cookies (viz výše) umožňuje měření a vyhodnocování způsobu užívání našich webových stránek.
  • Vaše identifikační a adresní údaje předáváme pouze v rámci Aplikace ostatním uživatelům tak, aby mohl být splněn účel jejího fungování.
  • Pro rozesílání e-mailových obchodních sdělení využíváme placenou službu Ecomail, kam předáváme Vaši e-mailovou adresu. Provozovatelem služby Ecomail je společnost ECOMAIL.CZ, s.r.o., IČ: 02762943.
  • Pro zjišťování spokojenosti zákazníků se Signi využíváme nástroj pro online tvorbu dotazníků Survio. Provozovatelem služby Survio je společnost Survio s.r.o., IČ: 28300785.
  • Pro automatizovaný sběr dat využíváme nástroj pro online tvorbu formulářů a dotazníků Typeform. Provozovatelem služby je společnost Typeform SL. se sídlem ve Španělsku.
  • Pro marketingové analýzy a konzultace využíváme služby specialisty Dominika Ratulovská, IČ: 08304718.
  • Pro zasílání transakčních e-mailů využíváme službu Mailgun, kam předávame Vaši e-mailovou adresu. Provozovatelem služby je společnost Mailgun Technologies, Inc. se sídlem v USA.
  • Pro zasílání krátkých textových zpráv (SMS) využíváme placenou službu Profisms, kam předáváme Vaše telefonní číslo. Provozovatelem služby Profisms je společnost Profi SMS s.r.o., IČ: 03676307.
  • Pokud platíte některou z našich služeb, bude Vaši platbu zpracovávat platební brána GoPay. Provozovatele platební brány GoPay je společnost GOPAY s.r.o., IČ: 26046768.
  • V případě, že si v Aplikaci zakoupíte kredit nebo měsíční předplatné, Vaše fakturační údaje a e-mailovou adresu předáváme službě Vyfakturuj, která Vám vystaví daňový doklad. Provozovatelem služby Vyfakturuj je společnost RedBit s.r.o., IČ: 24197190.
  • Převod dokumentů z formátu html do formátu pdf pro nás zajišťuje nástroj cloudconvert, který provozuje německá společnost Lunaweb GmbH. V rámci této konverze nejsou nikde na serverech společnosti Lunaweb GmbH ukládány dokumenty a společnost Lunaweb GmbH nemá za žádných okolností přístup k obsahu Vašich dokumentů.
  • Servery, na kterých jsou Vaše data uložena, se nacházejí v České republice, a to u společnosti Master Internet s.r.o., IČ 26277577.


Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme?

  •  Vaše údaje, které zpracováváme jako správce, uchováváme po dobu, kdy u nás máte svůj uživatelský účet, a poté ještě 5 let. Po tuto dobu je uchováváme proto, abychom byli schopni správně reagovat v případě jakéhokoliv případného soudního sporu, případně doložit finanční či daňově významné aktivity.
  • Jestliže máme některé údaje na základě Vašeho souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat a takové údaje pak musíme vymazat, případně je už nepoužívat pro daný účel, k němuž jsme měli souhlas.
  • Uchování některých dokumentů obsahujících osobní údaje nám navíc ukládají zákony. Například faktury musíme uchovávat po dobu 10 let. Účetní doklady uchováváme po dobu 5 let.
  • Zašifrované údaje, které máme jako zpracovatel v držení díky tomu, že jste uzavřeli smlouvu nebo jste se podíleli na uzavření smlouvy prostřednictvím Aplikace, uchováváme po dobu 2 let a pak je mažeme. Po dobu, kdy je máme u sebe, až do okamžiku 14 dnů před tím, než je smažeme, nás můžete požádat o jejich předání a my Vám je předáme. Pokud nás v průběhu této doby požádáte o výmaz, nemůžeme takový výmaz provést bez souhlasu ostatních smluvních stran.


Jaká máte práva ve vztahu ke svým osobním údajům?

  • Právo požadovat přístup k Vašim osobním údajům – tzn. že se nás můžete zeptat, jaké osobní údaje o Vás evidujeme a co se s nimi v průběhu toho, co jsou u nás, dělo a bude dít.
  • Právo na opravu – pokud nejsou Vaše osobní údaje, které o Vás vedeme, již aktuální nebo jsou nesprávné, můžete požádat o jejich opravu.
  • Právo vznést námitku – v případě, že se domníváte, že zpracováváme osobní údaje nad rámec našeho oprávněného zájmu, můžete proti takovému zpracování vznést námitku, kterou se musíme zabývat.
  • Právo na výmaz (tzv. právo „být zapomenut“) – tzn. že na Vaši žádost musíme vymazat veškeré osobní údaje, které o Vás evidujeme, např. pokud si již nebudete přát být u nás registrováni. Může se ale stát, že bude existovat jiný důvod, který nás opravňuje či zavazuje údaje uchovávat (např. povinnost plynoucí ze zákona o účetnictví atd.), a v takovém případě výmaz nemůžeme provést.
  • Právo na omezení zpracování – v některých případech sice osobní údaje můžeme uchovávat, ale nesmíme s nimi nijak nakládat; jedná se o následující situace:
    • pokud popřete přesnost údajů a my potřebujeme Vaše sdělení ověřit,
    • jestliže jsou osobní údaje zpracovávány neoprávněně, ale nepřejete si, abychom je vymazali a místo výmazu požádáte jen o omezení zpracování,
    • pokud již osobní údaje nepotřebujeme, ale požádáte o jejich uchování pro uplatnění Vašich právních nároků;
    • pokud vznesete námitku proti zpracování, a to po dobu, než ověříme, jestli budou osobní údaje dál zpracovávány v našem důležitém zájmu nebo je zpracovávat nebudeme.
  • Právo na přenositelnost údajů – v případě, že nás o to požádáte, poskytneme Vám Vaše osobní údaje, které zpracováváme na základě smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli, nebo souhlasu a zároveň je zpracováváme automatizovaně. Máte-li v aplikaci svůj profil, takové údaje jsou Vám v profilu kdykoli k dispozici a můžete si je sami kdykoli stáhnout. Tímto postupem je zajištěno, že se Vaše data dostanou jen k Vám, či k příjemcům, které sami určíte. Pokud v Aplikaci nemáte profil, pak Vám takové údaje, poté co bezpečně ověříme Vaše oprávnění pro přístup k požadovaným datům, poskytneme v běžně používaném, strojově čitelném formátu. Případně tyto údaje můžeme předat správci, kterého určíte, pokud ale s předáním bude souhlasit.
  • Právo podat stížnost – pokud se domníváte, že nějakým způsobem porušujeme pravidla zpracovávání osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Budeme ale rádi, pokud se nejdřív obrátíte na nás a společně Vaši nespokojenost a případně nesrovnalost vyřešíme.

Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme my jako správce, zejména tedy ve vztahu k Vašemu uživatelskému profilu, Vaši žádost o uplatnění některé z práv vyřídíme sami. V případě, kdy se Vaše žádost bude týkat zpracování osobních údajů, které provádíme pro našeho Klienta či Uživatele, jedná se především o zpracování osobních údajů v souvislosti s podepisováním dokumentů v Aplikaci, Vaši žádost o uplatnění některého z práv bezodkladně předáme příslušnému správci. Abychom správně odlišili, s uplatněním jakého práva a ve vztahu ke kterým údajům se na nás obracíte, a abychom ho mohli co nejrychleji vyřídit k Vaší spokojenosti, tak jej, prosím, upřesněte a specifikujte. Pokud by nám z Vašeho podnětu nebylo zcela zjevné, o uplatnění kterého práva nebo ve vztahu k jakým osobním údajům se jedná, tak Vás požádáme o upřesnění.

Jelikož zajištění bezpečnosti svěřených dat je pro nás zcela zásadní, vezměte na vědomí, že předpokladem pro splnění požadavků plynoucích z Vašich výše uvedených práv, zejména takových, které vedou na změny v datech či na předání dat mimo Aplikaci, bude bezpečné ověření identity žadatele. 


Máte jakékoliv otázky?

Pokud máte jakýkoliv dotaz ohledně našich zásad ochrany soukromí, můžete nám napsat na e-mail gdpr@signi.com. Může se stát, že tyto zásady budeme občas aktualizovat, tudíž doporučujeme, abyste se na tuto stránku čas od času podívali.