Bezpečné elektronické
podepisování
Rychle a bez papírů

Díky Signi digitalizujete firemní papírování a podepíšete 100 % vašich dokumentů. Právně správně.

Důvěřují nám lidé z více než 1 500 inovativních firem

  • Alza.cz logo
  • Nova Signi logo
  • Tipsport
  • Air bank
  • Rohlík.cz logo
  • Alma Career
  • Decathlon
  • Packeta
  • Remax logo

Elektronický podpis

Za elektronickým podpisem už nemusíte na poštu. U nás si vyberete přesně ten druh podpisu, který potřebujete. Všechny Signi podpisy splňují vysoké nároky na bezpečnost a právní závaznost.

  • Prostý podpis pro většinu firemních dokumentů úplně stačí. Kombinujeme v něm SMS ověření a biometrický podpis. Podpis doplňuje vzdálená identifikace.
  • Zaručený podpis je založen na podpisovém certifikátu, který je vydán po předchozí identifikaci. Tento certifikát není vydán certifikační autoritou.
  • Kvalifikovaný podpis se používá při podepisování rozsáhlých smluv nebo při komunikaci se státní správou. Nejvyšší úroveň. I tento podpis Signi umí.

Vzdálená identifikace

Existuje několik způsobů, jak na dálku ověřit totožnost vašich obchodních i pracovních partnerů. Vzdálená identifikace je dnes norma. Umožňujeme ověření přes BankID nebo kombinaci několika prvků.

  • Signi identifikace vyžaduje doložení dokladů totožnosti, ověření živosti selfie a provedení mikroplatby. Se Signi zvládnete všechno na jednom zařízení.
  • Identifikace pomocí BankID staví na principu už jednou ověřené identity. Signi vám pomůže získat přesně ty údaje, které potřebujete.
  • Automatizovaný onboarding, digitalizace objednávek a zrychlení workflow při schvalování smluv: tady využijete vzdálenou identifikaci nejčastěji.

Schvalovací a podpisové workflow

Nekonečné schvalovací kolečko a přítomnost všech podepisujících v místě podpisu je minulost. Schvalovací procesy si nastavíte automaticky tak, jak potřebujete.

  • Předdefinovaná workflow pro schvalování i podepisování výrazně zrychlí vaši práci.
  • Aktuální stav dokumentu sledujete přehledně a v reálném čase.
  • Chytré notifikace upozorní všechny zúčastněné, že je dokument podepsaný. Pomocí e-mailu nebo SMS.

Dlouhodobá elektronická archivace

Podepsané dokumenty máte povinnost archivovat 3 až 30 let. Digitální archivace Signi vyhovuje všem právním normám a snižuje vaše náklady na tisk i skladovací prostory.

  • Kvalifikované časové razítko zaručuje, že dokument nikdo nezmění. Signi zvládne i automatickou obnovu razítek.
  • Detailní evidence přístupů odpovídá standardům bezpečného ukládání dat i GDPR.
  • Skartace dokumentů probíhá na konci povinného archivačního období, a to podle skartačního protokolu.

Hromadná rozesílka interních dokumentů

Interní administrativy bývá obvykle mnoho. Dodatky, směrnice, růžová prohlášení. Funkce Hromadná rozesílka odešle podobná hromadná oznámení za vás.

  • Práce s databází kontaktů probíhá rovnou v Signi. Dokumenty díky tomu pošlete na pár kliknutí celé skupině lidí.
  • Napojení Signi na Excel umožní před rozesílkou automatické doplnění hlavičky i údajů do dokumentu.
  • Interní HR dokumenty, směrnice, změny podmínek, změny ceníků: rozesílky těchto dokumentů ocení nejen vaše HR oddělení.

Integrace digitálního podepisování Signi je díky API a hotovým systémovým konektorům překvapivě rychlá.

Láska na první podepsání

Proč si naši klienti vybírají pro digitalizaci podepisování právě Signi?
Na těchto 6 důvodech se shodují.

Důvod č. 1

Snadná integrace s firemními systémy

Signi jsme navrhli jako variabilní komponentu, kterou lze v řádech dnů integrovat do CRM, DMS nebo ERP systémů. Stejně tak je možná integrace do firemních procesů.

Důvod č. 2

Špičková technická a zákaznická podpora

Rádi vám kdykoli podáme pomocnou ruku. Ať už potřebujete proškolit své lidi na práci se Signi, nebo jen řešíte běžné provozní potíže. U nás se nebojíte ozvat.

Důvod č. 3

Bezpečnost na prvním místě

Vaše data jsou u nás v bezpečí. Všechny procesy monitorujeme 24/7 a pravidelně provádíme penetrační a zátěžové testy. Signi splňuje požadavky těch nejpřísnějších standardů pro bankovní aplikace.

Důvod č. 4

Intuitivní uživatelské prostředí

Chtěli jsme, aby používání Signi bylo co nejjednodušší. Proto jsme uživatelské rozhraní hodně ladili. Ovládání aplikace si tak uživatelé osvojí velmi rychle.

Důvod č. 5

Použitelnost na různé typy dokumentů

Vyberete si typ dokumentu a proces, kterým má dokument projít až k podpisu, a my to pro vás připravíme přesně podle vašich potřeb. Umíme  i různé dokumentové „specialitky“.

Důvod č. 6

Silné finanční a provozní zázemí

Jsme součástí silné finanční instituce. Stojí za námi Česká spořitelna, náš strategický partner a akcionář. Díky tomu nás při rozvoji Signi nic zásadního nebrzdí.

Zavedení Signi významně zefektivnilo naše administrativní procesy a šetří čas, který můžeme věnovat zlepšování služeb pro naše zákazníky.

Alza

K digitalizaci HR nás přivedl nástup zaměstnanců na homeoffice. Nechtěli jsme ztrácet čas posíláním papírů poštou. Díky Signi proběhl onboarding rychle a hladce – všechno nám vysvětlili a my se mohli rovnou pustit do akce.

Začali jsme s pracovními smlouvami, mzdovými výměry a nástupními dokumenty. Postupně jsme digitalizovali skoro celé HR. Zbytek necháváme zatím stranou – naši klienti mají radši klasiku s papírem.

Přínosy? Méně tisku, rychlejší komunikace a jednodušší změny. Dokumenty pro účetní máme hned, bez čekání na poštu. Finanční dopad jsme sice nepočítali, ale je jasné, že to funguje. A to se počítá.

Maroš Ruman, HR Manager, 4Life Direct

Naše skupina PKF APOGEO neustále hledá způsoby, jak co nejvíce digitalizovat administrativu a tím zlevnit, usnadnit a zrychlit procesy s ní spojené. Jedním z klíčových dodavatelů takového řešení je pro nás společnost Signi, díky níž dokážeme velmi efektivně podepisovat dokumenty. Tato cesta dává smysl nejen nám, ale i našim klientům, neboť je uživatelsky přívětivá, rychlá a v neposlední řadě levná. Spojení nástrojů od společností Signi a Iresoft nám pak umožňuje digitalizaci i uvnitř naší skupiny v oblasti HR administrativy. Tato digitalizace bude mít i nezanedbatelný dopad na skóre v nefinančním reportingu ESG, který se společností, jako je ta naše, bude v blízké budoucnosti dotýkat všech.

Petr Rada, Chief Operations Officer, PKF APOGEO

Signi nám pomohlo digitalizovat HR tím, že umožnilo zrychlení našich procesů. S nástupem Covidu jsme museli přesunout většinu pracovníků na home office, a Signi nám poskytlo potřebnou flexibilitu a nástroje pro efektivní řízení lidských zdrojů v této nové realitě. Tím se nám podařilo optimalizovat naše HR operace a lépe reagovat na aktuální potřeby jak zaměstnanců, tak nás jako firmy samotné.

Alexandra Skipalová, HR.Czech Republic, Konecta

Elektronický podpis zrychlí firemní procesy, ať jsou lidé v kanceláři či na home office. U elektronicky podepsaných dokumentů navíc není potřeba řešit fyzickou archivaci – a to je rozhodně plus.

Marek Svatoš, Business Systems Manager, TV Nova

Díky Signi jsme zefektivnili systém schvalování dokumentů. Dokumenty v papírové formě se nám často povedlo někam založit. Díky elektronickému podpisu jsme získali větší flexibilitu, přehlednost a dostupnost dokumentů. Proces digitalizace jsme v Hydra začali interními požadavky nákupu a externími smlouvami. Nyní se chystáme na digitalizaci HR dokumentů, chtěli bychom také digitalizovat interní schvalovací procesy s naší dceřinou společností ve Vietnamu. K tužce a papíru už se nikdo vrátit nechce.

Ing. Jana Myšková, Ředitelka závodu, HYDRA® a.s.

Zavedení Signi významně zefektivnilo naše administrativní procesy a šetří čas, který můžeme věnovat zlepšování služeb pro naše zákazníky.

Alza

K digitalizaci HR nás přivedl nástup zaměstnanců na homeoffice. Nechtěli jsme ztrácet čas posíláním papírů poštou. Díky Signi proběhl onboarding rychle a hladce – všechno nám vysvětlili a my se mohli rovnou pustit do akce.

Začali jsme s pracovními smlouvami, mzdovými výměry a nástupními dokumenty. Postupně jsme digitalizovali skoro celé HR. Zbytek necháváme zatím stranou – naši klienti mají radši klasiku s papírem.

Přínosy? Méně tisku, rychlejší komunikace a jednodušší změny. Dokumenty pro účetní máme hned, bez čekání na poštu. Finanční dopad jsme sice nepočítali, ale je jasné, že to funguje. A to se počítá.

Maroš Ruman, HR Manager, 4Life Direct

Zefektivněte firemní procesy

a převeďte 100 % podepisování do Signi